Как оформляется отпуск

Расскажем о порядке оформления отпуска. Узнаете, не позднее какого времени должен быть извещен работник перед началом ежегодного отдыха. Поведаем, как правильно его утвердить для сотрудников, идущих не по графику, и какие бумаги при этом нужны. Процедура оформления отпуска сотрудника по Трудовому кодексу РФ - что нужно сделать работнику, чтобы взять ежегодный оплачиваемый отдых. Какие документы нужно оформить - правила составления и образцы для скачивания.

ШАГ 3: РАССЧИТЫВАЕМ СТАЖ НА ОТПУСК

После того как кадровик определился с продолжительностью основного и дополнительного отпуска, необходимо рассчитать, сколько же дней отпуска заработал работник.

Для этого следует рассчитать стаж, который дает право на получение отпуска. Ведь если работник отпуск еще не заработал, то предоставляя отпуск авансом, работодатель рискует. Не всегда при увольнении работнику начисляется зарплата, достаточная для удержания оплаты дней отпуска, использованных авансом.

Стаж, который дает право на получение ежегодного очередного оплачиваемого отпуска, исчисляется с первого дня работы у работодателя. Рабочий год исчисляется со дня приема работника на работу и заканчивается по истечении рабочего года. Рабочий год не совпадает с календарным, поэтому у каждого работника свой период рабочего года.

Обратите внимание, что не все периоды, когда работник числился в организации, можно включить в стаж, который дает право на предоставление ежегодного очередного оплачиваемого отпуска (ст. 121 ТК РФ).

В стаж работы включаются:

• время работы в организации;
• время, когда работник не работал, но за ним сохранялось место работы (время ежегодного оплачиваемого отпуска, нерабочие праздничные дни, дни временной нетрудоспособности, выходные и другие дни отдыха);
• время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на работе;
• период отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр не по своей вине;
• время отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.

В стаж для ежегодного отпуска не включаются:

• время отсутствия на работе без уважительных причин;
• время отпусков по уходу за ребенком;
• время отпусков без сохранения заработной платы, превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.

• Расчет стажа для ежегодного отпуска, если работник в рабочем году использовал менее 14 календарных дней отпуска без сохранения заработной платы.

Приведем пример расчета стажа на отпуск.

Аринин М.А. принят . Работник подал заявление о предоставлении ему ежегодного отпуска с на 14 календарных дней. При этом работнику с по предоставлялся ежегодный оплачиваемый отпуск в количестве 7 календарных дней, а он использовал 1 день отпуска без сохранения заработной платы. Также Аринин М.А. находился на больничном с по .

● За рабочий год с по Аринину М.А. по общему правилу полагается 28 календарных дней отпуска. Поскольку время ежегодных отпусков и временной нетрудоспособности включается в стаж для предоставления ежегодных отпусков, учитываем в стаж данные периоды.

● Из общего количества дней, полагающихся за рабочий период, нужно вычесть дни уже использованного отпуска. Таким образом, Аринину М.А. за период с по полагается:

28 к.д. ежегодного отпуска – 7 к.д. использованного отпуска = 21 к.д.

У работника накопилось необходимое количество дней отпуска, и отпуск в количестве 14 календарных дней может быть ему предоставлен.

• Расчет стажа для ежегодного отпуска, если работник в рабочем году использовал более 14 календарных дней отпуска без сохранения заработной платы.

Если работник использовал отпуск без сохранения заработной платы периодом более 14 календарных дней, этот период в подсчет стажа также не включается согласно ст. 121 ТК РФ (см. также письма Роструда от № 854­6­1; от № 1519­6­1).

Работница принята . Работнице с по было предоставлено 26 дней отпуска без сохранения заработной платы.

В период стажа, дающего право на предоставление ежегодного отпуска, включается только период отпуска без сохранения заработной платы в количестве 14 календарных дней. Остальные дни в отпускной стаж не входят и «сдвигают» границу рабочего года на 12 календарных дней (26 – 14 = 12) Таким образом, последний день текущего рабочего года придется не на , а на ( + 12 дней).

• Расчет стажа для дополнительного отпуска за «вредную» работу.

Дополнительный отпуск планируется (как и ежегодный) в графике отпусков. Однако в стаж работы, дающий право на ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска за работу с вредными или опасными условиями труда, включается только фактически отработанное в этих условиях время (часть третья ст. 121 ТК РФ).

Согласно п. 8 и 9 Инструкции о порядке применения Списка производств цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день (утверждена постановлением Госкомтруда СССР, ВЦСПС от № 273/П­20, в ред. от ), полный дополнительный отпуск предоставляется, если работник в рабочем году фактически проработал в производствах, цехах, профессиях и должностях с вредными условиями труда не менее 11 месяцев. Если работник в рабочем году проработал во вредных условиях менее 11 месяцев, то дополнительный отпуск ему предоставляется пропорционально отработанному времени.

Для исчисления стажа работы, дающего право на указанный отпуск, необходимо подсчитать количество дней, которые работник фактически отработал во вредных условиях труда (не менее половины продолжительности рабочего дня). Далее следует определить количество полных месяцев работы во вредных или опасных условиях труда. Для расчета количества полных месяцев работы во вредных условиях труда необходимо суммарное количество дней такой работы в течение года разделить на среднемесячное количество рабочих дней. Если остаток составляет менее половины среднемесячного количества рабочих дней, он исключается из подсчета, если половину и более – округляется до полного месяца (письмо Роструда от № 657­6­0).

Работник принят на должность газорезчика . Работник подал заявление о предоставлении ему ежегодного отпуска с на 14 календарных дней и ежегодного дополнительного отпуска с на 12 календарных дней (согласно коллективного договора). Работнику с по предоставлялся ежегодный оплачиваемый отпуск в количестве 7 календарных дней.

На момент предполагаемого начала дополнительного отпуска работник отработает во вредных условиях с по , что составляет 11 месяцев. Поскольку работник отработал не менее 11 месяцев, работнику предоставляется полный дополнительный отпуск в количестве 12 календарных дней.

Из общего количества дней, полагающихся работнику за данный период, нужно вычесть период уже использованного отпуска.

Таким образом, работнику за период с по полагается:

28 к.д. ежегодного отпуска + 12 к.д. дополнительного отпуска – 7 к.д. использованного отпуска = 33 к.д.

Работник принят на должность машиниста . Он подал заявление о предоставлении ему ежегодного отпуска с на 14 календарных дней и ежегодного дополнительного отпуска с на 8 календарных дней (согласно коллективного договора). Работник свой отпуск еще не использовал.

На момент предполагаемого начала дополнительного отпуска работник отработает во вредных условиях с по , что составляет 8 месяцев. Поскольку работник отработал менее 11 месяцев, необходимо рассчитать количество дней дополнительного отпуска. Для этого нужно определить количество дней, в которые работник фактически отработал во вредных условиях труда не менее половины продолжительности рабочего дня.

Например, работник работал полный рабочий день. Тогда для расчета применим формулу:

124 дня работы во вредных условиях / 29,4 (среднемесячное количество рабочих дней) = 4,22 к.д.

Таким образом, на работнику полагается 4 календарных дня дополнительного отпуска.

У работника накопилось необходимое количество дней основного ежегодного отпуска. Также работодатель предоставляет работнику дополнительный отпуск в количестве 4 календарных дней.

ШАГ 1: НАПРАВЛЯЕМ ИЗВЕЩЕНИЕ О НАЧАЛЕ ОТПУСКА ИЛИ ПОЛУЧАЕМ ЗАЯВЛЕНИЕ РАБОТНИКА

До сих пор многие кадровики сомневаются, нужно ли работнику писать заявление на отпуск. Давайте разберемся.

Как известно, очередность предоставления отпусков определяется графиком отпусков (часть первая ст. 123 ТК РФ). Работодатель утверждает график не позднее чем за две недели до начала года, на который он составлен. График утверждается с учетом мнения профсоюза (при его наличии) (часть первая ст. 123 ТК РФ). После того как график отпусков утвержден, он становится обязательным для работника и работодателя (часть вторая ст. 123 ТК РФ).

Это правило не касается тех категорий работников, которым работодатель обязан предоставить ежегодный отпуск в удобное для них время. К ним относятся:

• мужья в период нахождения их жен в отпуске по беременности и родам (часть четвертая ст. 123 ТК РФ);
• ветераны боевых действий (Федеральный закон от № 5-ФЗ «О ветеранах», в ред. от );
• «чернобыльцы» (п. 5 ст. 14 Закона РФ от № 1244-1 «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС», в ред. от );
• работники, супруги которых являются военнослужащими (п. 11 ст. 11 Федерального закона от № 76-ФЗ «О статусе военнослужащих», в ред. от );
• внешние совместители, которым предоставляется отпуск одновременно с отпуском по основной работе (часть 1 ст. 286 ТК РФ);
• Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации, полные кавалеры ордена Славы (п. 3 ст. 8 Закона РФ от № 4301-1 «О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы» в ред. от , с изм. от ).

Извещение о начале отпуска

Утвержденной формы извещения о времени начала отпуска нет, поэтому работодателю следует разработать ее самостоятельно. Однако нужно учесть, что в документе должна быть следующая информация:

• наименование организации;
• исходящий номер и дата регистрации документа;
• должность, фамилия и инициалы работника;
• наименование структурного подразделения;
• крайние даты предоставляемого ежегодного отпуска;
• подпись работодателя.

Обратите внимание! Извещение о времени начала отпуска (Пример 1) работник должен получить под роспись не позднее чем за две недели до начала отпуска (часть первая ст. 123 ТК РФ).

По утвержденному графику отпусков секретарь Ильина Н.Б. должна идти в отпуск с по . Ознакомиться под роспись с извещением о времени начала отпуска в этом случае Ильина Н.Б. должна не позднее .

Если в отпуск идут несколько работников, уведомить их можно одним документом (Пример 2). Следует учесть, что две недели до отпуска — это минимальный срок, можно уведомлять и ранее.

По графику работники идут в отпуск в различные дни июля – с по . 2019г. Значит, всех работников, идущих в отпуск в июле, можно уведомить 12 июня. Для тех, кто идет в отпуск , срок предупреждения будет минимальный, для всех остальных – больше минимального.

Заявление о предоставлении отпуска

Форма заявления о предоставлении отпуска законом также не предусмотрена, поэтому, получив заявление работника, необходимо проверить, присутствуют ли в документе все необходимые реквизиты, а именно:

• наименование организации-работодателя;
• должность, фамилия и инициалы руководителя;
• должность работника и наименование структурного подразделения;
• фамилия и инициалы работника.

В тексте заявления работник указывает, какой отпуск он просит предоставить (основной или дополнительный), дату начала отпуска и количество дней отпуска.

Чтобы упростить процесс и снизить количество ошибок, организация может разработать бланк заявления – работникам останется только его заполнить. Однако и на заполненном бланке заявления должна стоять собственноручная подпись работника (Пример 5 ).

Заявление о предоставлении ежегодного отпуска нужно подавать заранее. Это позволит руководителю найти замену работнику на время отпуска, а бухгалтерии – рассчитать отпускные, которые должны быть выплачены не позднее, чем за три дня до начала отпуска (часть девятая ст. 136 ТК РФ).

Если работодатель нарушает это требование законодательства, он выплачивает работнику денежную компенсацию (ст. 236 ТК РФ). Чтобы избежать споров, лучше закрепить сроки предоставления таких заявлений в локальном нормативном акте, например, в Правилах внутреннего трудового распорядка:

Извещения о начале отпуска и заявления о его предоставлении рекомендуем регистрировать в специальном журнале (Пример 6 ). Это позволит избежать споров о дате предоставления заявления.

Отзыв сотрудника из отпуска

Бывает так, что в связи с острой производственной необходимостью, руководству компании требуется срочно отозвать сотрудника из отпуска. Сделать это законно вполне возможно, только для этого обязательно потребуется письменное согласие отзываемого.

При этом, неиспользованную часть отпуска придется в будущем предоставить данному человеку в любое удобное лично для него время или же, при соглашении сторон, присоединить к отпуску следующего года.

Как оформить отпуск

Для того чтобы пойти в отпуск, работник подает работодателю соответствующее заявление. Без заявления работника можно обойтись, если работник будет отдыхать в соответствии с графиком отпусков. В этом случае наоборот, работодатель должен напомнить работнику за 2 недели до начала его отпуска о том, что ему пора отдохнуть (ст. 123 ТК РФ). Определенной формы, как уведомить работника, не существует. Поэтому работодатель сам решает, каким образом известить работника (Письмо Роструда от № 1693-6-1).

Даже если изначально запланированный отпуск был перенесен на другое время, информация о переносе отражается в графике отпусков. А значит, можно обойтись без заявления работника на отпуск.

Возможна ситуация, когда отпуск работника не отражен в графике отпусков. Например, в случае, если работник устроился к работодателю в текущем году и дополнения в график отпусков не вносились. Тогда работник должен предоставить работодателю заявление на согласованное с ним время отпуска. Сделать это нужно не позднее чем за 3 календарных дня до даты начала отпуска, ведь это минимальный срок, за который работник должен успеть получить свои отпускные (ст. 136 ТК РФ). Если этот срок будет пропущен, работодателя могут оштрафовать за нарушение трудового законодательства (ст.  КоАП РФ).

В заявлении на отпуск без сохранения заработной платы работник указывает причину отпуска и срок, на который просит этот отпуск предоставить. Если дать отпуск за свой счет работодатель обязан, причину в заявлении нужно конкретизировать и при необходимости подтвердить документально. В остальных случаях причину отпуска можно не уточнять, указав «по семейным обстоятельствам».

Учебный отпуск предоставляется также на основании заявления работника, которое должно быть подкреплено соответствующими документами, обосновывающими право на отпуск (справка-вызов из образовательной организации, решение диссертационного совета и др.).

Стаж для получение ежегодного отпуска

Правило № 3

Несмотря на то, что право на первый ежегодный основной оплачиваемый отпуск возникает у нового сотрудника спустя шесть месяцев непрерывной работы, работодатель не имеет права отказать в просьбе о предоставлении досрочного отпуска (авансом), до истечения полугода, ряду сотрудников:

• женщинам перед отпуском по беременности и родам и после него (ст. 122 ТК РФ);
• сотрудникам моложе 18 лет (ст. 122, 267 ТК РФ);
• сотрудникам, которые усыновили детей в возрасте до трех месяцев (ст. 122 ТК РФ);
• мужьям, если их жены находятся в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
• иным сотрудникам, согласно иным нормативным документам. Например, женам военнослужащих согласно п. 11 ст. Закона от № 76-ФЗ.

Если сотрудник оформлен совместителем, то ему вообще не обязательно ждать шесть месяцев: отпуск работодатель обязан предоставить и в более ранние сроки (авансом).

Правило № 4

Работодатель обязан правильно исчислять стаж, который дает право сотруднику на ежегодный основной отпуск.

Перечень периодов, которые следует включить в расчет стажа, приведен в части 1 статьи 121 ТК РФ. Например, в стаж следует включить время, когда сотрудник фактически не работал, но согласно законодательству за ним сохранялось место работы. А в части 2 статьи 121 ТК РФ поименован перечень периодов, которые следует исключить при расчете стажа. Например, время, когда сотрудница находилась в отпуске по уходу за ребенком до трех лет, должно быть исключено из расчета.

Правило № 5

В общем случае ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется в календарных днях. Ряду сотрудников отпуск должен быть предоставлен в рабочих днях: сотрудникам, с которыми заключен срочный трудовой договор на срок не более двух месяцев, а также сезонным работникам.

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск в рабочих днях предоставляется и другим категориям сотрудников, например, судьям. Согласно статьям 120 и 139 ТК РФ, отпуск таких сотрудников работодатель должен пересчитать в календарные дни.

Какие документы нужны?

Для оформления ежегодного оплачиваемого отпуска необходимо подготовить следующие документы:

1. График отпусков. Это документ, в котором изложено распределение дат выхода в очередной отпуск для каждого работника предприятия. Его наличие является обязательным, а отсутствие считается основанием для установления штрафных санкций. Оформление графика осуществляется в содействии с сотрудниками предприятия. То есть руководитель или представитель отдела кадров должен поинтересоваться, какое время было бы наиболее удобным для работников. При этом вместе с пожеланиями сотрудников, нужно учитывать правила ТК РФ и возможности работодателя. График заполняется на специальном документе (форма Т-7).
2. Заявление в отдельных случаях, когда нет графика.
3. Приказ о предоставлении ежегодного отдыха наряду с графиком является обязательным документов, для удостоверения факта выхода работника на отдых. Оформляется он по форме Т-6 и содержит наименование отпуска, персональные сведения работника, а также период предоставления.
4. Записка-расчет. На ней, кроме сведений об очередном отпуске, указывается информация о выплатах, причитающихся в период отдыха. Существует специальная форма записки Т-60. Заполняется она с двух сторон: лицевая часть служить для включения данных об отпуске (дата начала и окончания, вид и т.д.). На другой стороне указывается сведения об оплате отпуска.
5. Оформление данных о предоставленном периоде в личную карточку Т-2.
6. Проставление отметок в табеле учета рабочего времени Т-12 или Т-13.

Обязательно ли сотруднику писать заявление?

Ежегодный отпуск является гарантированным периодом отдыха, который предоставляется каждому гражданину.

Стандартная процедура оформления выхода на заслуженный отдых не предполагает обязанности написать заявление. Работодатель может его запросить, но работник писать данный документ не обязан.

Если обратиться к трудовому законодательству, то согласно действующим правилам каждый работник по истечении 6 месяцев отработанного периода имеет право выйти на заслуженный отдых. При этом нигде не написано, что по общим правилам сотрудник обязан уведомить свое начальство о начале отпуска. Это обязанность входит в компетенцию руководителя, который должен за две недели до наступления нового года определить очередность выхода на отдых.

Однако не стоит расслабляться.

В отдельных случаях, когда сотрудник отработал меньше 6 месяцев, когда нет графика или очередной отдых предоставляется в период, отличный от запланированного, выход на отдых возможен только при оформлении заявления.

Например, некоторые категории работников могут запросить очередной отпуск в любое время на основании заявления:

1. Женщины, если выход на отпуск связан с беременностью.
2. Сотрудники, которые приютили детей в возрасте до 3 лет.
3. Все работники в возрасте до 80 лет.

При наличии указанных обстоятельств, работник может оформить заявление о предоставлении отпускного периода, а работодатель должен издать приказ.

Как оформить заявление — скачать образец:

Как составляется приказ?

Приказ обязательно оформляется, без него работник не сможет уйти в отпуск, кадровик не сможет заполнить кадровые документы, а бухгалтер рассчитать отпускные.

Оформляется приказ обычно по типовой форме Т-6, в нем отражается:

1. Информация об организации, в которой работает гражданин. Вместе с фирменным наименованием в шапке документа должен присутствовать код предприятия.
2. Персональные сведения работника. Указывается прописью в дательном падеже. Также указывается табельный номер сотрудника.
3. Информация о занимаемой должности. Указывается отдел, в котором работает гражданин, название занимающей должности. Как и персональные сведения, все данные отображаются без сокращений.
4. Период отдыха. В отдельной графе указывается дата начала отпускного периода, а также дата окончания.
5. Сведения о дополнительном количестве дней. Если гражданин находился в отпуске больше указанных 28 дней, то в специальном разделе B обязательно должно быть указано количество выделенных дополнительных дней.
6. Дата оформления документа. В этом разделе руководитель указывает дату составления приказа, который впоследствии считается периодом начала отдыха.
7. Подпись начальства. Внизу документа руководитель организации расписывается тем самым, заверяя документ.

Как оформляется приказ — скачать образец Т-6:

Подготовка прочих кадровых бланков

На основании приказа вносятся данные в прочие кадровые документы, в частности:

• оформляется восьмой раздел личной карточки Т-2 сведения о предоставленном очередном отпуске;
• вносятся обозначения в табель рабочего времени Т-12 или Т-13.

Как оформить восьмой раздел личной карточки при предоставлении ежегодного отдыха:

Можно ли оформить задним числом?

Практика показывает, что случаи, связанные с оформлением приказов о выходе на отпуск задним числом, являются довольно распространенным явлением в трудовых отношениях. Конечно, работодатель может написать заднее число  и тем самым выдать приказ, который  не соответствует графику Т-7.

В данном случае, если работник не успел выйти в отпуск, то для него наиболее целесообразным решением будет перенос отпускного периода. Ст. 124 ТК РФ допускает подобный исход событий. Однако такая возможность появляется только в том случае, если сотруднику не были выданы отпускные.

Расчет отпускных

Для расчета отпускных существуют специальные формулы. В них учитываются фактически отработанные дни, размер среднего дневного заработка и количество отпускных календарных дней. Кроме того, бухгалтерия берет в расчет и те дни, когда сотрудник отсутствовал по уважительной причине (больничные, заранее оговоренные отгулы и т.д.)

Особые обстоятельства: перенесение, продление, разделение отпуска

Как гласит закон, иногда очередной плановый отпуск может быть перенесен на другое время в течение текущего календарного года или продлен.

Это возможно в том случае, например, если сотрудник компании временно утратил работоспособность или вынужден по независящим от него причинам выполнять свои служебные обязанности в период отпуска. Иногда допустимы исключительные ситуации, когда отпуск переносится на следующий календарный год, к примеру, если отсутствие сотрудника в данный отпускной период может негативно сказаться на внутренних производственных процессах предприятия, но подобный перенос возможен только при добровольном согласии человека.

Важно: если сложилось так, что отпуск перенесен на следующий календарный год, то непременным условием будет то, что он обязательно должен быть в течение него использован.

Довольно часто на предприятиях практикуется раздел отпуска на части. Данное решение принимается при добровольном согласии со стороны сотрудника и работодателя. Как правило, 28 дней отпуска делятся на двухнедельные периоды, но, по сути дела, закон никак не ограничивает количество частей, на которые можно эти 28 дней делить. Главное условие – чтобы хотя бы одна часть составляла 14 дней.