Как получить копию трудовой книжки у работодателя

Работнику предприятия может понадобится копия трудовой книжки заверенная работодателем — образец заявления на получение которой мы предлагаем вам изучить. По каким случаям требуется копия трудовой книжки. Как её получить? Образец и бланк заявления на получение копии трудовой книжки. Могут ли отказать в выдаче?

Работник не возвращает взятую трудовую

Работодатель может попасть в сложную ситуацию, если сотрудник упросил выдать трудовую и не возвращает ее. Еще неприятнее, когда трудовая выдана на законном основании, например, для оформления пенсии: в ПФР требуется предоставить оригинал ТК РФ в ст. 62 разрешает и даже предписывает такую выдачу. В законодательстве не указано, что делать работодателю и что за это может грозить сотруднику.

Работодатель не может привлечь нерадивого сотрудника к дисциплинарной ответственности, потому что невозврат трудовой не значится в перечне проступков, за которые она предусмотрена (ст. 21 ТК РФ). Если трудовая была выдана «под честное слово», работодатель может быть наказан органами контроля, так как ответственность за хранение этих документов возлагается на него. Но если выдача была на законном основании, работодатель в отсутствии трудовой на месте не виновен. Чтобы обезопасить себя, следует потребовать у работника объяснительную о причине задержки с возвратом,

подкрепить ее запросом в ПФР. Если работник потерял трудовую до или после использования при оформлении пенсии, работодатель должен оформить дубликат в течение 15 дней.

Заявление на копию трудовой книжки

Иногда бланк нужно предоставить в ПФР или в банк для оформления кредита. Согласно трудовому законодательству, при трудоустройстве книжка передается руководителю, который несет ответственность за ее сохранность. Хранится она в организации до момента увольнения сотрудника. Оригинал выдается только в особых случаях. Поэтому, чаще всего, для предоставления по месту требования оформляется ее заверенная ксерокопия.

Копия книжки – это ксерокопия всех ее страниц. Для ее получения нужно подать заявление на имя руководителя компании, или обратиться с таким заявлением к кадровику. Согласно п.7 Постановления правительства РФ №225 от г., выдать копию бланка сотруднику должны не позднее трех дней с момента получения его заявления. Если вас интересует, как выглядит заявление о выдаче копии трудовой книжки, образец представлен ниже:

60% тех, кто получил второе образование, рады своему решению. Из них 40% смогли встать на ноги за 1 год в новой профессии, другие 30% смогли добиться значимых результатов в новой деятельности за 2 года. Читать подробнее

Трудовая книжка: выдаем оригинал, копию или выписку

Если работник не увольняется, то оригинал трудовой книжки работодатель обязан выдать ему, только если трудовая книжка понадобилась такому работнику для представления в органы социального страхования (обеспечения). В иных случаях работодатель может подготовить для работника или копию трудовой книжки, или выписку из нее. Копия трудовой книжки обычно требуется банком, если гражданин хочет взять кредит.

Оригинал, копия трудовой книжки или выписка из нее представляются работнику на основании его заявления. Выдать такие документы работодатель обязан не позднее 3 рабочих дней со дня подачи работником соответствующего заявления (ч. 1 ст. 62 ТК РФ, п. 7 Правил, утв. Постановлением Правительства от № 225). За нарушение срока выдачи трудовой книжки, ее копии или выписки из нее (в случае, если работник пожалуется в трудинспекцию) работодатель и его должностные лица могут быть привлечены к следующей ответственности (ч. 1 ст.  КоАП РФ):

• предупреждение или штраф на должностных лиц, а также работодателя-ИП в размере от 1 000 до 5 000 рублей;
• штраф на работодателя-организацию от 30 000 до 50 000 рублей.

Копия трудовой книжки или выписка из нее представляется работодателем работнику бесплатно.

Как изготавливается и заверяется копия

Дубликат трудовой книжки в большинстве случаев изготавливают с помощью офисной техники: ксероксов и сканеров. Это достаточно просто и менее трудоемко, чем набор текста на компьютере. Однако копия, изготовленная на ксероксе, может очень плохо отображать некоторые записи, имеющиеся в книжке, если они выполнены небрежно. Такой дубликат, хотя и будет заверенным, как того требует установленный порядок, может не быть принятым к рассмотрению.

Все требования к оформлению копий трудовых книжек можно реализовать двумя основными способами.

Первый из них предусматривает такой алгоритм:

1. Делаем копию всех листов документа, на которых имеются записи, включая титульный лист с данными о работнике и датой заполнения самой книжки.
2. Проставляем на каждом дубликате каждой страницы формулировку «Копия верна».
3. Выполняем подтверждение каждой странички подписью (обязательно с расшифровкой) должностного лица и печатью организации.
4. На последнем листе документа с записями пишем текст: «Продолжает работать» – и заверяем его таким же образом, как было рассказано выше.

Второй способ допускает возможность заверения документа только на последней страничке и выглядит так:

1. Делаем копию всех страниц документа, на которых имеются записи, включая титульный лист с данными о работнике и датой заполнения самой книжки (на листах формата А4).
2. Проставляем на каждом дубликате каждой страницы формулировку «Копия верна».
3. Пронумеровываем и прошнуровываем дубликаты страниц, которые затем необходимо прошить.
4. Выводим шнур на последний дубликат страниц трудовой книжки и заклеиваем его концы прямоугольным кусочком бумаги.
5. Проставляем на данном кусочке листа заверяющие копию реквизиты: подпись (обязательно – с расшифровкой) должностного лица и печать организации. Образец представлен здесь.

Используя данный метод, необходимо обращать внимание на то, чтобы заверяющая печать для каждой из страниц документа, находилась непосредственно на самом тексте ксерокопии, а не на свободном поле листа.

Заявление на выдачу копии трудовой книжки

Во многих организациях (особенно это касается небольших предприятий) для получения копии достаточно обратиться в кадровую службу или к руководителю в устной форме. Для крупных предприятий с большой численностью работников требуется составить на имя директора компании или начальника кадровой службы заявление на выдачу копии трудовой книжки. Образец заполнения заявления может предоставить специалист отдела кадров.

В тексте заявления нужно обозначить просьбу о выдаче. Помимо этого, дополнительно указывается причина, в связи с которой работнику необходим данный документ. После сдачи заявления работником, составляется приказ. Темой приказа является заверка и выдача работнику его заверенной трудовой книжки.

Ответственность за выдачу требуемого документа возлагается на сотрудника отдела кадров либо на бухгалтера. Согласно статье 62 ТК РФ, при наличии письменного заявления, в обязанности работодателя входит выдача на безвозмездной основе требуемых копий документов, связанных с трудовой деятельностью, не позднее трех дней с даты подачи запроса.

Как получить трудовую книжку без увольнения

По закону, трудовые книжки в период работы сотрудника на предприятии хранятся в сейфе работодателя, который несет за их наличие, содержание и сохранность полную ответственность. Для временной выдачи трудовой книжки на руки работника у кадровых специалистов нет никаких законных оснований. Поэтому, если работнику по каким-либо причинам все же нужна трудовая, то он может обратиться с письменным заявлением только на выдачу ее заверенной копии.

В тех редких ситуациях, когда необходим именно оригинал, то можно попросить выдать ее так же в письменной форме с обязательным указанием причины (отлично подойдет необходимость снятия нотариальной копии), датой и подписью с расшифровкой. Не факт, что работодатель пойдет навстречу, но, как говорится, попытка не пытка.

Как получить трудовую книжку при её потере

Никто не застрахован от неожиданной потери трудовой книжки. Понятно, что вернуть оригинал вряд ли удастся, однако в этом случае можно получить ее дубликат. Для этого нужно обратиться к работодателю по последнему месту работы. Сделать это следует обязательно в письменной форме:

• либо путем личной подачи заявления о выдаче дубликата,
• либо через отправление письма почтой России с описью и уведомлением о вручении.

При оформлении дубликата специалист кадрового отдела внесет в нее запись о восстановлении трудового стажа. При этом заново внести получиться только те сведения, которые имеют документальное подтверждение. Иными словами, если у сотрудника нет документов, свидетельствующих о том, что в определенный период времени он работал на том или ином предприятии в такой-то должности, то такую запись на последнем месте работы восстановить не получится.

Проще всего, если на руках есть заверенная копия трудовой – это облегчит процесс ее восстановления, если же нет, то придется побегать.

Для полного восстановления стажа нужно будет посетить все те организации и предприятия, где приходилось ранее работать. В них придется взять все необходимые приказы, выписки и справки. Если же это невозможно, например, по той причине, что предприятие закрылось, нужно будет посетить государственный архив того населенного пункта, где оно было зарегистрировано.

Внимание! Если утрата трудовой книжки произошла по вине работодателя, то все хлопоты и расходы по ее восстановлению он должен взять на себя. Работнику следует только лишь выдать представителю работодателя доверенность на получение необходимых сведений для восстановления трудовой книжки.

Заявление о выдаче копии трудовой книжки

Согласно пунктам 1 и 5 Порядка выдачи копий документов, касающихся прав граждан, утвержденного 04 августа 1983 года, копия подтверждается подписью руководителя (либо иного полномочного лица) и закрепляется печатью. На копии следует указать дату ее изготовления и отразить тот факт, что оригинал документа хранится в организации.

При наличии в организации соответствующего кадрового подразделения работнику целесообразно спросить у его сотрудников о том, как получить копию трудовой книжки, т.к., возможно, в организации локальными актами установлены свои форма и порядок направления заявления. При этом необходимо учитывать, что такие локальные акты не должны противоречить законодательству РФ.

Как правильно заверить копию трудовой книжки

Рассмотрим, как правильно заверить копию трудовой книжки и образец заполнения. Первым делом необходимо скопировать все страницы, начиная с титульной. Копии не снимают с тех листов, где отсутствуют записи. Также необходимо, чтобы продублированные листы были надлежащего качества с читаемым текстом. Масштаб должен соответствовать размеру документа-оригинала.

Следующим этапом будет непосредственно заверка. Согласно правилам, заверка трудовой книжки состоит в проставлении на заключительном листе следующих записей:

• копия верна;
• продолжает работать по настоящее время;
• должность уполномоченного сотрудника;
• подпись уполномоченного сотрудника;
• расшифровка подписи;
• дата заверки.

Помимо этого, необходимо проставить оттиск печати организации на всех листах. Правильно проставленная печать должна одновременно захватывать часть скопированного текста и подпись заверяющего лица. В противном случае, если печать будет стоять на «пустом» месте листа, не захватывая записи, документ может быть признан недействительным.

Также необходимо на всех листах указать:

• копия верна;
• подпись заверяющего сотрудника;
• расшифровку подписи;
• должность заверяющего сотрудника;
• дату заверки.

Рассмотрим, как заверяется копия трудовой книжки, чтобы не проставлять записи на всех листах. Для этого нужно скопировать все листы, после чего сшить их все вместе и пронумеровать. Нитка выводится на последний лист и проклеивается с помощью небольшого бумажного бланка. На этом бланке проставляется количество прошитых листов, подпись и расшифровка подписи заверяющего сотрудника. Также необходимо проставить печать, она должна захватывать одновременно часть бланка с подписью (саму подпись) и последний лист документа, к которому приклеен бланк.

При этом оригинал можно как скопировать, так и набрать на компьютере и распечатать. Такой вариант также приемлем, особенно когда в оригинале содержатся записи, сделанные неразборчивым почерком. Неразборчивый дубликат, даже если она оформлена правильно, могут не принять по месту требования. Поэтому набранный на компьютере и грамотно заверенный документ, несмотря на трудоемкость, может стать выходом из подобной ситуации.

Кто заверяет копию

В основном, изготовление копии и ее заверение осуществляются в отделе кадров организации, где работает сотрудник. Для этого со стороны лица, запрашивающего копию, не требуется писать никаких письменных заявлений или обращений в кадровую службу, достаточно обратиться устно.

После этого специалист отдела кадров обязан в трехдневный срок сделать заверенную копию трудовой книжки и выдать ее заявителю.

Имеются организации, как правило, с большим количеством работников, в которых внутренние правила предусматривают, что работнику необходимо представить в отдел кадров письменное заявление. Сроки предоставления дубликата при этом не изменяются и остаются прежними – 3 дня. За это время сотруднику работодателем должна быть выдана копия, на которой требуется печать организации и подпись ее руководителя (или лица, уполномоченного на это).

На предприятиях и в организациях с небольшим количеством работников, в штате которых отсутствуют отделы кадров, заверяет и подписывает копию либо сам руководитель, либо же главный бухгалтер. Выдача копий индивидуальными предпринимателями также происходит по этим правилам.

Оформление заявления на выдачу копии трудовой

Обратите внимание: часть первая статьи 62 Трудового кодекса содержит прямое указание на письменное заявление работника о выдаче необходимого документ. Обязанность работодателя по выдаче соответствующего документа возникает с момента подачи такого заявления. В дополнение к соблюдению требований законодательства такой подход позволяет упорядочить документооборот и избежать претензий со стороны сотрудников, считающих, что работодатель затягивает сроки выдачи трудовой книжки.

Заявление пишется на имя руководителя и составляется в свободной форме: сотрудник указывает причину, по которой возникла необходимость в получении трудовой, проставляет текущую дату и заверяет документ личной подписью. Сотрудник отдела кадров ставит на заявлении дату его поступления и также расписывается. Это необходимо для того, чтобы проследить за соблюдением установленного законом трехдневного срока выдачи необходимого работнику документа.

Руководитель издает приказ о выдаче копии, ссылаясь на заявление и указанные сотрудником причины запроса. Ответственность за своевременное завершение процедуры возлагается на человека, в обязанности которого входит заполнение документов о трудовой деятельности (чаще всего — кадровика или бухгалтера организации). После регистрации приказа необходимо сделать копию, заверить ее и передать работнику.

Почему сотруднику выдают только те документы, которые связаны с его работой, расскажет эксперт журнала «Кадровое дело»

Можно ли забрать документ у работодателя на время и как получить трудовую книжку по заявлению

В соответствии с трудовым кодексом, а точнее с поправками, которые были введены в него сравнительно недавно, трудовая книжка выдается при наличии определенных обстоятельств. Мало кто знает, но такие обстоятельств могут быть вызваны следующими фактами:

Почему такое значение придается этому, казалось бы, не самому важному документу? Дело в том, что в трудовой книжке собраны все сведения касающиеся общей официальной трудовой деятельности. На основании данных сведений будет складываться пенсионный стаж работника, что характерно для любой официальной работы.

Сколько хранятся данные о заемщиках в БКИ и можно ли исправить кредитное досье Читать подробнее

Зачем писать заявление

Трудовая книжка является документом строго учета, поэтому в отношении нее выработаны определенные нормы и правила, в том числе по ведению и хранению.

Открыть и скачать онлайн

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк заявления на выдачу копии трудовой книжки .docСкачать образец заявления на выдачу копии трудовой книжки .doc

После того, как сотрудник принимается на работу, он сдает свою трудовую книжку в отдел кадров компании. Здесь в нее вносятся все необходимые сведения и здесь же она в составе личного дела работника, храниться вплоть до его увольнения. Ответственность за ее содержание и сохранность обычно несет специалист кадрового отдела, который не имеет права ни вносить в нее какие-либо «лишние» записи, ни выдавать ее на руки кому бы то ни было, даже владельцу. Если же последнему потребуется предоставить информацию из нее в какую-либо инстанцию, кадровик должен сделать с трудовой книжки копию или выписку. Но запуском для начала этого процесса служит письменное заявление со стороны работника.

Заверение трудовой книжки для кредита

• В шапке: на чье имя подается заявление – адресуется руководителю организации, т.е. нужно указать его полное ФИО и должность,
• Далее указывается ФИО и должность работника,
• Данное обращение именуется «Заявлением» и пишите посередине листа с новой строчки,
• В тексте нужно указать, что вы просите выдать вам копию трудовой книжки согласно статье 62 Трудового Кодекса РФ. При этом необязательно указывать причину обращения, но если захотите, например, для предоставления в банк, это не возбраняется,

Еще не так давно большинство банковских организаций в нашей стране выдавали денежные средства в кредит по 1-2 документам. Однако, такая лояльность по отношению к заемщикам привела к тому, что у многих компаний начались проблемы с непогашенными займами, люди просто переставали платить по своим долгам из-за различных финансовых трудностей.

Кто вправе выдать дубликат

Оформить дубликат трудовой книжки обязаны по последнему месту работы. Как правило, это тот работодатель, который внес последнюю запись в трудовую книжку.

Если бывший сотрудник обратился с письменным заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки, помогите ему получить документы, которые подтвердят стаж работы. Форму, в которой работодатель должен оказать помощь, закон не определяет. Можно самостоятельно собрать информацию о трудовом стаже работника или помочь написать письма-запросы. По ним сотрудник получит два вида документов: подтверждающие трудовой стаж до регистрации в ПФР в качестве застрахованного лица и подтверждающие страховой стаж после такой регистрации.

Если вы не последний работодатель, то имеете право отказать в оформлении дубликата

Предпоследний работодатель не обязан оформлять сотруднику дубликат трудовой книжки, даже в случае ликвидации последнего работодателя. На них такую обязанность не возлагают, и отказ в оформлении дубликата трудовой книжки будет правомерен. Однако работодатель может не знать о последнем месте работы сотрудника. В этом случае он оформляет дубликат трудовой книжки, восстановив трудовую биографию работника до момента увольнения от этого работодателя.

Если сотрудник поступит на другую работу, он обращается к работодателю с письменным заявлением оформить новую трудовую книжку, указав причину ее отсутствия. Можно попросить нового работодателя внести записи о пропущенном периоде трудовой деятельности. Основанием послужат документы, подтверждающие работу у бывших работодателей. В том числе у работодателя, прекратившего деятельность. Чтобы получить необходимые документы о работе в ликвидированной организации, рекомендуйте сотруднику обратиться в архив.

Как оформить документ

Заявление на оформление копии трудовой книжки впервые, образец которого будет представлен ниже, оформляют в свободной форме. Унифицированный бланк такого документа законодательством не установлен. Организация вправе составить шаблон самостоятельно. Работнику потребуется только его заполнить.

Заявление на выдачу копии трудовой книжки, образец должен включать:

• просьбу о выдаче ксерокопии книжки;
• дату составления;
• подпись сотрудника.

Можно указать и причину, на основании которой потребовалось получить копию, а также включить ту инстанцию, куда необходимо предъявить документ. Работник вправе это не указывать, работодатель не может требовать внести конкретную причину.

Как составить заявление

Документ можно составить на стандартном листе формата А4 от руки или на компьютере. Основное условие: в бланке должен быть оригинал подписи заявителя. Документ оформляют в двух экземплярах. Один бланк остается у кадровика, второй образец заявитель заверяет у секретаря и оставляет себе.

Как получить трудовую книжку впервые

Как правило, трудовая книжка оформляется в самом начале трудового пути – при первом же трудоустройстве. Для ее получения существует несколько путей:

1. выдает и оформляет трудовую книжку претенденту на ту или иную вакансию кадровик или руководитель предприятия, в которое он устраивается;
2. будущий работник покупает данный документ в канцелярском магазине и оформляет личные данные самостоятельно. Далее он относит книжку в кадровый отдел организации и отдает ее туда для внесения всех необходимых записей и на дальнейшее хранение. Внимание! Никакие записи по поводу работы самостоятельно вносить в свою трудовую книжку нельзя! Они находятся строго в компетенции кадровых специалистов и уполномоченных представителей предприятий и организаций.
3. некоторые ВУЗы в качестве приложения к диплому также снабжают своих выпускников трудовыми книжками. Конечно, это вряд ли позволит вчерашнему студенту быстрее найти работу, но процесс оформления на новом рабочем месте, определенно, ускорит.

Важно! Необходимо помнить о том, что трудовая книжка по своей сути является бланком строгой отчетности, поэтому ее оформление и все записи должны вестись в полном соответствии с Трудовым кодексом РФ.

Куда может потребоваться копия трудовой книжки

Копия трудовой книжки может понадобиться куда угодно. В большинстве случаев, это государственные структуры, например, такие как различные административные и социальные службы (для назначения льгот, пособий, субсидий), а также банковские учреждения (для получения займов и кредитов).

На самом деле, список адресов, по которым может потребоваться предъявление копии трудовой книжки довольно широк, но не исключены и случаи, когда трудовая книжка по каким-либо причинам утрачивается (теряется) и тогда данная копия также может сослужить отличную службу – на ее основе можно сделать дубликат, последовательно восстановив все необходимые записи.

Копия трудовой бывает востребована и при трудоустройстве на вторую работу (т.е. по совместительству).

Имеет ли право работодатель отказать в выдаче копии

Если сотруднику требуется какая-либо информация из трудовой книжки, оформленная в виде выписки или копии, работодатель не вправе отказать ему в этой просьбе.

По закону, трудовая книжка — собственность работника, которая на период действия трудового договора храниться у работодателя. Если не выдать выписку или копию, то это станет нарушением прав работника, по факту которого он имеет право пожаловаться в трудовую инспекцию, которая, в свою очередь, вынесет предписание к устранению нарушения и подвергнет работодателя административному наказанию.

Получение копии трудовой книжки для последующей передачи в банк

В том случае, если работник желает получить на руки оригинал своей трудовой книжки на некоторое время, работодатель также не имеет права отказывать ему в данной просьбе. Однако в данной ситуации порядок предоставления будет включать в себя дополнительные процедуры и этапы. Прежде всего, для выдачи оригинала сотруднику необходимо будет написать специальную расписку. Она также может быть составлена в свободной форме, но с обязательным указанием следующей информации:

Практически каждый банк устанавливает собственные требования в отношении оформления кредита у него. В большинстве случаев в список обязательных документов входит и заверенная копия трудовой книжки, даже если гражданин берет в кредит совсем небольшую сумму.

Нормативная база

Важные выводы:

1. Если трудовая книжка работника утрачена или испорчена, то по письменному заявлению сотрудника оформляют дубликат.
2. Дубликат выдают по последнему месту работы в течение 15 дней с даты обращения работника.
3. В стаж работы включают периоды работы, которые подтверждают официальные документы.

Как заверить копию выписки

В некоторых случаях требуется предоставление выписки из трудовой книжки. Когда нужно предоставить данные, касающиеся только отдельных записей или периодов. В таком случае необходимо скопировать первый титульный лист с личными данными и те листы, где находятся нужные записи.

Заверяется выписка так же, как и полная копия: проставляется печать, подпись ответственного лица, расшифровка подписи, должность и дата заверки.

Для получения выписки нужно обратиться в отдел кадров или к другому уполномоченному лицу (бухгалтеру, руководителю организации) с устным обращением или письменным заявлением на имя главы предприятия или начальника отдела кадров.

Как получить заверенную ксерокопию трудовой книжки?

Копия книжки – это ксерокопия всех ее страниц. Для ее получения нужно подать заявление на имя руководителя компании, или обратиться с таким заявлением к кадровику. Согласно п.7 Постановления правительства РФ №225 от г., выдать копию бланка сотруднику должны не позднее трех дней с момента получения его заявления. Если вас интересует, как выглядит заявление о выдаче копии трудовой книжки, образец представлен ниже:

скачать

Но иногда в организацию достаточно предоставить лишь данные, касающиеся отдельных периодов, входящих в стаж. В этом случае оформляется выписка из документа, то есть делается ксерокопия первой страницы с личными данными работника и ксерокопия нужной страницы. Это значит, что информация будет предоставлена выборочно.

Как оформить дубликат трудовой книжки: пошаговая инструкция, документы и рекомендации

После того как дубликат трудовой книжки заполнен, сведения о нем вносят в журнал учета трудовых. Так как повторный документ имеет ту же юридическую силу, что и оригинал, следовательно, и правила его учета и хранения будут такие же. Отличие только в пометке «дубликат».

Трудовая книжка является основным документом, который подтверждает рабочий стаж человека. А с наступлением пенсионного возраста дает право на получение достойной пенсии. Но что делать, если по каким-то причинам трудовая была утеряна или испорчена? Можно ли заменить документ, и как оформить дубликат трудовой книжки. Выясним главные аспекты данного вопроса.

Если сотрудник уже уволился

В том случае, когда сотрудник просит дубликат, но уже не числится в штате, он также имеет право на получение копии трудовой книжки. Например, у пенсионеров этот документ, как правило, находится на руках и, бывает, теряется. Для оформления и заверения копии необходимо обратиться в кадровую службу организации, где он работал в последнее время перед уходом на пенсию. Специалисты отдела кадров сами выполнят все действия.

Если же возможность обращения в организацию по месту работы отсутствует, копия подтверждается нотариусом.