Как оформить выписку из трудовой книжки образец

Образец выписки из трудовой книжки 2019 года. Скачать заполненный образец выписки в формате Word. Для чего нужна выписка, как ее сделать и заверить? Образец справки для загранпаспорта. Выписка из трудовой книжки: какую информацию содержит документ, как его получить и где он может понадобиться.

Что это за документ?

Выписка из трудовой книжки представляет собой рукописную или сделанную на копировальном аппарате копию ее определенных страниц.

Сотрудник самостоятельно выбирает нужные фрагменты истории своей трудовой деятельности для составления выписки в зависимости от целей ее получения.

Порядок оформления и выдачи такого документа регулируется 2-мя нормативными актами:

• Трудовой кодекс (статься 62);
• Постановление Правительства №225 от .

Трудовой кодекс РФ

Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225

Важно: законодательством установлено, что сотрудник не должен платить за подготовку выписки из трудовой книжки и не обязан озвучивать цели ее получения.

Выдача трудовой книжки или выписки из нее по требованию работника

В некоторых ситуациях сотруднику необходимо получить данные из трудовой книжки для предъявления их сторонним лицам, например для оформления кредита, прохождения собеседования на новом месте работы и т. д.

Как правило, в таких случаях выдается заверенная копия или выписка из трудовой книжки. Срок ее выдачи ― не более 3 дней со дня подачи заявления от работника (ст. 62 ТК РФ). При этом предоставляемая информация должна полностью совпадать с данными оригинала.

Подробнее о том, как правильно оформить трудовую, можно прочесть в материале «Инструкция по заполнению трудовых книжек».

В некоторых случаях работнику может понадобиться получить и подлинник книжки, который, например, могут потребовать в ПФ для оформления пенсии. Запрета на выдачу трудовой лично на руки в законодательстве нет. Однако следует помнить, что даже при наличии расписки от работника в получении книжки ответственность за возможную утрату возлагается на уполномоченное за сохранность документа лицо. Это, в частности, подтверждает письмо Роструда от № 656-6-0.

Процедура оформления

Процедура оформления выглядит так:

1. Сначала сотрудник подает заявление на имя своего руководителя (отдела, подразделения, всей компании, если она небольшая).
2. Заявление составляется в соответствии с той формой, которая принята в учетной политике компании. Пример показан ниже (вместо слова «копия» нужно написать «выписка»). 
3. Начальник или его заместитель (а также другое уполномоченное лицо) принимает заявление и должен дать ответ в течение 3 рабочих дней.
4. По истечении предельного срока начальник ставит визу «Согласовано» или «Не возражаю».
5. Затем уполномоченный сотрудник (секретарь или представитель отдела кадров, бухгалтер) оформляет документ и выдает работнику под его подпись.

Сроки действия

По общему правилу выписка действует в течение 1 месяца с даты ее оформления, вне зависимости от того, ушел ли сотрудник на больничный, в декрет и т.п. Т.е. необходимо продолжать трудовые отношения, оставаясь на прежней должности. Таким образом, выписка теряет силу в следующих случаях:

• если сотрудник перешел на новое место работы (в том числе на аналогичную должность, но в другом структурном подразделении компании);
• если сотрудник уволился.

В таких ситуациях выписку нужно оформлять снова – когда произойдет новое официальное трудоустройство.

Нередко банки могут предъявлять требование к выписке, чтобы она была предоставлена не позднее 14 календарных дней с момента ее оформления. С точки зрения законодательства, это нарушение.

Кто должен заверять выписку

Выписку может заверить любой ответственный работник компании, уполномоченный на подписание таких копий.

Отсутствие подписи главного руководителя предприятия (директора или генерального директора) не делает выписку недействительной. При этом документ желательно заверять печатью, но также не обязательно, поскольку с 2019 года предприятия и организации освобождены от требования использовать в своей деятельности печати и штампы.

Как сделать выписку: образец 2017 — 2018

Чтобы правильно оформить этот документ, важно учесть 3 условия:

1. Для ее составления нужно взять фирменный бланк, а не обычный лист формата А4.
2. Уточнить у сотрудника, какие именно записи его интересуют – только о текущем месте работы или в том числе некоторые другие (выборочно).
3. Все документы в любом количестве изготавливаются за счет работодателя. Таким образом, даже взимание платы за бумагу, использование оргтехники незаконно.

Далее нужно оформить документ согласно образцу (все требования обязательны):

1. В самом верху бланка (правый угол) ставится штамп учреждения или можно просто указать все реквизиты и контактные данные: телефон, почтовый адрес, электронная почта, реквизиты.
2. После названия документа, которое пишется по центру, указывается номер книжки и сведения с ее первой страницы. Заполнить их можно вручную, не копируя саму страницу: ФИО, год рождения, полученное образование и специальность (профессия), а также дата заполнения книжки.
3. Затем нужно составить таблицу, как показано на бланке ниже. В эту таблицу заносятся интересующие работника сведения. Как правило, нужно указать данные только по текущему месту работы, поэтому весь документ уместится на 1 печатную страницу.
4. Но если понадобится много сведений, важно помнить, что оформляются они все только в хронологическом порядке – от раннего к позднему. При этом в случае с указанием актуального места нужно написать: «работает по настоящее время».
5. После чего нужно заверить каждый лист этого документа, поставив оригинальную печать и рукописную подпись ответственного лица.
6. Если получилось 2 и более листов, они прошиваются, на каждом ставится нумерация (достаточно не указывать страницы, т.е. нумеровать только сами листы). Причем на саму прошивку тоже необходимо поставить печать.

Пример заполненного образца выписки из трудовой книжки показан на рисунке.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В самом низу документа нужно поставить визу «ВЫПИСКА ВЕРНА». Если она отсутствует, организация вправе не принять документ в работу. После этого подпись должен поставить непосредственный руководитель сотрудника. Он указывает свою должность, название компании, ставит подпись с расшифровкой (фамилия, инициалы) и ставит дату.

Имеют ли право отказать в выписке

Трудовая книжка является собственностью того, на кого она выписана, поэтому в ведении работодателя она находится временно, а именно ровно на тот период, пока между предприятием и сотрудником действует трудовой договор.

Отказать в выписке из трудовой книжки работодатель не может – право работника на ее получение закреплено в трудовом законодательстве РФ.

При его нарушении сотрудник компании может пожаловаться в трудовую инспекцию за восстановлением справедливости.

Выписка и копия

На практике копия трудовой книжки и выписка из нее – это два разных документа. Несмотря на то, что по своему назначению они практически совпадают, требования к оформлению разные:

1. Копия предполагает механическое копирование каждой заполненной страницы документа – от титульной, где содержатся ФИО, сведения об образовании и другие личные данные, до страницы с последней записью о текущем месте работы. При этом заверение работодателем не требуется – все зависит от того, какие условия ставит орган или организация, в которые нужно предоставить копию. В случае заверения на каждой странице ставится оригинальная печать работодателя и подпись уполномоченного сотрудника.
2. Выписка – это только часть копии трудовой книжки. При этом собственно персональные данные сотрудника, которые приводятся на первой странице, не копируются, а вписываются по установленной форме. С тех страниц, сведения о которых понадобились, снимаются копии, которые в обязательном порядке заверяются и печатью, и подписью.

Вот почему важно четко разделять эти два документа и оформлять именно тот, который нужен сотруднику. Тем не менее, с точки зрения юридического действия это 2 равноценных документа. Поэтому в интересах сотрудника уточнить, какую именно бумагу требуется предоставить в банк или в другое учреждение по месту требования.

Порядок и сроки выдачи выписки

Если возникла потребность в выписке из трудовой книжки, единственное, что нужно сделать – написать и любым удобным способом передать работодателю заявление в свободной форме на имя руководителя предприятия или ответственного сотрудника.

На основе этого заявления выпускается соответствующий приказ, который служит основанием для выдачи документа.

По закону выписка должна быть готова в течение трех дней с момента написания заявления. При этом работник может указать и другие, более сжатые в сроки, но работодатель не обязан идти ему навстречу. Поэтому если есть какая-то особенная срочность, лучше запастись письменными доказательствами этого и обязательно прикрепить их в виде приложения к заявлению.

Нужно ли указывать причину получения выписки

Работодатель обязан выдать выписку из трудовой книжки вне зависимости от того, куда и для каких целей она нужна сотруднику.

Более того – он не имеет права требовать с него объяснений. Иными словами, подчиненный может просто попросить предоставления ему выписки безо всяких обоснований и адреса, по которому она требуется.

Куда может потребоваться выписка

Обычно выписки требуются в:

• государственные органы (для установления права того или иного человека на субсидии, льготы и прочие финансовые послабления),
• банковские структуры (для анализа платежеспособности клиента при выдаче займов и кредитов).

Однако, этими организациями перечень учреждений, которые могут попросить выписку из трудовой не ограничивается – список на самом намного шире. В числе прочего выписка может понадобиться и при трудоустройстве на другую работу в качестве совместителя.

Особенности оформления

Больше всего вопросов возникает при подготовке документа в следующих случаях:

• при работе по совместительству;
• для родственников умершего сотрудника;
• при совмещении должностей.

При работе по совместительству

Трудовая книжка при занятости по совместительству находится у основного работодателя, сотрудник кадровой службы которого обязан:

• заносить в нее информацию о дополнительном месте работы;
• оформлять выписку по запросу.

Таким образом, выписка при занятости по совместительству будет содержать сведения как об основной, так и о дополнительной работе.

Нужно ли оформлять дубликат трудовой книжки при утере документа? Читайте в нашей статье.

Где должны храниться трудовые книжки? Узнайте тут.

Где оформить трудовую книжку впервые? Смотрите здесь.

Для родственников умершего сотрудника

Для оформления различного рода пособий родственники имеют право забрать оригинал трудовой книжки такого сотрудника у работодателя.

При совмещении должностей

Такое понятие означает, что специалист в основное рабочее время исполняет не только свои должностные обязанности, но и чужие. Например, если его коллега длительно отсутствует.

При совмещении должностей, в отличие от работы по совместительству, не делают дополнительных записей в трудовую книжку, соответственно такой информации не будет и в выписке.

Работнику лишь начисляется определенный процент от оклада замещаемого сотрудника.

Какую информацию содержит выписка из трудовой книжки

Типовая форма выписки из трудовой книжки должна содержать следующую информацию:

• В правом верхнем углу прописываются реквизиты организации.
• В центре пишется наименование документа «Выписка из трудовой книжки» и номер книжки и дата ее оформления.
• Ниже прописывается фамилия, имя и отчество сотрудника, который запросил выписку, а также его дата рождения, образование, специальность, должность.
• Далее должно быть указано ФИО и должность ответственного сотрудника, а также его подпись.
• Ниже подписывается владелец трудовой книжки.
• Затем в таблице дублируется информация, имеющаяся в трудовой. В каждой строчке указывается дата приема или увольнения, а также ссылка на документальное основание (приказ, распоряжение и т.д.). При этом должны учитываться все существующие требования к внесению информации в трудовую книжку. Все записи в обязательном порядке указываются в хронологическом порядке.
• В выписке также указывается поощрения и награды сотрудника, связанные с трудовой деятельностью (если они имели место быть).

Бланк выписки из трудовой книжки

Если сотруднику необходима выписка по текущую дату, то нужно отметить, что он продолжает работать по настоящий момент.

Подписывает выписку начальник кадровой службы или руководитель организации. Больше информации о том, как вшить вкладыш в трудовую книжку здесь.

Выписка автоматически считается недействительной, если сотрудник уволился с предприятия, на котором ее выдавали (при условии, что документ охватывал и последнее место работы).

В таблице указанно что важно учитывать при оформлении выписки из трудовой книжки

Процедура получения

Некоторые факты Для заказа выписки из трудовой книжки потребуется заявление.Оно должно включать следующую информацию: 1) обращение к руководителю в верхнем правом углу (название фирмы, ФИО директора в дательном падеже), ниже указываются личные данные сотрудника в родительном падеже (должность, отдел и ФИО); 2) просьбу выдать выписку согласно ст.62 ТК РФ; 3) подробное указание, какие сведения нужно в ней отразить. Сотруднику необходимо подписать заявление и проставить текущую дату, в течение 3-х дней после которой работодатель обязан выдать готовый документ.

Для получения выписки сотрудник должен оформить письменное заявление на имя руководителя. Строгой формы документа нет. Как правило, в нем указывается период, за который необходима выписка (может быть как несколько месяцев, так и несколько лет), и прописывается ссылка на ст. 62 Трудового кодекса РФ. Согласно этой ссылки работодатель обязан предоставить сотруднику документы, касающиеся его трудовой деятельности, в течение трех дней после получения запроса.

Бывают случаи, когда работодатель требует указать в заявлении причину, по которой понадобилась выписка. Это неправомерно, поэтому причину сотрудник не обязан указывать.

На основании заявления руководитель подписывает соответствующее распоряжение. После этого ответственный сотрудник кадровой службы готовит выписку.

Если выписку из трудовой книжки необходимо оформить руководителю предприятия, то процедура получения будет аналогичной. Подпись может поставить и другое лицо, которое имеет право заверять документы.

Документ готовится бесплатно, и работодатель не имеет права взимать какую-либо плату за оформление выписки. Также сотруднику не может быть отказано в ее получении, так как это его право закреплено статьей 62 ТК РФ. При нарушении своих прав сотрудник может подать жалобу в трудовую инспекцию.

В зависимости от места предъявления документа лучше предоставлять выписку или копию документа. Например, в Пенсионный Фонд чаще всего нужна копия трудовой книжки, а для оформления большей части пособий в управлении социальной защиты – выписка.

Основная разница между этими документами — их объем: выписка из трудовой книжки всегда меньше ее копии. В остальных моментах оба варианта имеют одинаковую юридическую силу, если правильно оформлены, заверены печатью работодателя и подписью ответственных лиц.

Как сделать выписку из трудовой книжки: образец + инструкция 

Выписка из трудовой книжки — бланк с данными о профессии, трудовом стаже, прошлых этапах карьеры и текущей должности работника. Единой унифицированной формы для таких случаев не существует, поэтому каждая организация самостоятельно решает, как должна выглядеть и заверяться выписка из трудовой книжки (образец заполнения рекомендуется распечатать, чтобы кадровик хранил его на рабочем месте и при необходимости сверялся). Обычно используется фирменный бланк работодателя с его реквизитами и контактными данными, но можно напечатать выписку и на обычном листе формата А4. 

Образец документа вы можете скачать в начале статьи >> 

Как сделать выписку из трудовой книжки: пошаговая инструкция 

Шаг 1. Зарегистрируйте заявление, принятое от сотрудника. Сразу же отсчитайте три дня с даты регистрации, чтобы определить крайний срок оформления выписки. Если через три дня документ не будет готов, работодатель нарушит требования статьи 62 ТК РФ.

Шаг 2. Заполните «шапку» выписки. Укажите полное и сокращенное название организации, если бланк не фирменный, а чуть ниже — тип документа, на основании которого составляется выписка, и ее порядковый номер. Обязательно укажите дату оформления трудовой книжки и сведения о ее владельце, скопированные с титульного листа оригинала: фамилию, имя и отчество, дату рождения, уровень полученного образования, профессию (специальность).

Шаг 3. Заполните основную часть. Рекомендуется оформлять ее в виде таблицы, поделенной на четыре графы — точно так же, как страница в оригинальном бланке, в разделе «Сведения о работе». Записи копируйте полностью, без сокращений и аббревиатур, с указанием порядковых номеров и дат. Не забывайте каждый раз ссылаться на приказы и другие документы, на основании которых были сделаны записи. Все сведения в выписке должны в точности совпадать с оригиналом.

Шаг 4. Заверьте выписку и проставьте текущую дату. Документ без даты и заверительных реквизитов у работника могут не принять. Придется снова тратить время, только теперь уже на переоформление. Чтобы не допускать ошибок, ориентируйтесь на образец выписки из трудовой книжки (скачать типовую форму можно в начале статьи). 

На каком языке составлять справку

И сама выписка, и все реквизиты, подтверждающие ее подлинность, оформляются только на русском языке (ст. 62 ТК РФ). Если работник просит перевести документ на английский или любой другой иностранный язык, например, для получения визы или трудоустройства в зарубежную компанию, объясните, что это не входит в обязанности работодателя. Получив выписку на руки, сотрудник всегда может перевести ее за свой счет и заверить у нотариуса в соответствии с положениями статьи 35 Основ законодательства РФ о нотариате. 

Читайте в «Системе Кадры»:

Для чего нужна?

Документ может потребоваться для предоставления в управление социальной защиты, в Пенсионный фонд, в суд, для получения загранпаспорта или кредита.

Для загранпаспорта

В случае подачи пакета документов в электронном виде через портал «Госуслуги», информация о занятости вносится в анкету. Поэтому предоставлять выписку из трудовой книжки не нужно.

Ее следует подготовить при очной процедуре получения загранпаспорта.

Понадобится выписка из трудовой книжки со сведениями о занятости за последние 10 лет.

Для соцзащиты

Документ входит в список необходимых при оформлении социальных выплат или материнского капитала, а также при усыновлении ребенка.

Чаще всего необходима выписка из трудовой книжки со сведениями о последнем месте работы.

В Пенсионный Фонд

При оформлении или переоформлении пенсии сотрудник может подтвердить стаж выпиской из трудовой книжки, оригиналом или копией этого документа.

С 2019 года работодатель не имеет права отказать работнику в выдаче трудовой книжки для предоставления в Пенсионный фонд согласно федеральным законам о страховых и накопительных пенсиях.

Для суда

В случае судебного процесса или исполнительного производства может потребоваться выписка из трудовой книжки за конкретный период, фигурирующий в деле.

При получении кредита

Банки запрашивают такие документы для подтверждения работодателя и минимального стажа на последнем месте занятости.

Чаще всего требуется информация за последние 6 месяцев.

Срок действия

Работник, желающий получить выписку, должен направить на имя работодателя заявление. На его основании работодатель выпустит приказ – основание для выдачи справки. По закону выписка должна быть готова на протяжении трех дней с момента создания заявления.

При этом работником могут быть указаны более сжатые временные рамки, однако работодатель не обязан идти ему навстречу. Стоит понимать, что срок действия этого документа составляет месяц с момента фактического оформления. Наряду с этим бумага утрачивает свою силу в случае увольнения специалиста и его перевода на другое рабочее место.

Как сделать выписку из трудовой книжки?

За составление такого документа ответственен работодатель. Приведем основные правила его оформления, бланк и образец заполнения.

Где брать?

Для получения выписки  необходимо обратиться к руководителю организации, который выдаст распоряжение на ее подготовку.

Непосредственным составлением выписок занимается ответственный сотрудник отдела кадров.

Нужно ли заявление на выдачу?

Для заказа выписки из трудовой книжки потребуется заявление.

Оно должно включать следующую информацию:

• обращение к руководителю в верхнем правом углу (название фирмы, ФИО директора в дательном падеже), ниже указываются личные данные сотрудника в родительном падеже (должность, отдел и ФИО);
• просьбу выдать выписку согласно ст.62 ТК РФ;
• подробное указание, какие сведения нужно в ней отразить.

Важно: сотруднику необходимо подписать заявление и проставить текущую дату, в течение 3-х дней после которой работодатель обязан выдать готовый документ.

Пример:

Старшему экономисту ООО «Имя» Петровой О.С. нужна выписка из трудовой книжки с информацией о последнем месте работы для оформления детского пособия.

Для того чтобы получить такой документ, сотруднице следует обратиться в приемную руководителя с заявлением.

Образец оформления приведен ниже:

Пример заявления на получение выписки из трудовой книжки

Общие правила

Приведем стандартные правила подготовки выписки из трудовой книжки.

Документ оформляется на фирменном бланке организации и должен содержать следующую информацию:

• данные о работодателе (наименование, юридический адрес, контакты);
• сведения о трудовой деятельности специалиста (места работы, должности, стаж) за необходимый период времени;
• перечисляются награждения и поощрения при их наличии.

В выписку обязательно вносятся сведения с первой страницы трудовой книжки:

• ФИО сотрудника и его дата рождения;
• образование;
• специальность.

Далее:

• В конце выписки указывается, что работник трудоустроен в организации по настоящее время.
• Данные заверяются подписью сотрудника отдела кадров, подготовившего выписку, печатью организации и проставляется дата.

В случае если выписка состоит из нескольких листов, их нужно пронумеровать, заверить и прошить.

Важно: выписка автоматически становится недействительной в случае перевода на другую должность или смены места работы.

За сколько лет делается?

Выписка из трудовой книжки может охватывать любой период занятости, который укажет сотрудник в заявлении на ее получение.

Самыми короткими являются документы, содержащие сведения о текущем месте работы или об изменениях за последние 3–6 месяцев.

Заверяется ли нотариусом?

Выписку может заверить как работодатель, так и нотариус. Второй способ подходит, когда трудовая книжка находится «на руках» у сотрудника.

Кроме того, нотариальное заверение документа может потребоваться при устройстве на работу за рубежом или при подаче документов на лицензирование профессиональной деятельности.

Важно: если в трудовой книжке будут ошибки (неверные даты, формулировки), то нотариус может отказать в предоставлении услуги до исправления таких фактов по месту работы.

Как выглядит? Бланк и образец заполнения

Содержание выписки определяется требованиями инстанции, для предоставления в которую готовится документ. Например, может понадобиться только информация по стажу, текущему месту работы или занятости за последние несколько лет.

Бланк выписки из трудовой книжки регламентируется ТК РФ и содержит следующие обязательные элементы:

• реквизиты организации вверху первой страницы;
• указание наименования документа в центре «Выписка из трудовой книжки»;
• персональные данные сотрудника;
• таблица со сведениями о трудоустройстве в хронологическом порядке за заданный период.

Скачать бланк и образец выписки из трудовой книжки можно здесь:

Бланк выписки из трудовой книжки

Образец выписки из трудовой книжки

Как сделать выписку из трудовой книжки и как ее заверить

На практике процесс изготовления является простым и понятным. Однако может появиться определенный перечень вопросов. Прежде всего, возникает логичная задача. Она связана с тем, что нужно определиться с объемом сведений, которые должны быть включены в бумагу.

Если в какой-то орган потребуются данные о работе физического лица за последние годы (3 года), то копировать записи 20-ти летней давности нецелесообразно. Проще всего воспользоваться выпиской за пару лет.

Оформление происходит силами работника, несущего ответственность за работу и взаимодействие с кадрами. Чаще всего это специалист, ответственный за хранение трудовых книжек. Многие записи требуют официального заверения.

Читайте так же: Как подготовиться и пройти собеседование на английском

Почему нельзя воспользоваться трудовой книжкой

В ряде ситуаций сотрудник может нуждаться в получении подлинного образца трудовой книжки. В частности, когда нужно обратиться в Пенсионный Фонд РФ для оформления пенсионного обеспечения.

Запрета на личную выдачу трудовой книжки работнику в законе нет. Но стоит понимать и принимать тот факт, что даже в случае составления расписки работником ответственность за утрату по-прежнему остается на уполномоченном лице, что подтверждено в Письме Роструда №656-6-0 от 18 марта 2008 года.

Куда может потребоваться выписка, и кто ее делает

В некоторых ситуациях работник может нуждаться в получении соответствующей выписки:

• оформление кредита (она нужна для предъявления сотрудникам банка);
• создание визы для поездки в другую страну;
• оформление страховой пенсии;
• прохождение собеседования на новом рабочем месте;
• обращение в органы социальной защиты для получения государственных льгот, субсидий, пособий;
• доказательство собственной правоты в судебных инстанциях.

Во всех этих ситуациях работодатель выдает заверенную копию или выписку из трудовой книжки. Выдача производится не позднее трех дней с момента подачи сотрудником соответствующего заявления (ст. 62 ТК РФ).

При этом информация, отраженная в копии или справке, должна на 100% соответствовать сведениям оригинала. Созданием выписки обычно занимается кадровый специалист, секретарь или непосредственно руководитель. Заверение происходит силами любого ответственного сотрудника или нотариуса.