Как оформить переработку рабочего времени

Современный бизнес, особенно связанный с обслуживанием клиентов, устроен так, что далеко не всегда работники могут заканчивать работу «по звонку» ровно в 18.00. В каких случаях такая переработка требует доплаты и&nbsp.. 40 часов работы в неделю (а то и меньше), конечно, норма. Но всем известно, как бывает трудно выполнять задания, особенно срочные, не «прихватив» пару-тройку часов из времени отдыха. Многие сотрудники трудятся в режиме ненормированного рабочего дня - такова специфика должности. Других привлекают к сверхурочной работе по вечерам или даже в выходные дни. Что там говорить, в

Производственный календарь

Программа профессиональной переподготовки «Управление персоналом (Профессиональный стандарт)» Очно-дистанционный курс профессиональной переподготовки Национального союза кадровиков и Московского технологического университета (МИРЭА) в соответствии с требованиями профессионального стандарта «Специалист по управлению персоналом».

Диплом государственного образца государственного университета о прохождении профессиональной переподготовки и удостоверение Национального союза кадровиков.

Правила оплаты труда при переработке рабочего времени

Но ведь бывают же и экстренные ситуации, когда проект нужно сдать срочно во избежание убытков либо ликвидировать аварийную ситуацию, которая может привести не только к порче имущества, но и к другим негативным последствиям.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту: Конечно, работа есть всегда, но чрезмерные нагрузки негативно сказываются на здоровье, именно поэтому законом и была предусмотрена норма часов занятости во избежание быстрого изнашивания организма тружеников и возникновения заболеваний.

Правильное оформление сверхурочной работы

В соответствии со ст. 97 Трудового Кодекса, сотрудники могут привлекаться к работе по окончании рабочего дня в следующих случаях — ненормированный рабочий день и сверхурочная работа.

Письмо Роструда от № 1316-6-1 указывает на то, что сотрудникам с ненормированным рабочим днем не требуется оформления сверхурочной работы, и компенсация за переработку не предусматривается. Переработка в этом случае компенсируется дополнительными днями к отпуску.

Сверхурочная работа и суммированный учет рабочего времени

Отдельно нужно остановиться на тех случаях, когда для сотрудников установлен суммированный учет рабочего времени, то есть, когда норма рабочего времени определяется не за день или неделю, а за более продолжительные промежутки (подробнее см. статью «Суммированный учет рабочего времени: общие правила и отдельные тонкости»). Введение такого учета возможно не всегда, а лишь в тех случаях, когда при выполнении отдельных видов работ или по условиям производства не может быть соблюдена ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени (ст. 104 ТК РФ). Соответственно, обязанность обосновать такую невозможность лежит на работодателе, и сделать это нужно в приказе о введении суммированного учета.

Однако вернемся к сверхурочной работе. Для сотрудников с суммированным учетом рабочего времени возможность определить, была ли переработка, появляется только по окончании учетного периода (месяца, квартала, полугодия, года). Соответственно, если такой работник в течение недели оставался после окончания рабочего дня, еще не факт, что его «ударный труд» будет дополнительно оплачен. Ведь вполне возможно, что такая переработка компенсируется недоработкой в другие дни или недели в пределах учетного периода. И по его итогам сверхурочных часов не окажется.

Но данная особенность влияет исключительно на вопросы определения количества сверхурочных часов. Порядок же привлечения сотрудника к внеплановой работе остается прежним, поскольку Трудовой кодекс никаких исключений для этой ситуации не установил. Поэтому по каждому случаю поручения сотруднику работы за пределами его нормального рабочего дня нужно оформлять согласие и приказ, а также учитывать в Табеле (формы Т-12, Т-13) реальное количество отработанных часов.

Еще один нюанс при суммированном учете — два часа, которые согласно статье 152 ТК РФ положено оплачивать в полуторном размере, у таких сотрудников определяются не поденно, а также в целом за период. Например, если по итогам квартала переработка составила 10 часов, то 2 из них будут оплачены в полуторном размере, а оставшиеся 8 часов — в двойном. При этом не важно, как данные 10 часов были распределены в течение квартала по дням. Это вполне может быть и по 30 минут в течение 20 дней (письмо Минздравсоцразвития России от № 22-2-3363).

Когда не требуется согласие на сверхурочную работу

Согласие не требуется, если сверхурочная работа вызвана чрезвычайными обстоятельствами — при производстве работ, необходимых для предотвращения катастрофы, производственной аварии либо устранения последствий катастрофы, производственной аварии или стихийного бедствия; при производстве общественно необходимых работ по устранению непредвиденных обстоятельств, нарушающих нормальное функционирование систем водоснабжения, газоснабжения, отопления, освещения, канализации, транспорта, связи; при производстве работ, необходимость которых обусловлена введением чрезвычайного или военного положения, а также неотложных работ в условиях чрезвычайных обстоятельств, то есть в случае бедствия или угрозы бедствия (пожары, наводнения, голод, землетрясения, эпидемии или эпизоотии) и в иных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части.

Категории работников, которых необходимо письменно уведомить о праве на отказ от сверхурочной работы

Инвалиды, женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, матери, отцы, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет, работники, имеющие детей-инвалидов или осуществляющие уход за больными членами семей, отцы, воспитывающие детей без матери, и опекуны (попечители) несовершеннолетних.

Что представляет собой переработка?

Сначала разберем, что не относится к понятию «переработка», чтобы не допустить путаницы. Согласно статье 97 ТК РФ, различают два типа организации труда: ненормированный рабочий день и сверхурочный труд. Если работник осуществляет свою деятельность по первой схеме, понятие переработки к нему применяться не будет. Данное правило также изложено в письме Роструда от 7 июня 2008 года. То есть, если сотрудник с ненормированным рабочим днем задержится вечером, никаких доплат ему за это не положено. Компенсацией переработок служит дополнительные дни отпуска.

Еще один случай, когда работа сверх графика не оплачивается дополнительно: сотрудник решил по личной инициативе остаться в офисе, для того чтобы доделать задачи, не исполненные в срок. Актуально это в том случае, если трудящемуся дают задание и адекватные сроки для его исполнения, но он не успевает. Отсутствие компенсаций в данном случае регулируется письмом Роструда от 18 марта 2008 года.

ВНИМАНИЕ! Приведенное выше правило не дает работодателю права искусственно создавать условия, в которых работник не успевает решить задачу. К примеру, если руководитель даст задание, на исполнение которого нужно 5 часов, за час до окончания смены, это будет считаться злоупотреблением законом.

Законодательная база

Понятие сверхурочного труда тесно связано с нормами рабочего времени. Согласно части 2 статьи 91 ТК РФ, длительность трудовой недели не должна превышать 40 часов. Для некоторых специалистов (согласно статьям 92, 173, 174, 333 ТК РФ) актуальна сокращенная рабочая неделя. Еженедельно сотруднику должен предоставляться непрерывный отдых минимальной продолжительностью 42 часов (статья 110 ТК РФ).

Все, что выходит за заданные нормы, – это переработка. В статье 99 ТК РФ изложены условия привлечения к сверхурочному труду:

• Имеет место ЧП или угроза собственности в компании (допускаются также иные причины привлечения к сверхурочному труду).
• Сотрудник дал согласие на переработку (это обязательное условие для инвалидов и молодых мам).

Даже сверхурочное время имеет свои пределы. В частности, совокупная продолжительность переработки не должна превышать 120 часов в год и 4 часов в течение беспрерывных двух дней. Труд работника должен быть компенсирован по полуторной или двойной ставке. Особенности выплат регулируются статьей 152 ТК РФ.

ВНИМАНИЕ! На некоторых типах работ (к примеру, на вахтах) невозможно обеспечить стандартную продолжительность трудового дня. В этом случае фактическое количество рабочих часов сверяется с квартальными или месячными нормами (согласно статье 104 ТК РФ). В этом случае работодателю нужно издать локальный акт с указанием графика рабочего времени, а также прописать соответствующий пункт в трудовых договорах с сотрудниками. Переработкой будет являться труд сверх норм, установленных внутренними актами предприятия.

Оформление переработки рабочего времени

В соответствии с нормами, закрепленными в ст.152 ТК РФ, сверхурочный труд подлежит компенсации в денежном выражении либо в предоставлении дополнительного времени отдыха.

Соответственно для того чтобы работник получил право на компенсационные выплаты, привлечение к сверхурочному труду нужно не только закрепить документально, но и изначально правильно оформить.

В первую очередь оформляется документ-уведомление, в котором сотрудник ставит свою подпись.

Здесь следует указать дату и количество часов. Иногда отмечают и форму получения компенсации: денежную либо в виде дополнительного отдыха.

После того как уведомление подписано, необходимо оформить приказ. Форма этого документа свободная.

Но в нем непременно должна быть следующая информация:

• ФИО сотрудника, привлеченного к переработке.
• Должность.
• Табельный номер.
• Дата и время выполнения сверхурочной работы.
• Реквизиты уведомления.
• Причины привлечения к сверхурочному труду.

Информация, содержащаяся в приказе, должна четко соответствовать данным, внесенным в Табель.

Когда требуется письменное согласие сотрудника?

На основании норм, закрепленных в ст.99 ТК РФ, привлечь труженика к работам сверх установленной нормы на предприятии можно только при наличии его письменного согласия для осуществления следующих видов работ:

• срочной замены работника, который не явился на смену и остановка производственного процесса в силу специфики труда не возможна;
• для осуществления ремонтных работ вследствие произошедшей аварии, в случае если остановка процесса будет грозить прекращением работ для большинства сотрудников предприятия;
• для окончания срочных работ, которые были начаты в течение рабочей смены, но в силу технических причин не были окончены в связи, с чем компании, может быть, нанесет значительный ущерб.

То есть, по сути, работника можно привлечь только с его согласия для устранения технологических сложностей, возникших на предприятии и грозящих приостановлению трудового процесса либо причинения ущерба имуществу предприятия, к которому на основании ст.21 ТК РФ работнику надлежит относиться бережно.

Пример:

В судебном процессе, связанном с взысканием денежных средств в качестве оплаты сверхурочной работы, сотрудник требовал взыскать у работодателя путевые листы экспедитора, поскольку в них содержались сведения о работе и о заданиях, которые он выполнил сверх нормы. Ответчик отказался предъявить эти документы. Суд, в свою очередь, не смог привлечь работодателя.

Когда отказ сотрудника недопустим?

Однако в некоторых случаях согласие труженика на привлечение к труду сверхурочно не требуется, особенно когда речь идет об обеспечении нормальной жизнедеятельности гражданского населения.

В частности, для:

• ликвидации последствий стихийных бедствий, наводнений, землетрясений, пожаров;
• производства ремонтных работ линий, которые обеспечивают необходимые условия проживания для населения, а именно отопления, водопровода, электричества, газа, связи;
• производства работ, необходимых вследствие введения чрезвычайного либо военного положения, к примеру, при массовой эпидемии либо террористическом акте.

То есть  работника могут привлечь без его согласия только в случае если здоровью либо жизни населения угрожает реальная опасность и ее нужно срочно ликвидировать либо устранить последствия, затрудняющие нормальное функционирование необходимых средств жизнеобеспечения.

Документы

Конечно, привлечение к сверхурочному труду происходит не просто так, а на основании документов, как оформить которые, надлежит знать каждому кадровику и начальникам смен.

Служебная записка (образец)

При возникновении экстренной ситуации, ликвидация последствий которой будет производиться после окончания рабочего дня, начальнику смены либо отдела надлежит составить служебную записку на имя непосредственного руководителя с изложением всех обстоятельств и просьбой привлечь определенных работников с указанием их должностей.

С образцом служебной записки о привлечении к сверхурочному труду можно ознакомиться на нашем сайте:

Образец служебной записки

Согласие работника (образец)

Затем надлежит заручиться уже письменно оформленным согласием привлекаемых сотрудников, с учетом принадлежности к льготным категориям. Ведь некоторых тружеников запрещено привлекать к труду сверх нормы даже при наличии опасности для гражданского населения или требуется их письменное согласие.

Пример письменного согласия представлен ниже, и с ним можно ознакомиться.

Образец уведомления для получения согласия

Еще один пример согласия:

Согласие на сверхурочную работу

Приказ (образец)

И на основании оформленных документов уже можно издавать приказ о привлечении к работам сверх нормы с указанием времени проведения, обстоятельств привлечения и порядком компенсации дополнительного труда в порядке ст.152 ТК РФ.

Следует отметить, что в приказе помимо вышеперечисленных условий нужно оговорить и пункт об ознакомлении с техникой безопасности при производстве некоторых видов работ, так как ликвидация последствий либо осуществления ремонтных работ сопряжена с физическим трудом и возможными травмами.

Именно поэтому приказ о привлечении издается до непосредственного привлечения к работам, так как сотрудник может и травму получить и для предоставления установленных законом гарантий его присутствие на территории предприятия либо ином объекте должно быть санкционировано нормами приказа.

Образец приказа представлен здесь:

Пример приказа

Учет часов

Как правило, режим труда утверждается изначально, в правилах распорядка либо в графике смен, доводимом до сведения работников за месяц. Однако в случае возникновения чрезвычайных обстоятельств, часы переработки находят свое отражение только в приказе и в табеле учета отработанного времени.

Занесение в табель рабочего времени

Табель представляет собой бумажный или электронный носитель, отражающий отработанное время того или иного сотрудника. Компенсация переработки нормы рабочего времени рассчитывается исходя из данных, содержащихся в этом документе. Но, безусловно, он нужен не только для подобных расчетов. На каждом предприятии определенный специалист ведет Табель. Независимо от размера и деятельности организации.

Порядок буквенного учета отработанных периодов времени утвержден Постановлением Госкомстата № 1, в котором в частности, сказано, что часы труда сверх нормы отмечаются кодом «С» с проставлением количества дополнительных часов труда и предварительно отработанного времени по следующей схеме:

Нужен ли дополнительный журнал учета?

Многие кадровые документы оформляется не только в виду их удобства, но и на основании Приказа Минкультуры № 558, в котором утвержден перечень обязательных к ведению документов.

Однако журнал учета сверхурочных работ в оговоренном перечне не значится. Следовательно, его оформление необязательно.

Однако для контроля привлечения к сверхурочному труду на протяжении года и предоставления, положенных законом гарантий журнал можно оформить. Ведь проконтролировать привлечение к труду на протяжении всего в 120 часов в год очень важно, учитывая, что несоблюдение данного условия грозит штрафными санкциями.

Не менее важно иметь отметки и о том, в каком виде работнику был компенсирован его труд, так как в порядке ст.152 ТК РФ компенсация может выражаться и в отгулах, которыми можно воспользоваться не сразу, а по прошествии времени.

Примерная форма журнала

Бланк журнала:

Типовой бланк журнала

Порядок привлечения и оплаты переработок

В зависимости от причин возникновения необходимости в переработке привлечение к ней может осуществляться как с согласия трудящегося, так и без него.

Читайте также:

• Денежное содержание гражданских служащих: компенсационная часть

Порядок привлечения к переработкам

Скачать таблицу

Приказ о привлечении к оплачиваемой переработке

В исключительных случаях сотрудник может быть привлечен к переработкам без его согласия. При этом работодателю необходимо издать приказ о привлечении к сверхурочным и ознакомить с ним человека под роспись.

Я работаю в отделе кадров большого промышленного предприятия. Приказы о привлечении сотрудников к сверхурочным подписывает генеральный директор. Но он, конечно же, не может быть в курсе всех текущих дел завода, даже когда речь идет о производственных авариях.

Как правильно оформлять документы в этих случаях, ведь руководителю организации нужно каким-то образом сообщить всю необходимую информацию?

Действительно, сложно представить такую ситуацию. Руководитель крупного предприятия с числом работающих в несколько тысяч человек редко получает и держит в голове информацию обо всех неполадках в работе.

Читайте также:

• Нормирование труда в офисе: выгодно компании – выгодно работникам

Чтобы руководитель организации мог принять решение о необходимости привлечения сотрудника к сверхурочным его необходимо уведомить. Нередко требуется сообщить ему об этом в письменной форме, например в докладной записке.

В тексте этого документа называются обстоятельства, вызвавшие такую необходимость, и информация о том, когда и кого нужно привлечь. Исключительные обстоятельства, о которых говорится докладной записке, могут быть предварительно зафиксированы соответствующим актом.

Если причиной переработки послужила производственная авария, как правило, сначала издается приказ по основной деятельности об устранении ее последствий. В нем решаются, в том числе, и кадровые вопросы. Затем на основании этого документа служба кадров готовит приказ по личному составу о привлечении отдельных сотрудников.

Согласие сотрудника на оплачиваемую переработку

Привлечение к переработкам в тех случаях, когда необходимо получить письменное согласие человека. Такое согласие следует оформить предварительно - до издания приказа о привлечении.

Как можно оформить предварительное согласие персонала на сверхурочные?

Обратите внимание!

Таблицу с алгоритмом привлечения работников к сверхурочной работе в различных ситуациях см.

На практике для этого используют несколько вариантов. Работнику можно направить письменное уведомление о необходимости выйти после смены. Знакомясь с приказом под роспись, он может выразить свое согласие (или несогласие) на такой труд. Этот вариант не всегда удобен в условиях ограниченного времени для принятия и оформления решения.

Читайте также:

• Отпуск госслужащим по новым правилам

Пример оформления докладной записки о необходимости привлечения работника к сверхурочной работе

Увеличить изображение

Только после оформления письменного согласия работника можно издавать приказ о привлечении к труду сверх нормы.

Читайте также:

• Как привлечь к сверхурочной работе

Пример оформления приказа о привлечении работника к сверхурочной работе

Увеличить изображение

В тех ситуациях, когда помимо письменного согласия требуется учесть мнение выборного органа первичной профсоюзной организации, проект приказа направляется в профком.

Особенности привлечения к оплачиваемой переработке отдельных работников

С письменного согласия и при отсутствии запрета трудиться сверхурочно по состоянию здоровья допускается привлечение к труду за пределами нормы:

• инвалидов (ч. 5 ст. 99 ТК РФ);
• женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет (ч. 5 ст. 99 и ч. 2 ст. 259 ТК РФ);
• матерей и отцов, воспитывающих без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет (ч. 2 и 3 ст. 259 ТК РФ);
• работников, имеющих детей-инвалидов (ч. 2 и 3 ст. 259 ТК РФ);
• работников, осуществляющих уход за больными членами семьи (ч. 2 и 3 ст. 259 ТК РФ).

При этом надо под роспись ознакомить таких работников с их правом отказаться от такого труда (ч. 5 ст. 99, ч. 2 ст. 259 и ст. 264 ТК РФ).

Читайте также:

• Праздники и «непраздничные» проблемы

Порядок оформления документов при оплачиваемой переработке

Как мы уже отметили, каждый случай привлечения работника труду сверх нормы должен быть оформлен приказом (распоряжением) руководителя. Унифицированной формы этого документа нет, поэтому он составляется в произвольной форме. В приказе (распоряжении) должны быть указаны:

• причины возникновения необходимости переработке;
• привлекаемые работники;
• продолжительность такого труда;
• порядок ее оплаты.

Обратите внимание!

Нельзя издавать один приказ (распоряжение) сразу на месяц, квартал или год. Также нельзя заранее готовить и утверждать списки работников, привлекаемых к такому труду в будущем.

Ненормированный рабочий день

Ненормированный рабочий день

Понятие ненормированного рабочего дня вводится статьей 101 ТК РФ, которая предусматривает, что такой режим дает работодателю возможность периодически привлекать работника к выполнению трудовых задач за пределами установленной для него рабочей смены. При этом в зависимости от специфики рабочего процесса выходить на работу он может как до начала официального трудового дня, так и после его окончания.

Примеры видов деятельности, для которых режим ненормированного рабочего дня является наиболее актуальным, вы можете найти в этой статье.

Оформление ненормированного рабочего дня

Общим требованием к процедуре оформления введения ненормированного рабочего дня в организации является четкое определение круга лиц, на которых распространяется такое условие. Обычно он определяется коллективным договором либо локальным нормативным документом, например, таким как положение о режиме работы или положение о ненормированном рабочем дне.

Если работник принимается на должность, которая предполагает работу в ненормированном режиме, условие о применении в отношении данного работника такого рабочего дня должно быть зафиксировано в трудовом договоре. До его заключения сотрудника необходимо ознакомить с локальной нормативной документацией, регулирующей трудовую деятельность сотрудников этой категории.

Переработка: как оплачивается ненормированный рабочий день

Чтобы получить ответ на вопрос о том, как оплачиваются переработки по Трудовому кодексу при ненормированном рабочем дне, следует обратиться к ст. 119 ТК РФ. Этот раздел нормативного акта предусматривает, что основным видом компенсации за работу в таких условиях для сотрудника является предоставление дополнительного отпуска. Его продолжительность устанавливается локальными нормативными документами, коллективным или индивидуальным трудовым договором. Однако во всех случаях она не может составлять менее трех дней. Работодатель вправе установить для сотрудника большую продолжительность отпуска.

Часы переработки можно превратить и в денежные средства, если заменить дополнительный отпуск компенсацией. Заменить деньгами можно весь отпуск или его часть. Такая замена производится по личному заявлению сотрудника. О том, обязан ли работник предоставлять сотруднику дополнительный отпуск, если фактически в течение года его ни разу не привлекали к работе после окончания рабочего дня, вы узнаете из этого материала.