Как написать распоряжение о возложении обязанностей

Приказ о возложении дополнительных обязанностей на работника должен содержать разделы, регламентируемые условия труда и порядок его оплаты. Для того, чтобы организация функционировала в полном объеме нередко приходится замещать важных сотрудников. Обязанности возлагаются на основании приказа руководителя.

Совмещение и совместительство

Трудовой кодекс регулирует процессы в компаниях, выполняющих внутренние кадровые профессиональные совместительства. В этом случае сотруднику придется делать кроме своей работы определенный руководителем перечень обязанностей другого человека.

Для правового использования этого положения нужно составлять отдельный договор и в нем указать все основные моменты участия в производственных процессах. Руководство обязано все учитывать и производить оплату.

Особенность подобного действия в том, что сотрудник не должен задерживаться больше 4 часов и работать после окончания основной работы. В отличие от совмещения должностей, сотрудник выполняет свои функции в рамках рабочего дня.

Пошаговая инструкция

Существует несколько причин, по которым наниматель принимает решение о том, что определенный круг обязанностей в дальнейшем будет выполнять другой сотрудник:

1. Основной работник отсутствует в данный момент по уважительной причине (отпуск, командировка и другие).
2. Необходимо выполнять обязанности, соответствующие должности (профессии), которой нет в штатном расписании.
3. Сотрудник совмещает работы по разным профессиям.

В каждом из этих случаев должны поочередно выполняться следующие действия:

1. Руководитель подразделения должен составить служебную записку на имя директора предприятия, где подробно излагает причины, побудившие его принять соответствующее решение.
2. Согласовать вопрос с дирекцией.
3. Заручиться согласием работника в письменном виде.
4. Кадровая служба издает соответствующий приказ о возложении обязанностей на конкретного работника.

Чтобы решить такой вопрос, не создавая конфликтов, необходимо соблюдать строгую последовательность указанных действий.

Законодательные акты

Трудовое законодательство, его действующие положения и акты регулируют внутренние или внешние перемещения кадров как на частных предприятиях, так и на государственных производствах.

Каждый возможный случай предусмотрен в определенном законодательном документе, с четким указанием, как должен действовать руководитель по отношению к своему персоналу.

Различные временные промежутки могут по-разному влиять на производственный ход событий в организации, и руководству приходится решать, как наиболее эффективно провести замену работника.

В этом помогают следующие указания:

1. Ст. 60.2 Трудового кодекс РФ говорит о возможности совмещения профессий с увеличением объёмов выполняемых работ. Если отсутствует основной специалист, его коллега может исполнять необходимые для предприятия функции совместно со своей основной работой, не покидая её.
2. Существует производственная необходимость, когда нужно сохранить место за определенным сотрудником, если он вынужден не посещать работу. Долгое выполнение обязанностей на другом производственном участке позволяет начальству воспользоваться статьёй 72.2 для временной пертурбации между должностями, допустим, одного переместить на год для отработки необходимых для предприятия мероприятий, а вместо его поставить компетентного специалиста.
3. Порядок возложения определенных должностных обязанностей, совмещения профессий и оплата за дополнительные функции установлены в статье 151 Трудового кодекса РФ.

В каких случаях возлагаются обязанности

Случается, что тот или иной сотрудник по какой-то причине отсутствует на работе. В этом случае одним из вариантов решения проблемы будет возложение обязанностей отсутствующего специалиста на другого человека. Руководство должно определиться, как их возложить на работника:

• перевести кого-то на место отсутствующего человека, поставив исполнение пустующей должности в приоритет – свою работу переведенный временно оставит;
• возложить обязанности дополнительно – заместитель должен будет исполнять и свои, и чужие функции;
• принять нового человека.

• Электронный документооборот в кадровой службе: когда переходить и с чего начать
• Стоп-слова в кадровых документах: найдите и исправьте
• Пять локальных актов, без которых вам не обойтись в 2019 году

Все эти нюансы должны быть вписаны в приказ об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника.

Причины, по которым руководство вынуждено поручить работнику исполнение других функций, могут быть разными:

• основного сотрудника нет на рабочем месте из-за отпуска, болезни, командировки и т.д.;
• предыдущий специалист уволился, а нового еще не приняли;
• в экстраординарных случаях нужно выполнять обязанности, свойственные для должности, которой нет в штатном расписании данной компании.

Ограничений по привлечению кого-либо из сотрудников к замещению нет, но нужно учитывать необходимый уровень образования, компетенции и наличие у заместителя необходимых документов: лицензии, санкнижки водительских прав и пр.

Обратите внимание

Как бы ни хотелось, нельзя требовать от сотрудника выполнять работу, которая не входит в его обязанности по трудовому договору (ст. 60 ТК). Поручить такую работу вы можете с его письменного согласия и за дополнительную оплату. Подробнее об этом читайте в статье “Справочника кадровика”.

Заявление на доплату за временно отсутствующего работника

Будет ли замещение оформлено как возложение обязанностей без освобождения от основной работы с доплатой или без, решает работодатель. Если руководство фирмы определило, что замещение будет оплачиваться дополнительно, сотрудник, согласный поработать за коллегу должен написать заявление. В нем фиксируется список обязанностей, которые нужно будет исполнять заместителю, срок временного исполнения чужой работы и просьба об оплате, на которой сошлись работник и руководитель.

Скачать образец >>>

Можно ли возложить обязанности без доплаты с согласия работника

Вменить в обязанности сотруднику бесплатно исполнять работу коллеги на время его отсутствия можно, но с оговорками. Если в компании практикуется подобный подход, следует в типовой трудовой договор сразу внести условие, что на период отсутствия кого-то из работников его работа возлагается на коллегу со схожими функциями. Отдельно надо упомянуть бесплатность такого совмещения. Но если изначально такого условия в трудовом соглашении не было, этот вариант использовать не получится.

Другой способ – внести изменение в должностную инструкцию. Тогда трудовой договор тоже изменится, поскольку он должен отображать функции, положенные на такой должности. В дополнительном соглашении к договору отображаются новые условия, но надо иметь в виду, что сотрудник должен согласиться на них, выразив согласие письменно.

Попробуйте бесплатно, курс повышения квалификации

Документационное обеспечение работы с персоналом

• Соответствует требованиям профстандарта «Специалист по управлению персоналом»
• За прохождение — удостоверение о повышении квалификации
• Учебные материалы представлены в формате наглядных конспектов с видеолекциями экспертов
• Доступны готовые шаблоны документов, которые можно скачать и оставить себе для работы

Законодательное регулирование

Возлагая на работника дополнительные обязанности, следует опираться на действующие законодательные нормы и внутреннюю документацию по предприятию.

Перечень обязанностей каждого работника определяется условиями трудового договора, элементы которого должны быть отражены в должностной инструкции. Оформляя документацию, следует учитывать круг регламентируемых по конкретной профессии обязанностей и предъявляемые к ней квалификационные требования.

При возникшей производственной необходимости выполнения работы, не учтённой внутренней нормативной документацией, составленной по конкретной должности работника, необходимо вести в неё соответствующие изменения. Для этого необходимо откорректировать документацию, регламентирующую трудовые отношения.

Трудовым Кодексом определены права каждого работника субъекта хозяйствования на работу в соответствии с требованиями оформленного соглашения с работодателем. Он не уполномочен вменять дополнительные обязанности наёмным работникам без получения их согласия. Для правомерного внесения изменений в документацию, регламентирующую изменение параметров труда, необходимо уведомить работника в письменном виде о планируемых переменах, не позднее чем за 2 месяца до их внедрения. Корректировку обязанностей можно производить только после получения письменного согласия работника по истечении двух месяцев с даты события.

Стоит отметить, что если при изменении перечня работ, функциональные обязанности сотрудника не меняются, то внутренняя документация по предприятию может быть изменена без согласия работников. После оформления и введения в действие внутренней документации, сотрудников необходимо ознакомить с перечнем обязательств, изложенных в новой редакции.

Причины издания приказа

Бывают ситуации, когда один из сотрудников по той или иной причине отсутствует на рабочем месте. Но предприятие не должно на это время изменять привычный ритм работы или остановиться вовсе. Выходом из такой ситуации будет приказ о возложении обязанностей этого работника на кого-нибудь другого. Но перед этим наниматель должен определиться, кем и каким способом эти обязанности будут исполняться. Существует три совершенно разных варианта:

1. Можно временно перевести одного из коллег на должность отсутствующего в данный момент работника.
2. Возложить его обязанности на другого сотрудника, причем свою работу он также должен выполнять.
3. Пригласить человека со стороны. Он на время заменит основного работника.

Выбор должно сделать руководство предприятия, и только после этого составлять приказ о возложении обязанностей. На принятие решения могут повлиять лишь два фактора: трудовые ресурсы (наличие сотрудников, которые смогут исполнять дополнительные функции) и материальные возможности (производить частичную или полную оплату).

Скачайте образец приказа о возложении обязанностей

Просмотреть образец

Скачать образец приказа о возложении обязанностей в формате DOC
Скачать образец приказа о возложении обязанностей в формате PDF

Унифицированные бланки и печатные формы документов на 2019 г.

Способ найти временную замену зависит от периода отсутствия работника (замещение на время отпуска, повышения квалификации или на время болезни и т.п.), характера и сложности его трудовых обязанностей и других.
Поэтому работодатель может:

• найти замену среди своих сотрудников, временно переведя кого-то на должность отсутствующего;
• добавить кому-то из своих сотрудников обязанности отсутствующего без освобождения от основной трудовой деятельности;
• временно взять на место отсутствующего нового работника, заключив с ним соответствующий договор (например, договор подряда, или договор на оказание услуг и т.п.);

Что такое дополнительные обязанности?

В трудовом праве под понятием «дополнительные обязанности» подразумевается выполнение сотрудником за отдельную плату дополнительно возлагаемых на него трудовых функций наравне с его основными обязанностями (установленными в трудовом договоре) в течение рабочего дня (ст. 60.2 ТК РФ).

Ограничений относительно круга лиц, которые могут быть привлечены к выполнению дополнительных поручений, не существует.

Руководитель вправе возложить дополнительные обязанности на любого подчиненного, исходя из его загруженности, опыта, профессиональных качеств. Главное условие – получение письменного согласия со стороны сотрудника.

Продажа обуви – один из интересных вариантов бизнеса. Как открыть магазин обуви с нуля – читайте по ссылке.

К дополнительному труду лицо может быть привлечено в следующих случаях:

• Отсутствие на рабочем месте лица, для которого данные обязанности являются основными. Перечень таких случаев, позволяющих сотруднику отсутствовать на рабочем месте на законных основаниях, установлен трудовым кодексом РФ. Наиболее распространенными из них являются отсутствие по причине болезни, отпуска, прохождения сотрудником медицинского обследования.

Во всех указанных случаях обязанности отсутствующего коллеги могут быть перераспределены между работающими коллегами.

• В случае, когда производственную задачу может выполнить только определённый специалист, но данная специальность в штатном расписании отсутствует. Обязанности отсутствующего специалиста могут быть возложены на специалиста, обладающего необходимыми навыками (совмещение профессий).
• Увеличение объема работ в пределах одной профессий. Работник является квалифицированным специалистом и в течение рабочего дня может выполнять наряду с основными трудовыми обязанностями также и другие, но в пределах своей профессии (например, при сокращении штатной единицы обязанности одного сотрудника могут перейти к другому, более квалифицированному).

Как возложить на работника дополнительные обязанности

Для того чтобы на работника возложить дополнительные обязанности, необходимо действовать в соответствии с алгоритмом, выполнение которого поможет юридически компетентно решить возникшие производственные проблемы:

1. Оформление уведомления о планируемых изменениях в условиях труда и его оплаты. В документе должна быть указана причина планируемых работодателем действий и идентифицирующие данные работника, в отношении которого будут проведены все мероприятия. Важно указать период, на который планируется внесение изменений.
2. Предоставление документа работнику для ознакомления и подписи, которая будет свидетельствовать о его согласии работать по новым правилам.
3. Внесение изменений во внутренние нормативные акты, предусматривающие порядок вменения дополнительных обязанностей.
4. Оформление дополнительного соглашения к трудовому договору. В документе рекомендуется отразить перечень вменённых дополнительных обязательств и срок, на который они будут возложены на работника, а также порядок оплаты труда. Он может быть определён в виде выплаты фиксированной суммы или в форме процентного отношения от конкретного оклада.
5. Оформление приказа.

На кого возложить обязанности

Возложить обязанности директора фирмы можно на любого работника предприятия, обладающего достаточным уровнем образования и навыками управления. Чаще всего директоров замещают их непосредственные заместители или же руководители среднего звена компании.

Важно, чтобы к замещающему сотруднику со стороны директора организации было полное доверие, поскольку передача обязанностей, даже временная, подразумевает подписание различного рода документов, проведения деловых встреч, работу с сотрудниками, партнерами, заказчиками и подрядчиками компании.

Правила составления приказа о возложении обязанностей

Перед возложением дополнительных обязанностей на работника необходимо заручиться его согласием. После этого заключается дополнительное соглашение, в котором прописываются сроки и обязанности по новой работе.

Затем издаётся приказ, по которому сотрудник (или новый работник) официально принимает на себя исполнение обязанностей временно отсутствующего работника.
Приказ составляется на фирменном бланке организации, в нём указываются: 

• город и дата составления,
• ФИО отсутствующего и замещающего его лица,
• должность (обязанности и полномочия), которые вменяются замещающему лицу,
• сроки замещения,
• вознаграждение за замещение,
• согласие сотрудника с упомянутыми условиями (ссылка на это и его подпись, подтверждающая, что сотрудник с приказом ознакомлен)
• ссылка на дополнительное соглашение,
• подпись и печать руководителя организации.

Приказ регистрируется в соответствующих документах организации. Один его экземпляр остаётся в отделе кадров, копия передаётся в бухгалтерию для начисления оплаты.

Скачать другие бланки документов на 2019 год

Программа для розничных магазинов, оптовой торговли, интернет-магазинов и сферы услуг.

• Торговый и складской учет
• Интеграция с фискальными регистраторами
• CRM, заказы и сделки
• Печать первичных документов
• Банк и касса, взаиморасчеты
• Интеграция с интернет-магазинами
• Интеграция со службами доставки
• Интеграция с IP-телефонией
• Email и SMS рассылка
• КУДиР, налоговая декларация (УСН)

Как составить приказ о возложении обязанностей

Предписанной законом формы для приказа об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника нет. Он, как и прочие приказы, печатается на бланке предприятия или на обычном листе А-4. В первом случае все реквизиты юрлица уже есть в шапке бланка, во втором их нужно прописывать дополнительно: наименование, адрес, ИНН, КПП и пр.

Скачать документы из статьи:

Образец служебной записки на совмещение должностей на время отпуска. DOC

Образец приказа о временном исполнении обязанностей отсутствующего сотрудника.DOC

Образец приказа о возложении обязанностей на время больничного листа.DOC

Образец приказа о возложении обязанностей директора на время отпуска. DOC

Образец заявления на доплату за временно отсутствующего работника. DOC

Другие обязательные документы

Приказ о возложении обязанностей каждая компания составляет по-своему, но в документе обязательно указывают:

• название приказа, дату составления и номер;
• какая должность замещается;
• кто из сотрудников будет временно исполнять чужие функции;
• полагается заместителю доплата или нет;
• на какой срок назначается заместитель;
• что именно человеку придется выполнять на замещаемой должности;
• основание для возложения новых функций – обычно это допсоглашение к трудовому договору.

Приказ об утверждении должностных инструкций 2018: образец

Когда речь идет о замещении руководства, приказ дополняется доверенностью, которая позволит заместителю подписывать документы, на которых обычно ставит подпись руководитель.

Скачать шаблон >>>
Скачать образец >>>

Нюансы составления и образец

Каждая фирма использует свои формы составления приказов. Законодательство не имеет на этот счет строгих ограничений, их составляют на фирменных бланках или выполняют на основании общих кадровых образцов.

Обычная шапка, положенная для всех документов, включает наименование предприятия с её кодовым цифровым обозначением ИНН, контактной информацией. После обозначения документа словом «Приказ» идет описание обязанностей с датой и порядковым номером, излагается причина издания подобного документа.

Затем идет запись:

• имени работника и необходимый перечень работ, которые он будет выполнять с определением срока, если это возможно;
• объёмов, выполняемых обязанностей;
• способов оплаты;
• контролирующего органа за выполнением условий по данному документу.

• Образец приказа о возложении обязанностей

Понадобится указать, что явилось основанием для назначения, в качестве приложения послужит содержание дополнительного соглашения.

Приказ о возложении обязанностей на время больничного листа

Замещение в случае болезни кого-то из сотрудников регламентируется ст. 72.2 ТК РФ. Если приходится возложить исполнение функций заболевшего сотрудника на его коллегу, нужно издать приказ о возложении обязанностей на время больничного листа. Можно разработать свой шаблон такого документа, а можно воспользоваться унифицированными формами Т-5 или Т-5а. Основанием для написания приказа будет рапорт или служебная записка, поясняющая ситуацию: человек заболел и до его выздоровления нужно передать обязанности другому сотруднику.

Кому поручить охрану труда, если в компании нет такого специалиста, и как это оформить

Самостоятельно составляя приказ о возложении обязанностей на время больничного листа, надо придерживаться такой структуры:

• наименование и реквизиты компании и самого документа – ОГРН, ИНН и адрес
фирмы, номер и дата составления документа;
• ФИО и должность замещающего сотрудника;
• должность и ФИО забелевшего работника, вместо которого будет трудиться другой специалист;
• основные обязанности, которые придется исполнять;
• срок замещения;
• документ-основание для издания приказа;
• доплата либо отсутствие таковой;
• подпись руководителя и роспись замещающего сотрудника об ознакомлении с документом.

Скачать шаблон >>>
Скачать образец >>>

Как правильно составить приказ о возложении обязанностей

Не существует единой установленной формы для создания этого документа. Его можно сделать в произвольной виде на фирменном бланке компании, или разработать самостоятельно в стиле остальных кадровых приказов фирмы.

В верхней части бланка нужно указать название организации, ее коды ИНН и КПП, адрес осуществления деятельности.

Затем идет слово «Приказ», рядом с которым проставляется его дата составления и порядковый номер.

Ниже на новой строке располагается название документа. Здесь можно написать общую фразу «О временном исполнении обязанностей», или же конкретно указать по какой должности он создан. Далее вносится причина, по которой был издан этот документ.

Затем идет слово «Приказываю», после чего по пунктам расписываются шаги, которые нужно сделать для исполнения приказа:

• На какого работника (его должность и Ф.И.О.) возлагаются новые обязанности, какие функции и на какой точно срок;
• В каком объеме нужно будет выполнять указанные обязанности;
• Размер вознаграждения за выполнение указанных выше работ;
• Кто будет контролировать выполнение данного приказа.

Ниже нужно после слова «Основание» указать на основании чего производится возложение обязанностей. Обычно это дополнительное соглашение к трудовому контракту.

Вынужденная мера

Довольно часто на предприятиях складывается ситуация другого рода. Например, в штатном расписании компании отсутствует та или иная единица (либо штат очень мал), а обязанности, которые соответствуют этой специальности, выполнять надо. Как быть в таком случае? Каким образом узаконить ситуацию? Такой вопрос решается легко. Необходимо только иметь под руками образец приказа о возложении обязанностей. Составляется он, в принципе, произвольным образом. Уже в названии приказа указывается та должность, обязанности которой необходимо будет исполнять. Далее идет констатирующая часть, в которой разъясняется основная причина. После этого в распорядительной части излагается суть вопроса. Например:

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ВЕТЕР»

ПРИКАЗ

«06» марта 2015 года № 17-П

город Самара

О возложении обязанностей механика

В связи с отсутствием в штатном расписании предприятия должности главного механика

Приказываю:

1. Возложить обязанности главного механика на главного инженера Тимофеева А. В.
2. Контроль исполнения данного приказа оставляю за собой.

Директор ООО «Ветер» Карпов И. И.

С приказом ознакомлен:

Главный инженер __________ Тимофеев А. В.

Дата Подпись

Если за исполнение обязанностей устанавливается определенная доплата, то этот факт отражается в приказе отдельным пунктом.

Что указать в основании

Каждый приказ (и этот не является исключением) должен иметь под собой какое-то основание или обоснование. В данном случае в качестве мотива для создания документа можно предложить организацию бесперебойной работы предприятия и осуществление руководства в период отсутствия директора, а также ссылки на трудовой кодекс РФ и иные законодательные акты.

Директор в отпуске: кто подписывает документы

Возложение обязанностей директора на период отпуска на другого сотрудника связано с необходимостью юридически закрепить право подписи финансовых и других хозяйственных документов должностным лицом, не обладающим такими полномочиями постоянно. Права и полномочия замещающего сотрудника подробно оговариваются приказом и могут быть ограничены. Как правило, в его обязанности включается:

• Контроль за производственной и хозяйственной деятельностью организации.
• Подписание всех финансовых, организационных документов.
• Управление персоналом организации.
• Организация и проведение деловых переговоров.
• Представление предприятия в административных учреждениях.

В связи с нахождением в отпуске директор может передать свои полномочия на любой срок, даже на несколько дней – ведь необходимость в принятии решений, визировании бумаг и прочих организационных вопросах может возникнуть в любой момент.

Дополнительные обязанности в рамках одной должности

Основным документом, регламентирующим обязанности работника, является Трудовой договор.

Законодательные нормы не определяют необходимость оформления Должностной инструкции, поэтому наличие этого документа не обязательно. Однако, уполномоченные органы рекомендуют оформление такой организационно-распорядительной документации, поскольку её наличие на предприятии упрощает организацию труда, разграничивает ответственность и снижает риск возникновения разногласий, касающихся возложенных обязательств.

Поскольку форма и содержание должностной инструкции не регламентированы законодательством, то в документе изначально можно учесть расширенный объём функциональных обязательств. В содержании внутренней документации можно учитывать:

• квалификационные требования;
• обновлённый перечень работ, обеспечивающих хозяйственную деятельность субъекта предпринимательства;
• фактические и планируемые изменения условий труда.

Многие работодатели заинтересованы в том, как вменить работнику дополнительные обязанности без доплаты. Обычно такая процедура проводиться путём расширения перечня обязательств в рамках одной профессии.