Как составить смету расходов

Смета расходов – сводный план всех затрат субъекта хозяйствования на будущий период осуществления производственной и (или) финансовой деятельности. С помощью данного документа определяется общая сумма издержек на производстве в разрезе подвидов ресурсов, стадий производства, уровней управления на предприятии и прочих расходов. Определение сметы расходов и категории, которые включаются в нее. Методы составления финансового документа. Образцы различных затратных смет.

Определение расчета затрат и его применение

Остановимся подробнее на том, что такое смета расходов. В общем понимании смета затрат – это все предстоящие расходы в рамках одного проекта, необходимые для достижения поставленных целей. Этот документ может составляться добровольно или же в рамках требований действующего законодательства. Как пример, можно привести некоммерческие организации, которые обязаны составлять баланс доходов и расходов. Это касается всех организаций, от детских садиков и школ до различных товариществ.

Пример составления сметы доходов и расходов некоммерческой организации:

Если смотреть с точки зрения предприятия, то смета затрат – это полный перечень расходов компании на производство и продажу своей продукции за конкретный календарный период (квартал, год), который составлен по экономическим видам затрат. В случае, когда смета формируется на услуги или работы, которые фирма планирует осуществить в отношении потребителя своей продукции, то этот документ официально подтверждает:

• виды и объемы работ, которые будут реализованы в рамках соглашения;
• себестоимость конечного результата (готового продукта);
• необходимого для достижения нужного результата времени.

Нередко кроме сумм, предназначенных для оплаты, в смете указываются и источники финансирования. Такое возможно в следующих случаях:

• организаторами мероприятия выступает несколько фирм, каждая из которых выплачивает определенную сумму расходов;
• мероприятие организует городской совет, а оплату счетов осуществляют спонсоры – юридические и физические лица;
• мероприятие организовывается частной фирмой, при этом источником финансирования выступают бюджеты разных уровней (местный, муниципальный или государственный).

Составлением финансовых документов занимаются лица, ответственные за организацию конкретного мероприятия, а в крупных компаниях или на предприятиях специально обученные люди – сметчики.

Варианты формирования документа

Смета может быть составлена разными способами:

1. Индексный метод, при котором в расчет берутся нормативные показатели, корректируемые на индекс текущих цен.
2. Аналоговый, когда средний размер затрат черпается из расценок по сметам на такие же мероприятия.
3. Ресурсный метод основывается на планировании трат по фактической стоимости каждой позиции сметы и их суммирования.

Последний способ, в силу своего удобства, и пользуется наибольшим распространением.

Базисно-индексный метод составления и заполнения смет

Существует несколько различных методов формирования сметной стоимости. При возведении крупных объектов, когда заполнение сметы происходит в рамках разработки проекта, практически всегда используется базисно-индексный метод. В этом случае для расчета используются сметные нормативы 2001 года и индексы перевода в текущие цены.

Другие методы составления себестоимости

Помимо рассмотренных методов в данной статье необходимо уделить внимание и таким методам, как попроцессная и позаказная калькуляция расходов.

Так, попроцессный метод формирования сметы предусматривает планирование производственных затрат в разрезе отдельных структурных подразделений, производственных процессов. Общие расходы суммируются по некоторым статьям расходов, включая стоимость трудовых и материальных ресурсов.

Позаказный метод формирования сметы расходов предусматривает определение затрат на производство готовой продукции в разрезе отдельных заказов, выполняемых работ и планируемых подрядов. Для каждого отдельного заказа должна быть составлена собственная калькуляция затрат, где отображаются, как прямые, так и накладные расходы, которые относятся на данный вид осуществляемых работ в процессе производства.

Форма объектной сметы на выполнение работ

Достаточно часто, особенно при возведении крупных объектов, составляется сразу несколько так называемых локальных смет, то есть отдельных расчетов по каждому виду выполняемых работ. В этом случае для получения общей стоимости строительства их объединяют в общую объектную смету, образец бланка которой показан на следующем фото.

Объектная смета

Форма объектной сметы на выполнение работ

Составление и заполнение объектной сметы позволяет свести воедино всю информацию о строящемся объекте, даже когда отдельные этапы его возведения выполняются различными подрядчиками. Нередко локальные сметы при этом также рассчитываются ими. Поэтому обобщение всех разрозненных данных крайне важно для любого заказчика или инвестора.

Скачать примеры

Смета представляет собой финансовый документ, в который включены цены всех исполняемых работ и необходимых инструментов и материалов. Кроме того, в нее всегда вносят накладные расходы (около 15% от общей суммы), непредвиденные затраты (2%) и прибыль подрядной организации (10-15%).

• Образец сметы на строительно-отделочные работы.
• Пустой бланк сметы на строительно-отделочные работы.

• Локальная смета.
• Объектный сметный расчет (xls).
• Сводный сметный расчет (xls).
• Бланк локальный сметный расчет (Форма-4).

Содержание документа

При составлении сметы на спортивные мероприятия важно указать:

• вид соревнования;
• дата и место его проведения;
• размещение участников в гостинице;
• аренду спортивного инвентаря;
• медицинское обслуживание на время соревнований.

При планировании расходов на праздничное мероприятие (любое) в смете отражают:

• стоимость подарков и угощения – для этого должно быть известно число гостей по приглашениям;
• стоимость концерта – услуги приглашенных артистов, аренда оборудования и площадки, и т.д.
• охрана мероприятия;
• праздничное оформление.

При  подготовке сметы с представительскими расходами важно указать:

• размещение деловых партнеров, если они иногородние;
• техническое обеспечение зала для переговоров;
• деловой обед;
• копировальные работы и услуги переводчика.

В общем виде любая смета у коммерческого предприятия, как документ, состоит из:

• названия – «Смета на проведение праздника», например;
• даты и места проведения мероприятия;
• таблицы расходов, которые рассчитываются в целом на праздник и на каждого приглашенного;
• источников финансирования;
• общей стоимости мероприятия;
• подписей лиц, составивших смету и ее утвердивших.

У бюджетных организаций все сложней – они могут расходовать средства только на те направления, какие предусмотрены статьей 70 Бюджетного Кодекса РФ. Т.е. на оплату труда бюджетных работников, на их командировки, оплату товаров и услуг для государственных нужд, на налоги и сборы, и возмещение вреда, причиненного бюджетным учреждением в ходе своей деятельности. В сметах отражаются только эти расходы из расчета на финансовый год! Кроме того, сама смета составляется по правилам и в форме, какие утверждены Минфином РФ в его Приказе №112н от г.

Важность грамотного составления и оформления сметы

Как уже отмечалось, заполнение сметы позволяет не только получить примерную сумму, в которую обойдется строительство или выполнение определенного объема работ. Эта величина необходима для определения договорной цены объекта или этапа работ, причем как заказчику или инвестору, так и подрядчику, то есть непосредственному производителю.

Но помимо этого прямого функционального назначения, грамотное и выполненное по образцу оформление сметы позволит спланировать проведение работ таким образом, чтобы они были произведены как можно быстрее и за меньшую цену. Кроме того, смета также помогает определить потребность в необходимых материалах, что в сочетании с календарным планом производства работ позволит разработать график их поставки.

Бланк и образец сметы на работы

Бланк сметы

Бланк сметы (скачать в Word)

Смета заполненный образец

Смета заполненный образец (скачать в Word)

По сути, рассматриваемый документ состоит из двух частей:

• расчет прямых затрат, которые определяются исходя из расценок 2001 года и переводятся в действующие цены путем умножения на соответствующий индекс удорожания, устанавливаемый ежеквартально. Прямые затраты состоят из следующих элементов:
  • стоимость материалов;
  • основная ЗП рабочих;
  • затраты на ЭММ (эксплуатацию машин и механизмов,необходимых для выполнения работ), включая ЗП машинистов;
  • расчет накладных расходов и сметной прибыли, производимый с учетом действующих на момент оформления сметы нормативов.

Недостатком данного метода является то, что применяемые при его использовании расценки 2001 года достаточно часто не учитывают реалий сегодняшнего дня, так как на момент составления многих технологий и материалов попросту не существовало. Однако, при возведении бюджетных объектов и большинства частных крупных строек альтернативы базисно-индексному методу на сегодня не существует.

Что включает в себя смета производственных расходов

Производственная смета затрат характеризует весь объем расходов фирмы, скомпонованных по экономически однородным элементам. Традиционно эта группировка затрат проекта выглядит таким образом:

• Материальные. Включают в себя средства, которые тратятся на материалы, сырье, полуфабрикаты, приобретаемые комплектующие, различные вспомогательные материалы. Сюда же относят необходимые для хозяйственных нужд энергоносители и топливо, а также производственные услуги других компаний.
• Оплата труда персонала. Здесь учитываются все выплаты работникам организации, в том числе компенсационные и стимулирующие выплаты, а также премии.
• Отчисления в обязательные фонды. Это перечисление денег за своих работников во внебюджетные фонды (социального и медицинского страхования, пенсионный) в соответствии с установленными нормами в зависимости от размера фонда оплаты труда.
• Амортизация. Затраты равные величине амортизационных отчислений, достаточных для восстановления основных фондов производства.
• Другие расходы. Сюда относят различные сборы и налоги, отчисления в спецфонды, страхование имущества, оплату командировок и сертификации продукции, арендную плату и др.

Это достаточно сложная и детальная смета расходов образец ее мы можем увидеть ниже:

Возьмем более простой пример, не связанный с производством: организацию книжной выставки. В этом варианте все расходы при составлении сметы можно поделить на 2 главные категории:

1. Основные. Сюда включаются все выплаты, связанные с мероприятием, без которых выставка не состоится. Это:

• аренда зала для проведения выставки и банкетного зала для гостей, их соответствующее оформление;
• оплата связи, электроэнергии, интернета;
• банкетное обслуживание (завтраки, обеды, кофе-паузы);
• транспортные перевозки (доставка до места назначения и обратно оборудования, выставочных экземпляров, важных гостей);
• работы по погрузке и разгрузке;
• заработная плата штатных сотрудников и приглашенных конкретно под это мероприятие специалистов;
• полиграфическая продукция (буклеты, флаеры, программки, приглашения);
• расходные материалы (бумага, шариковые ручки, блокноты и др.).

2. Накладные. Здесь учитываются издержки, связанные с проводимым мероприятием, но не являющиеся обязательными, например, сувенирная продукция, цветы, культурное обслуживание высокопоставленных гостей.

Пример расходной сметы на организацию и проведение массового мероприятия:

Чем масштабнее проект, тем больше статей расходов приходится учитывать организаторам. Во избежание неприятных моментов, связанных с нехваткой ресурсов, в смету всегда закладывается определенная сумма или процент на непредвиденные издержки, ее размер определяется индивидуально с учетом возможных рисков.

Допустимо ли нарушать указанные в смете цифры

Особенностью любой сметы является то, что она не гарантирует того, что указанные в ней цены останутся неизменными.

Поскольку смета всегда носит предварительный характер, в период фактического ее исполнения, некоторые цены могут претерпевать изменения.

Этот нюанс обязательно должен быть отмечен в самой смете (например, то, что цены могут быть увеличены на некоторый процент и т.д.)

Область применения сметы расходов

Учитывая большое количество некоммерческих организаций, примеры которых были приведены выше, становится понятным актуальность вопроса грамотного составления смет расходов и последующего их исполнения. Во многом качеством этих процессов определяется уровень и степень контроля над распределением значительной части государственного бюджета. Неудивительно, что наиболее подробно регламентируются и контролируются именно те некоммерческие организации, в финансировании которых присутствуют в той или иной степени бюджетные средства.

Вместе с тем, не следует забывать и о том, что сметы расходов составляются не только там, где присутствует государственное финансирование. В качестве примера можно привести ситуацию, сталкиваться с которой в реальной жизни приходилось практически каждому. Уровень затрат на коммунальные платежи в домах, которых находятся под управлением ТСЖ, определяется, в том числе, и путем составления сметы расходов на будущий год, а также анализа исполнения документа, разработанного в прошедшем календарном периоде.

В этом случае смета расходов должна быть не только максимально точной, что важно для жильцов дома, не желающих переплачивать, но и доступной и легкой для проверки. Не секрет, что некоторые представители коммунальных служб предпочитают умышленно усложнить выполняемые расчеты – так гораздо проще запутать плательщиков и предъявить им большие, чем необходимо, суммы к оплате.

Не менее важной областью применения сметы расходов является их составление в коммерческих организациях, в частности, на промышленных предприятиях любой формы собственности. В этом случае целью оформления документа обычно выступает расчет себестоимости выпускаемой продукции, необходимый для определения цены реализации. Очевидно, что в современных рыночных условиях важность грамотного выполнения этого процесса сложно переоценить.

Для чего нужен документ

Смета по своей сути — предварительная верстка величины предстоящих расходов. Этот документ нужен для того, чтобы руководство предприятия имело четкое представление о том, какие затраты ему предстоят.
В смету включается:

• цена аренды помещений;
• стоимость презентационных материалов, сувениров, подарков, продуктов питания;
• транспортные расходы;
• оплата труда привлеченного персонала;
• сюда же вносится количество человек, задействованных в мероприятии и дата его проведения.

Таким образом, грамотно, по всем правилам оформленная и завизированная смета позволяет не только предусмотреть все расходы, но и вычесть затраты, без которых вполне можно обойтись.

Кроме того, уже после проведения мероприятия, она дает возможность найти несоответствия в планируемых тратах и произведенных расходах, а также разобраться в их причинах.

Следует отметить, что смета не относится к первичной бухгалтерской документации, поскольку она только лишь включает в себя план расходов, который в дальнейшем еще понадобится утвердить приказом по организации. А вот подтверждением произведенных затрат по смете служат соответствующая «первичка»: квитанции, счета-фактуры, накладные, акт выполненных работ и т.п.

этапов составления сметы

Само составление документа является завершающим этапом. Ему предшествует довольно объемная работа, которая состоит из следующих этапов:

1. Сначала руководитель определяет проект и предельную сумму финансирования, которую компания готова выделить на расходы.
2. При необходимости определяются и источники доходов на этот проект (строительный объект, мероприятие и т.п.). Эти источники также могут быть включены в смету. В таком случае документ примет вид бюджета проекта (доходная и расходная части).
3. Далее руководитель отдельным приказом назначает ответственного за составление документа, указывает сроки его сдачи и утверждения.
4. Сметчик формирует точный список расходных статей, подсчитывает нужно количество ресурсов. При необходимости можно разделить эти статьи на основные и накладные, определить список приоритетов (особенно для больших мероприятий).
5. Затем специалист определяет актуальные цены по каждой позиции путем анализа данных с сайтов, специализированных порталов, получения информации по телефону и т.п.
6. Смета составляется в предварительном варианте, при необходимости дорабатывается, согласовывается со всеми сотрудниками (бухгалтер, представитель профсоюза и др.) и руководителем.
7. Директор издает приказ, смета вступает в силу. Ответственные сотрудники реализуют документ, приобретают все необходимое; при изменении фактических цен корректируют данные сметы и запрашивают дополнительные средства.

По итогам проведения сотрудники составляют отчет, прикладывают к нему финансовые документы, подтверждающие целевое использование средств.

Программы для составления и заполнения смет

В настоящее время существует множество программ, которые используются при составлении смет. Их с некоторой долей условности можно разделить на две группы:

Бесплатные. Размещаются в сети на тематических ресурсах. Находятся в свободном доступе.

Профессиональные. Применяются для работы специалистами. Для использования необходимо приобретение дистрибутива сервисного продукта.

В первом случае нет особой необходимости описывать программы, так как они появляются практически постоянно, имея при этом схожие параметры:

• возможность выполнения самых простых расчетов;
• отсутствие обновления нормативных баз (если они вообще присутствуют);
• минимальный функционал.

Профессиональные сметные программы используются значительно активнее, так как без них практически невозможно составление качественной документации на сколь-нибудь крупный объект. Самыми популярными на данный момент продуктами являются следующие:

ГРАНД Смета

По мнению специалистов, самая широко распространенная сметная программа. Ее достоинствами являются возможность автоматизация всего комплекса сметных работ, оперативность внесения изменений в нормативную базу и эффективное техническое сопровождение продукта.

Смета.ру

Единственная программа, которая реально конкурирует с описанной выше ГРАНД Сметой. Основным плюсом продукта является простота использования, которая позволяет работать с ней, не обладая профессиональными знаниями сметчика.

1С: Подрядчик (или 1С: Управление строительной организацией)

Данные программы не являются чисто сметными. Однако, они достаточно популярны благодаря тому, что 1С используется для ведения бухгалтерского учета на подавляющем большинстве предприятий России, в том числе строительных. Рассматриваемые программные продукты помогают составлять необходимую сметную документацию, в качестве бонуса выполнено их интегрирование в единую систему управления работой компании.

Турбосметчик

Простая в освоении и использовании программа, обладающая при этом достаточно серьезным функционалом. Используется не так часто, по сравнению с ГРАНД Сметой и Сметой.ру.

WinСмета, Рик и Багира

Программные продукты, пик популярности которых находится в прошлом. Однако, определенное количество профессиональных сметчиков по-прежнему продолжают их использование, что объясняется рядом несомненных приемуществ: широким функционалом, возможностями редактирования, корректировки и т.д.

Как составить бланк

На сегодня унифицированного бланка расходов на проведение мероприятия не существует, поэтому представители предприятий и организаций могут составлять его в произвольном виде или, если у компании есть разработанный и утвержденный типовой шаблон, – по этому образцу. При этом вне зависимости от того, какой именно способ будет выбран, необходимо, чтобы по своей структуре документ соответствовал некоторым стандартам делопроизводства, а по тексту включал в себя ряд определенных сведений.

Вверху документа (справа или слева) следует оставить место для резолюции директора фирмы. Затем, в «шапку» вносится:

• номер, место, дата составления бланка;
• информация об организации, в которой проводится мероприятии;
• название мероприятия и его дата.

Далее, в основной части документа формируется таблица, состоящая из нескольких столбцов и строк. В нее включаются:

• порядковый номер
• цель расходов
• количество человек
• цена расходов в расчете на одного человека
• общая стоимость.

При необходимости можно добавить и дополнительные столбцы. Длина таблицы зависит от того, в каком формате и объеме планируется проведение мероприятия (чем оно значительнее, тем больше позиций в бланке). Для удобства таблицу можно разделить на разделы.

Под таблицей следует сделать отметку о том, являются ли цены окончательными или в процессе проведения работ могут быть откорректированы.

Составление сметы расходов

Планирование затрат проводится в денежном выражении на производственные программы, предусмотренные в проектах на год, с определенными целями и задачами, выбранными экономическими ресурсами и технологическими средствами их выполнения. Смета расходов в разрезе плановых заданий и показателей должна быть конкретизирована. Другими словами, это оценка затрат в стоимостном выражении, оформленная в виде соответствующих результатов.

Образец сметы расходов выглядит как план прогнозируемых затрат в разрезе выполненных работ с применяемыми ресурсами. К примеру, сметой доходов на перспективу устанавливаются планируемые поступления денежных средств с соответствующими расходами на такой же период. Смета расходов на производство показывает запланированные уровни запасов, объемы производимой продукции, а также стоимость некоторых видов ресурсов. Итоговая смета (свод) должна показывать общие затраты в сопоставлении с результатами в разрезе основных разделов плана социально-экономического развития на предстоящий год.

Методы составления

Индексный метод – в расчете используются нормативные показатели, которые корректируются на индекс текущих цен. Этот способ можно использовать при условии, что есть точные нормативные величины расходов. Как правило, они предусмотрены для строительных целей.

Аналоговый метод – когда расценки берутся из смет по аналогичным мероприятиям. Но данный метод приблизительный, а значит, остается риск не уложиться в смету.

Ресурсный метод основан на планировании расходов, исходя из реальной стоимости каждого вида расходов и последующего суммирования полученных оценок. Именно этот способ используется чаще всего: он дает точную и актуальную информацию об общей стоимости мероприятия.

Для чего нужен этот документ?

Даже простая деловая встреча не обходится без этого! И это правильно:

• смета позволяет предусмотреть все расходы;
• с ее помощью вычитаются те затраты, без которых можно обойтись;
• она помогает выявить причины отклонений в произведенных расходах по итогам  прошедшего мероприятия.

В общем виде смета – это документ, в котором перечисляются виды расходов, указывается их денежная оценка постатейно и выводится итоговая стоимость трат. Кроме того, смета дополнительно дает информацию о характере и объеме необходимых работ.

Какой-либо строгой унифицированной формы для составления сметы не существует.

Поэтому предприятия эту форму разрабатывают сами, опираясь на федеральный закон «О бухгалтерском учете» №402-ФЗ и руководствуясь его требованиями к реквизитам первичных документов. Но это можно и не делать, поскольку смета не является первичным документом – она лишь план расходов, который требуется утвердить приказом по предприятию. Поэтому ее можно представить в какой угодно форме. Подтверждением же самих расходов по смете будут служить именно первичные документы – акт выполненных работ, счета-фактуры, накладные и т.д.

Однако смета и сама служит косвенным подтверждением расходов – их целевой направленности. Для этого при оформлении сметного документа в его названии указывается мероприятие, с которым связаны перечисляемые расходы. Например, «Смета на обслуживание переговоров по поставке товаров». Такая привязка помогает правильно классифицировать затраты и отнести их на бухгалтерские счета, и принять для целей налогового учета.

Состав и оформление смет бюджетной организации

В качестве образца для составления смет доходов и расходов бюджетных организаций, находящихся в сфере контроля Минэкономразвития, используют формы, утверждённые приказом № 241. Так для формирования такого рода смет бюджетные учреждения, представляют в Финдепартамент:

• ожидаемые (предполагаемые) поступления финансов текущего учётного года, согласно разрешениям по кодам классификаций:
  • доходов (сюда же входят коды видов и подвидов доходов),
  • операций сектора госуправления,
• планируемые расходы средств, ожидаемых в текущем году (по кодам операционных классификаций сектора госуправления).

Данная смета составляется в трёх экземплярах по образцу, представленному в Приложении 5. В её доходную часть включается остаток средств, который образовался на начало периода (финансового года). Оплата тех налогов, которые не включаются в состав расходов, вносятся с «минусом» по соответствующим им кодам доходов бюджетов. К таким налогам относятся НДС и налог на прибыль.

Подразделения структур загранаппарата представляют в Финдепартамент в 2-х экземплярах сметы, соответствующие доведённым лимитами средств, полученным от разрешённой деятельности, с приведёнными расчётами и обоснованиями. Форма для образца документа представлена в Приложении 6 Приказа.

В верхней, головной, части этой сметы, помимо полей для наименования должностного лица, даты утверждения документа и указания организации – получателя бюджетных средств, присутствуют табличка с указанием кодов:

• Код ОКПО – общероссийского классификатора предприятий/организаций. Позволяет определить сферу деятельности организации, являясь отраслевым показателем. Код состоит из семи цифр и не может повторяться для разных организаций. Благодаря ему происходит идентификация бизнес-субъектов, совмещаются и упорядочиваются данные о них в государственных инфосистемах.
• Код ППП – перечень прямых получателей. 3-значный код глав министерств и ведомств.
• Код ОКЕИ – по общероссийскому классификатору единиц измерения указывает код валюты, в которой приводится смета. Эта же единица измерения вписывается рядом с показателями кодировки.

В табличной части как в статьях дохода, так и в статьях расхода, напротив каждого наименования в первой колонке вписывается принятый код статьи и подстатьи.