Как правильно писать акт приема передачи

Как правильно составить акт прима передачи документации и в каких случаях он необходим. Подробная инструкция по составлению Акта приема-передачи имущества без ошибок, юридически грамотного с образцом (примером)

Акт приемки-передачи

Вторая строка документа отражает дату его составления, которая ставится ближе к левому полю страницы, а также населенный пункт, явившийся местом подписания (у правого края). Форма акта приема-передачи предусматривает далее текстовую часть. В ней отмечается объект или предмет, который подлежит переходу от одного владельца к другому. В обязательном порядке должны быть указаны его основные параметры и характеристики. Так, например, акт приемки-передачи жилого помещения в наем должен содержать:

Читать еще --> Субсидия Молодая Семья Способ Подтвердить Наличие Денег

Кто подписывает

Кто подписывает

Обязательно подписывают принимающие и передающие лица. Называются они в акте так же, как в договоре: продавец и покупатель, арендодатель и арендатор и т.д. Если стороной по договору выступает человек, он может подписать сам или дать кому-то доверенность. Если в сделке участвует какая-то компания, за неё ставит подпись руководитель или какой-то другой человек, у которого есть доверенность на подписание таких документов.

Кроме сторон договора свои подписи могут поставить свидетели – если участники сделки не слишком доверяют друг другу и подозревают, что в будущем могут возникнуть конфликтные ситуации, можно передать имущество в присутствии других людей, чтобы они тоже засвидетельствовали факт передачи своими подписями. Чаще всего это 2-3 человека, причём для большей объективности лучше приглашать свидетелей со стороны – соседей или сотрудников агентства недвижимости. Родственники и друзья могут оказаться предвзятыми.

Как облагаются налогами агентские договоры с физическими и юридическими лицами, отличительные свойства налогового учета у принципала и агента. Как с помощью агентского договора уйти от налогов. Читать подробнее

Основные правила оформления акта приема-передачи документов

Унифицированного стандартного образца по заполнению данного документа нет, поэтому предприятия и организации вправе самостоятельно разработать его шаблон или же оформлять документ в свободной форме. Заполнять его можно как в простом письменном виде, так и печатать на компьютере. Оформляется акт приема-передачи документов на обычном листе А4 формата в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон. При этом каждая копия должна иметь подписи руководителей организаций или уполномоченных на это лиц.

При необходимости документ можно заверить печатью, но это необязательно, т.к. с 2019 года юридические лица имеют право не использовать в своей деятельности печати и штампы.

Также акт должен содержать определенный перечень обязательный сведений. В частности здесь должна быть указана информация о сторонах, между которыми фиксируется факт передачи документов, а также полный список передаваемых документов с их четким наименованием и количеством. Если передаются оригиналы документов – это следует обязательно указать в акте (в случае их утраты, претензии будут предъявлены той стороне, на руках у которой они были на момент востребования), если же копии, то они должны быть заверены передающей стороной.

Также следует учесть, что в случае передачи оригиналов документов, передающая сторона должна обзавестись их копиями.

В случаях особой ценности передаваемых документов, в акт желательно вносить более полные сведения о предприятиях (полные реквизиты с ОГРН, ИНН, КПП и т.д.), а также паспортные данные сотрудников, занятых в процессе передачи. Если же передаются стандартные документы, можно ограничиться более простой формой акта.

Акт приёма-передачи товара: в каких случаях и как составлять

Документы на передачу товара, хранящегося на складе сторонней организации, заполняются в тройном экземпляре: для поставщика, заказчика и собственника складского помещения. Дополнительные копии актов могут потребоваться фирме-перевозчику, охранному предприятию, нанятому для сопровождения транспортировки, и т.д.

• название документа;
• дата и место оформления;
• информация о сторонах сделки с реквизитами, адресами и контактами;
• ФИО ответственных лиц, их паспортные данные, на каком основании представляют стороны;
• номер и дата договора, по которому осуществляется поставка;
• перечень передаваемых ценностей с указанием ассортимента и количества;
• качественные характеристики товара;
• итоговая сумма по стоимости;
• наличие/отсутствие дефектов продукции;
• подробный список обнаруженных недостатков;
• претензии по результатам процедуры приёмки.

Порядок составления акта приема-передачи имущества

Содержание основной части акта должно включать в себя фамилии, имена и отчества обеих заинтересованных сторон вместе с полными их паспортными данными. Если составляется акт приема-передачи имущества между организациями или между организацией и физическим лицом, то вместо паспортных данных одной из сторон указывается наименование организации. Кроме того, полные данные по каждой из сторон должны приводиться в завершающей части акта, где располагаются личные подписи.

Далее приводится непосредственно содержание акта. В нем указывается подробное описание передаваемого и принимаемого имущества вместе с детальным его описанием и указанием всех значимых характеристик. Сам текст включает в себя указание, что нижеподписавшиеся стороны действительно совершили передачу объекта договора от одной из сторон сделки в пользу другой. Также указывается, что состояние и характеристики имущества соответствуют заявленным данным.

Образец акта приема передачи имущества

Составлением данного акта занимается специальная уполномоченная комиссия для приема основных средств. Эксперты комиссии будут фиксировать любые неисправности и дефекты оборудования при их наличии, они также проверят и сопоставят марку модели и другие параметры документально зафиксированные. При выявлении дефектов будет составлен специальный акт по форме № ОС-16.

Подобный акт приема передачи документов имеет полную юридическую силу. В том случае если после подписания документа между контрагентами или сторонами возникнут недоразумения либо споры касательно подписанных документов акт приема-передачи документов будет официальным документом, на который станет опираться суд.

Способы, как можно получить вид на жительство в Канаде для русских в 2019 году. Программы различных канадских провинций для иностранцев, желающих поехать на работу в эту страну. Читать подробнее

Если есть несоответствие

Акт приема-передачи подразумевает, что обе стороны довольны. Но акт бывает не всегда. Поэтому порой необходим образец акта о недостаче товара при приемке. Если есть расхождения по количеству и качеству продукции используют форму ТОРГ-2. Они актуальны как для внутренней бухгалтерии, так и для налогового учета.

Этот документ — основание для составления претензии к продавцу. С ним можно отправляться в суд или требовать компенсации, предусмотренные договором. Если к части товара замечаний нет, то он в этом акте не указывается. Отображается количество продукции, состояние товара и упаковки, наличие пломб.

Обязательным условием является сбор комиссии. В нее входят представители продавца, покупателя, компании перевозчика, лицо, принимающее товар на хранение. В случае отсутствия продавца можно привлечь человека из независимой организации.

Бланк и образец 2019 г.

Конкретной формы утвержденной законодательством не существует, поэтому каждая компания и/или физическое лицо вправе составить его по собственному образцу. Обычно в нем должна отражаться следующая информация:

1. Название, дата его составления (это и есть день вступления его в силу), место составления (город или иной населенный пункт).
2. Полное официальное название компании, передающей и принимающей документы (в том числе в тех случаях, когда обмен бумагами происходит в пределах одной фирмы).
3. ФИО, паспортные и контактные данные физических лиц, если в обмене участвуют именно они.
4. ФИО, должность и табельный номер (при наличии) ответственных сотрудников, которые собственно передают бумаги и принимают их.
5. Перечень всех передаваемых документов обычно оформляют в виде таблицы. Приводятся такие данные:

• номера (в хронологическом порядке);
• полные официальные названия документов;
• дата их составления/подписания;
• номер бумаги (в соответствии с системой нумерации, принятой в компании);
• форма (оригинал, копия, заверенная копия) и количество всех листов (страницы не считаются).

6. Далее ставятся подписи сторон, расшифровки подписей (фамилия, инициалы) и печать, если компания использует ее в своей работе.

Пустой бланк, который можно использовать в работе в большинстве случаев, представлен ниже:

А вот реальный пример заполнения:

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. По необходимости допускается приложить к нему и другие важные документы – чаще всего это подробные описи. Тогда в акте нужно отразить ссылки на описи, а не перечислять названия всех бумаг (для экономии времени).

Обязательные пункты

Обязательные пункты

Разумеется, все паспортные данные принимающей и передающей стороны, полностью написанные фамилия, имя, отчество и место регистрации. Для юридических лиц – ОГРН и местонахождение. Это нужно для идентификации подписантов.

Ссылка на договор, в соответствии с условиями которого передаётся имущество. Подробное описание этого самого имущества: адрес квартиры или дома, количество комнат, площади – общая и жилая. Если акт не формальность, дополнительные подробности: что находится в квартире и передаётся вместе с ней, с описанием состояния.

Подписывается акт собственноручно. Если участвуют свидетели, их паспортные данные тоже нужно указать. Как правило, перечисление свидетелей и их подписи ставятся в конце документа, под подписями сторон.

Когда нужен

Когда нужен

Вы продаете квартиру вместе с мебелью и техникой

Если продавец оставляет в квартире встроенные шкафы, сплит-систему, карнизы с гардинами и прочие предметы быта и включает их стоимость в общую цену, лучше составить акт, чтобы избежать потом взаимных претензий. В договоре их тоже надо прописать, но совсем нелишним будет письменно подтвердить, что продавец действительно передал, а покупатель принял все эти предметы, увеличившие стоимость квартиры. И отметить состояние — опять же, во избежание будущих конфликтов.

Вы сдаете квартиру

Тут причина совсем очевидна: если вы хотите получить своё имущество в целости и сохранности, не поленитесь составить акт, в котором в мельчайших подробностях опишите, что находится в квартире, в каком оно комплекте и состоянии. Тогда шансы принять имущество обратно от арендаторов неповреждённым и в том же количестве сильно вырастут. Или, в крайнем случае, у вас будет подтверждение для суда, что передавали вы именно то, что теперь хотите вернуть. Это на случай, если попадутся нечестные арендаторы.

Вы состоите в браке и получили квартиру с мебелью в дар от постороннего человека

Семейный кодекс говорит о том, что имущество, нажитое в браке, принадлежит обоим супругам совместно. Но то, что было подарено одному из супругов, становится его и только его собственностью и разделу в случае развода не подлежит. Поэтому если хотите подстраховаться на случай будущих неурядиц в семейной жизни, сделайте акт приёма-передачи, впишите туда свидетелей и приложите к договору дарения.

Вы принимаете квартиру у застройщика

После сдачи дома застройщик должен передать готовый объект участнику долевого строительства по акту приёма-передачи. Чаще всего у строительных компаний есть стандартный бланк для такого акта, но, если дольщик решит вписать что-то, не предусмотренное формой, он имеет право потребовать переделать типовой бланк. Следует тщательно осмотреть построенную квартиру и вписать все недостатки – только так вы сможете заставить застройщика устранить их бесплатно и в краткие сроки. Если отнесётесь к приёмке формально, приготовьтесь заплатить за все переделки ремонтной бригаде.

По закону акт приёма-передачи обязателен только в случае передачи объекта долевого участия – ст. 8 Федерального закона «Об участии в долевом строительстве многоквартирных домов и иных объектов недвижимости и о внесении изменений в некоторые законодательные акты Российской Федерации» от N 214-ФЗ напрямую предусматривает передаточный акт. В остальных случаях закон не заставляет составлять такой документ. Но лучше его подписать, ведь он нужен для защиты ваших интересов.

Если продаётся, дарится или сдаётся квартира «без нагрузки», с голыми стенами, акт можно и не составлять. Достаточно написать в договоре, что он сам по себе служит достаточным подтверждением факта передачи недвижимости.

Акт приёма-передачи документов

Оформление акта приема-передачи документов не является строго обязательной процедурой. Однако в некоторых случаях передача документов между контрагентами сопровождается его подписанием. Акт приема-передачи документов имеет юридическое значение, поэтому при возникновении каких-либо спорных ситуаций и разногласий между подписавшими его сторонами он имеет доказательную силу и может быть использован в суде.

Акт приема-передачи документов создается и внутри предприятий – например, при передаче кадровой, бухгалтерской и пр. документации при смене сотрудников. В этом случае документы должны пройти предварительную проверку на их содержание и полноту, чтобы впоследствии принимающий документы работник не столкнулся с неожиданными неприятностями.

Как составить акт передачи товара

Акт приёма-передачи товара обычно прилагается к договору поставки как его неотъемлемая часть. Типовая форма акта содержит следующие данные:

• название документа;
• дата и место оформления;
• информация о сторонах сделки с реквизитами, адресами и контактами;
• ФИО ответственных лиц, их паспортные данные, на каком основании представляют стороны;
• номер и дата договора, по которому осуществляется поставка;
• перечень передаваемых ценностей с указанием ассортимента и количества;
• качественные характеристики товара;
• итоговая сумма по стоимости;
• наличие/отсутствие дефектов продукции;
• подробный список обнаруженных недостатков;
• претензии по результатам процедуры приёмки.

По согласованию сторон в акте могут быть отражены и другие вопросы:

• условия оплаты поставленной партии товара (полная или частичная предоплата, расчёты после получения груза);
• сроки окончательных расчётов, номера и даты платёжных документов по авансам;
• вынесение определённых товарных групп, конкретных позиций в отдельные акты.

Требования к акту передачи документов другому лицу

При сегодняшнем развитии бизнеса возникает не мало вопросов по финансированию проектов, приобретению оборудования, требующих вложение немалых средств, из-за чего вымываются оборотные средства предпринимателей.

Одним из выходов из складывающихся обстоятельств является аренда объектов. При этом, заключение соглашения об аренде не будет полным без оформления соответствующего приемно-передаточного акта объекта, с отображением всего перечня документации и оборудования, предаваемого другому лицу, в данном случае арендатору.

Если в договоре аренды отображаются все моменты относительно использования оборудования (сроки и режим эксплуатации, условия оплаты, продолжительность соглашения и т.д.), то в приемно-передаточном акте отображается факт передачи документации, в которой обозначены все технические характеристики арендуемого оборудования, и указывается количество документов. Поэтому приемно-передаточный акт передачи другому лицу играет важную роль в отношениях между сторонами сделки.

В спорных ситуациях заверенный бланк передачи может стать решающим, так как при разрешении спорных вопросов о исполнении договора, благодаря письменному акту можно доказать, например, факт передачи той или иной документации или начало действия договора между сторонами. Можно сказать, что акт подтверждает факт начала исполнения договорных отношений.

Перед составлением приемно-передаточного бланка нужно подготовить требуемые материалы, которые будут предаваться клиенту.

Составление приемно-передаточного бланка начинается, как отмечено в предыдущих разделах, с отображения реквизитов участников и отметкой места и даты составляемого свидетельства. В отличии от бланка, составляемого между учреждениями, приемно-передаточный акт другому человеку предусматривает отображение сведений о получателе с указанием паспортных данных и адреса проживания физлица.

Заключительным этапом в оформлении акта является его подписание участниками приема-передачи.

Когда может понадобится

Предполагается, что передача бумаг может произойти в любой момент, поэтому он составляется в разных случаях, при передачи:

1. Между 2 частными гражданами.
2. Между 2 юридическими лицами (например, когда пакет документов уходит как сопровождение коммерческого предложения).
3. Между физическим и юридическим лицом.

Однако наиболее распространенный случай связан с обменом бумагами внутри одной компании. Таких примеров можно привести достаточно много:

1. Один сотрудник увольняется, и на его место приходит новый работник, который должен принять все дела. Во избежание утраты документов, ошибок при их передачи и прочих нежелательных ситуаций нужно не только корректно предоставить все бумаги, но и отразить этот факт документально.
2. Один сотрудник переходит на другую позицию и передает дела своему заместителю или новому работнику, пришедшему на его место. Например, передача бухгалтерских, кадровых, административных документов.
3. Банкротство организации – в этих случаях возникает необходимость передачи сразу всех бумаг, для чего составляется большое количество актов, разделенных по группам в соответствии с видами документации.
4. Наконец, в случае реорганизации компании (слияния ее с другими, объединения отделов и т.п.) также возникает необходимость передать все дела. Причем в подобных ситуациях составляется сразу много актов – по каждому отделу, по каждому сотруднику и т.п.

В случае с частными гражданами составления может понадобиться, если речь идет об оказании услуги, подразумевающей прием передачу документов. Например, если лицо доверяет свои интересы представителю в суде, очевидно, понадобится передать ему важные бумаги, в том числе и в оригинальном виде. Тогда составить документ – в интересах самого гражданина.

Назначение и юридическая сила

Документ имеет полную юридическую силу, и несмотря на то, что его роль зачастую кажется чисто формальной, это не совсем так.

Назначение:

1. Документально зафиксировать передачу документов:

полный список всех бумаг;

• их количество;
• их вид (оригинал, копия, заверенная копия);
• дату передачи (иногда и время);
• передавшая сторона;
• принявшая сторона.

2. Использовать его в качестве основного доказательства при необходимости (чаще всего – в судебных разбирательствах).

Как правильно составить передаточный акт в 2019 году

В законодательстве РФ отсутствуют нормативы по шаблону приемно-передаточного акта, но, как и в каждом деловом свидетельстве, в подобном акте обязаны отображаться следующие сведения:

• Название свидетельства.
• Номер и дата оформления, с отображением населенного пункта, где оно составлено
• Список передаваемых материалов, их число и тип (оригинал либо ксерокопия).
• Название учреждения, Ф.И.О. сторон, принимавших участие в подписании акта.
• Подписи представителей сторон, заверенные печатями.

Приемно-передаточный бланк записывается в двух экземплярах, с передачей по одному экземпляру каждому участнику операции.

Перед оформлением акта необходимо вначале подготовить материалы, подлежащие передаче. Заполняя акт передачи, желательно соблюдать следующую структуру документа, которую можно условно разделить на три раздела:

1. Первый раздел. Здесь заполняется название бланка «Акт приема-передачи документов». Далее необходимо отобразить дату заполнения свидетельства и населенный пункт, в котором осуществлялась операция. После отображаются реквизиты сторон, принимавших участие в оформлении документа. Для юридических лиц — это название учреждения и Ф.И.О. представителей сторон. Для физических лиц – Ф.И.О и паспортные данные.
2. Второй раздел – отводится под список передаваемых документов. Для удобства он, как правило, оформляется в виде таблицы, с отображением следующих колонок:

• № п/п.
• Наименование документа.
• Дата, в соответствии с учетом документации в учреждении.

3. Заключительный раздел. В данной части документа отображаются конечные сведения о числе экземпляров составленного документа и подписи сторон сделки. Для юридических лиц здесь необходимо отобразить не только Ф.И.О, но и должности подписантов, с подтверждением сделки печатями учреждений.

Особенности заполнения

При записывании сведений в приемно-передаточное свидетельство необходимо соблюдать особенности формы:

1. Например, при внутриведомственной передаче материалов, в левом верхнем углу заполняется название учреждения. В правом углу ставится резолюция руководителя учреждения.
2. Затем записывается дата составления приемно-передаточного бланка.
3. В описательной части перечисляются Ф.И.О. участвующих лиц в передаче документов, с отображением должностей.
4. Далее составляется таблица с перечислением передаваемых документов.
5. Затем отображается число экземпляров составленного бланка
6. В заключении ставятся подписи представителей сторон.

Если данный документ предназначен для внутреннего использования учреждения, документ утверждается руководителем предприятия.

При заполнении межведомственного бланка, пункт № 1 не заполняется и подписи участников должны заверяться печатями.

Содержание документа

Каждое учреждение имеет право оформлять приемно-передаточный акт по индивидуально разработанной форме. При этом, важным обстоятельством является то, чтобы в бланке были отражены пункты:

• Название, дата и место написания свидетельства передачи.
• Название учреждения, где выполняется передача документации (для юридических лиц)
• Полная Ф.И.О представителя, передающего бумаги. При необходимости отображаются данные паспорта.
• Полная Ф.И.О представителя, принимающего бумаги (если представитель из другого учреждения, то проставляются реквизиты и название учреждения).
• Список отдаваемых материалов, с отображением числа экземпляров, числа страниц, номера документов и даты его создания. При больших объемах передающего материала удобней составлять списки в табличной форме.
• В конце бланка проставляются подписи участников операции, а при межведомственной передаче дополнительно заверяется печатями учреждений.

Надо отметить, что составлять такие акты можно при приеме важных документов на хранение в период какой-либо деятельности. Например, можно сдать документы представителю, оформляющему по доверенности заказчика заграничные выездные материалы.  При утере исполнителем переданных документов, такой акт будет основанием для обращения в любую инстанцию для разрешения спора. Можно привести еще не мало примеров, показывающих полезность составления подобных актов.

Образец акта приема-передачи документов

Подпись сторон в данном акте говорит об отсутствии претензий одного лица к другому в случае возникновения споров в будущем. Более того правильно оформленный акт будет иметь юридическую силу даже в случае если спор между сторонами дойдет до судебного разбирательства.

Для фиксирования такой процедуры и инвентаризации документов служит акт приема-передачи документов. Подписанный акт является документом, в котором подтверждается, что одна сторона передала документы, а другая их получила. И условия в данном акте прописываются именно таким образом, чтобы подтвердить этот факт.

Интересное: 12 24 коап рф какое решение чаще всего выносят судьи

Акт приема-передачи квартиры — как правильно составить, количество экземпляров и порядок подписания

Покупателю жилища в новостройке предстоит получить эти документы самостоятельно. И только после завершения этих формальностей (они занимают около месяца-двух), он может считаться полноправным собственником жилья. Обязанности по содержанию жилища (оплаты услуг коммуникации и ЖКХ) возникают у него сразу же, как подписан АПП. На переоформление договоров обслуживания (с управляющей компанией, провайдером и др.) законом отводится одна неделя.

Составление и оформление акта

Акт – это информационный документ, подтверждающий в письменном виде произошедшее событие или действие, а также установленный факт, который должен быть правильно оформлен. Документ в обязательном порядке составляется и визируется несколькими лицами. В зависимости от своего содержания он разделяется на несколько вариантов. Вот часть из них:

• Акт осмотра (противопожарной безопасности, техники безопасности, результатов);
• Акт приема–передачи (объектов, документов, прав, материальных ценностей и т.д.);
• Акт испытаний (технологий, систем, образцов);
• Акт ревизии или инвентаризации;
• Акт нарушений (дисциплины труда или правил внутреннего распорядка);
• Акт расследований (несчастных случаев, аварий);
• Акт об отказе от объяснений по какой-либо ситуации;
• Акт об отказе от подписи при ознакомлении с приказом.

Как правильно оформить акт приёма-передачи

Поскольку акт – документ двусторонний, на нём должны присутствовать подписи представителей и поставщика, и получателя груза. Прежде чем начинать приёмку товара, необходимо убедиться, что лица, присутствующие от каждой из сторон, имеют полномочия визировать передаточный акт. Подтверждением могут служить:

• доверенность, выданная работнику фирмы руководителем;
• приказ о назначении на должность с правом действовать от имени организации;
• нотариально заверенное поручение для физического лица, представляющего сторону сделки.

Чтобы документально оформить факт получения продукции по договору, необходимо:

1. Скачать бланк акта приёма-передачи товара и привести его в соответствие с условиями поставки: убрать ненужную информацию, внести пункты, предусмотренные договором.
2. Как правило, приёмка товара происходит в складских условиях, поэтому подготовленный бланк для ручного заполнения лучше заранее распечатать в 2 экземплярах.
3. Провести необходимые мероприятия: внешний осмотр, пересчет, взвешивание, сверку позиций и т.д., в зависимости от вида продукции и особенностей установленной процедуры приёма-передачи.
4. Зафиксировать все обнаруженные дефекты в присутствии представителя поставщика, внести их перечень в акт.
5. Сформулировать суть претензий, если их нет – подтвердить это письменно: «претензий не имеем».
6. Согласовать содержание документа, проверить корректность его заполнения.
7. Скрепить акт подписями и печатями сторон.

Неточности, помарки и ошибки в передаточных документах недопустимы. Если в акте обнаружена ошибка, его нужно переделать до момента подписания.

Акт приёма-передачи, констатирующий, что товар доставлен с нарушениями, с нареканиями по качеству – основание для составления претензионного письма в адрес продавца с требованием замены партии, денежной компенсации. Отправка бракованной продукции поставщику осуществляется по акту возврата (форма ТОРГ-2) с указанием причины обратной отгрузки и детальным описанием всех изъянов.

Чтобы правильно составить документ, скачайте образец акта приема-передачи товара .