Как правильно отозвать работника из отпуска

Если вы работодатель, то необходимость вернуть отдыхающего работника на место знакома вам лучше, чем кому-либо еще. Вам следует знать, что эту процедуру нужно выполнять строго по закону, в противном случае можно получить административное взыскание и другие неприятности в лице трудовой инспекции. В пункте 2 статьи 125 ТК РФ утверждается, что отзыв работника из отпуска допускается только с его письменного согласия.

Документальное оформление отзыва из отпуска

Пошагово это выглядит так:

• начать стоит с оформления уведомления об отзыве из отпуска;
• прямо на уведомлении работник указывает, что согласен выйти с определенной даты на работу и когда он хочет воспользоваться оставшейся частью отпуска. Либо может быть оформлен отдельный документ в произвольной форме;
• после того, как согласие на отзыв работника из отпуска получено, необходимо оформить приказ также в произвольной форме.

Как оформить отзыв из отпуска

Отзыв из отпуска по производственной необходимости должен быть соответствующим образом оформлен документально.

С чего начать? Поскольку работник вправе отказаться от досрочного выхода из отпуска, представляется логичным, если работодатель прежде всего заручится согласием сотрудника на прерывание его отпуска. Предложение работнику выйти на работу составляется в произвольной форме. Например, оно может выглядеть так.

Общество с ограниченной ответственностью «Калейдоскоп»

Ведущему инженеру

Сафронову С.А.

Сообщение

от № 3

В связи с производственной необходимостью и болезнью главного инженера проекта Селезнева А.П. просим Вас дать согласие на отзыв из ежегодного оплачиваемого отпуска с 24 мая 2016 года.

В соответствии со ст. 125 ТК РФ неиспользованная в связи с отзывом часть отпуска будет предоставлена Вам в любое удобное для Вас время в текущем рабочем году либо может быть присоединена к отпуску за следующий рабочий год по Вашему желанию.

Генеральный директор         (подпись)                Переверзев О.Н.

Уведомление об отзыве из отпуска

Прямо на таком предложении работник может указать, что согласен выйти с определенной даты на работу и когда он хочет воспользоваться оставшейся частью отпуска. Либо может быть оформлен отдельный документ в произвольной форме.>

Заявление на отзыв из отпуска (образец)

Согласие на отзыв из отпуска (образец)

Генеральному директору

ООО «Калейдоскоп»

Переверзеву О.Н.

Согласие на отзыв из отпуска

от

Я, Сафронов Сергей Александрович, согласен прервать отпуск и приступить к работе 24 мая 2016 года. На основании ст. 125 ТК РФ прошу предоставить мне неиспользованную часть отпуска в количестве 6 календарных дней с 25 июля 2016 года.

23 мая 2016 года                   (подпись)                   Сафронов С.А.

Отзыв из отпуска в кадровых документах

Как уже понятно из текста приказа, при отзыве работника из отпуска по производственной необходимости сотрудник кадровой службы или бухгалтер должен внести изменения в график отпусков. Это можно сделать так. В строке, где указан прерываемый отпуск работника:

• в графе 10 «Примечание» отметить, что определенное количество дней отпуска переносятся на другой период;
• в графе 8 «Основание (документ)» указать приказ об отзыве из отпуска, его номер и дату;
• в графе 9 «Дата предполагаемого отпуска» отразить даты, на которые переносится неиспользованная часть отпуска.

В табеле учета рабочего времени дни, когда работник находился в отпуске, отмечаются буквенным кодом «ОТ» или цифровым кодом «09». А дни, когда сотрудник уже работал (после отзыва), — буквенным кодом «Я» или цифровым кодом «01».

Факт отзыва из отпуска также должен быть отражен и в личной карточке работника – форме № Т-2 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от № 1). В графе 4 раздела VIII карточки нужно указать количество дней, которые сотрудник фактически отгулял в отпуске. При этом в графе 7 «Основание» должны быть указаны реквизиты приказов об отпуске работника и об отзыве из отпуска.

О ведомственных наградах Министерства энергетики Российской Федерации Читать подробнее

Особенности отражения в 1с

На практике есть несколько нюансов, связанных с оформлением формы 1С.

1. Переход на вкладку «Кадровый учет».
2. Выбор пункта «Отпуска», последующая работа будет производиться именно в рамках данной графы.
3. Создание нового документа.
4. Прибавление к общей табличной части конкретного работника с указанием вида отпуска и его даты.

Формирование нового приказа осуществляется в любой ситуации. При этом не имеет значения, был ли месяц закрыт, или нет. Если же вести речь о расчетной документации, с ней дело обстоит иначе. В целях начисления отпускных выплат используется соответствующий документ «начисление отпуска сотрудникам».

Вводить такие сведения можно в ручном или автоматизированном порядке (через «анализ неявок»). Для этого происходит нажатие на кнопку открытия начислений и создания документов. Потом останется нажать на кнопки «рассчитать» и «провести».

Если момент отзыва из отпуска приходится на время, когда месяц начисления закрытию еще не подлежал, необходимо посетить документ «начисление отпуска», исправить дату его завершения и произвести перерасчет по суммам. Если же начисление произведено в прошедшем месяце, появляется кнопка исправления, которой и должен воспользоваться кадровик.

Происходит создание нового документа, а затем осуществляются необходимые расчеты со сторнированием начислений за неиспользованные отпускные дни.

Финансовые вопросы

Оплата отпуска была произведена заранее, за 3 дня до первого дня отдыха. На начисленные суммы отпускных были начислены налоги по российскому законодательству.

Так как для бухгалтерии становится не ясным вопрос, когда будет реализовано право на отдых, многие операцию подлежат сторнированию:

• НДФЛ;
• налог на прибыль;
• пенсионные отчисления;
• травматизм;
• взносы в ФСС;
• медицинское страхование.

Действия бухгалтера по оплате

Бухгалтер-расчетчик вынужден учесть излишне уплаченную сумму отпускных. Переплата по взносам также должна быть скорректирована.

Для этого работодатель ожидает следующий период начисления заработной платы и осуществляет проводки:

Какая компенсация требуется?

Бухгалтер-расчетчик обязан вычесть все переплаты из следующей заработной платы сотрудника.

Что делать с переплатой отпускных?

Переплата отпускных сторнируется по примерному «сценарию»:

• Сергеева О.А., средний заработок которой за 1 день составляет 800 рублей, воспользовалась правом на отдых с 22 апреля. Ее отпуск продолжительностью 20 дней рассчитывался как 20*800= 16 000. Эта сумма за вычетом НДФЛ составила 13 920. НДФЛ -2 080.
• Работника вызвали на работу по ее согласию с 03 апреля. Осталось – 7 дней «неотгуленного», но оплаченного периода. В конце месяца бухгалтер удерживает из заработной платы 800*7=5600.

Налоги и взносы

Бухгалтер сторнирует все ранее начисленные взносы:

• Отчисления на пенсионное обеспечение 5 600*22 процента=1 232
• Медицинское страхование 5 600*5,1 процента = 285,60
• Социальное страхование 5 600*2,9 процента=162,40
• Удержанный НДФЛ 5 600*13=728
• Отчисления по несчастному случаю 5 600*0,2 процента=11,20

Сколько дней отпуска в году положено инвалидам? Узнайте тут.

Когда писать заявление на очередной отпуск? Читайте здесь.

Шаг четвертый. Вносим изменения в график отпусков и личную карточку работника

График отпусков. Сразу после подписания приказа об отзыве из отпуска внесите изменения в график отпусков. Напомним, что график отпусков (форма N Т-7) утвержден постановлением Госкомстата России от N 1. В графике укажите:
— в графе 8 «Основание перенесения отпуска» — реквизиты приказа, на основании которого переносится отпуск;
— графе 9 «Дата предполагаемого отпуска» — дату предполагаемого отпуска;
— графе 10 «Примечание» — сведения об отзыве сотрудника из отпуска.
Личная карточка. Далее внесите информацию об отзыве из отпуска в личную карточку работника — форму N Т-2 (утверждена постановлением Госкомстата России от N 1).
В разделе VIII «Отпуск» личной карточки укажите:
— вид отпуска (ежегодный основной оплачиваемый отпуск);
— период работы, за который предоставлен отпуск (рабочий год);
— количество календарных дней отпуска;
— даты его начала и окончания;
— основание предоставления и т.д.
Если же дата окончания отпуска изменилась, нужно внести исправления в личную карточку:
— в графах 4 и 6 зачеркните неверные даты и количество дней одной чертой и впишите верную информацию;
— в графе 7 запишите реквизиты приказа, на основании которого произошли изменения.
В личной карточке работника (форма N Т-2) нужно указать количество фактически использованных дней отпуска. Это нужно для того, чтобы в последующем правильно подсчитать неиспользованные дни отпуска.

Уведомление об отзыве из отпуска

Обязан ли работодатель обосновывать в документе причины отзыва из ежегодных отпусков? Если иное не установлено в локальных актах организации, письменно объяснять причины отзыва работников из ежегодных отпусков работодатель не обязан.

Уведомление об отзыве из отпуска можно оформить в виде докладной или служебной записки от непосредственного руководителя (начальника отдела) или другого лица на имя руководителя. Текст документа может быть таким: «В связи с производственной необходимостью (болезнью инженера по технике безопасности М.С. Ивакиной) предлагаю отозвать из ежегодного оплачиваемого отпуска главного инженера Петренко И.С.».

Что говорит ТК РФ?

Очень часто бывает, что Трудовой Кодекс не отвечает на все вопросы работодателя.

В нашем случае, в статье 125 основного документа, пункте 2 и 3, описывается лишь, как организовать на предприятии официальный отзыв из отпуска и кого нельзя отзывать.

Пункт 3 статьи 125 ТК РФ четко определяет список тех лиц, которых запрещается беспокоить в течение отпускного периода.

Сюда входят:

• несовершеннолетние лица;
• беременные женщины;
• те, кто осуществляет свою работу на предприятиях с вредными и опасными условиями труда.

Таким образом, когда ценный специалист не желает прервать дни отдыха, то у работодателя практически отсутствуют инструменты, дабы принудить к исполнению рабочих обязанностей.

Трудовой Кодекс РФ

Возможен ли и в каких случаях?

Отзыв возможен при положительном решении самого отпускника.

Это могут быть следующие причины:

• собственное желание сотрудника выйти на работу раньше срока;
• предстоящая налоговая проверка и прочие проверки контрольно-надзорных органов;
• для направления в командировку;
• внезапная аварийная ситуация;
• для расследования обстоятельств несчастного случая;
• форс-мажорные обстоятельства, причинившие значительный ущерб организации;
• болезнь сменщика и т.д. и т.п.

Оценка обстоятельств и необходимости вызова производится самостоятельно администрацией работодателя.

В некоторых случаях эти мотивы излагаются в Правилах внутреннего распорядка организации или в другом локальном нормативном акте. Однако действия работодателя должны быть адекватными сложившемуся положению вещей и направлены на устранение экстремальных, незапланированных ранее ситуаций.

При производственной необходимости (инициатива работодателя)

Механизм отзыва из отпуска по производственной необходимости выглядит следующим образом:

• оформить докладную записку;
• найти работника;
• заручиться его согласием;
• подписать приказ об отзыве из отпуска;
• пересчитать отпускные.

Найти работника в период отдыха – трудная задача.

Но и об этом можно заранее позаботиться, включив в должностную инструкцию ответственного лица обязательство о сообщении места проведения отпускного периода.

Служебная записка оформляется на имя руководителя компании начальником структурного отделения. В ней четко прописываются мотивы вызова и дату предполагаемого первого дня работы сотрудника подразделения.

Руководитель организации как работодатель вправе отказать начальнику в решении данного вопроса или поставить резолюцию «В приказ». Но в нормативном акте организации обязательно должна присутствовать ссылка «с согласия работника».

Допустим, что руководитель компании не осведомлен о месте пребывания сотрудника.

Для этого используются все «лазейки»:

• мобильная связь;
• буклеты санаториев, оставленные на работе перед планируемым отпуском;
• анкета, предложенная сотрудникам до ухода;
• «выдержки» из разговоров с коллегами.

По инициативе работника

В пункте 2 статьи 125 ТК РФ утверждается, что отзыв работника из отпуска допускается только с его письменного согласия. Для того чтобы его получить, специалисту по кадровым вопросам необходимо связаться с сотрудником по телефону, электронной почте и сообщить о намерении руководства.

Можно ли сделать это без согласия работника?

Согласно Постановлению Верховного суда № 2 от года отказ работника подчиниться требованиям администрации работодателя не может иметь правовых последствий.

Постановление Пленума Верховного Суда РФ от N 2

Данный факт не признается нарушением трудовой дисциплины. Максимум последствий этого проступка – разговор на повышенных тонах.

Один день или несколько?

Этот вопрос решается на усмотрение работодателя и самого сотрудника. В приказе об отзыве из отпуска указывается точное количество неиспользованных дней в формулировке: «с представлением 5 (пяти) дней по желанию работника».

Для каких периодов допускается, а когда запрещено?

Не допускается прерывание отпускного периода в период учебы.

Ежегодный оплачиваемый отпуск

А вот в период ежегодных оплачиваемых отпусков работодатель имеет право попытаться добиться согласия работника на отзыв. Если возражений нет, то нормативных препятствий не предусмотрено.

Декретный или по уходу за ребенком

Мать, родившая ребенка, может самостоятельно инициировать выход на место занятости.

Понятие неполного рабочего времени включает (или одно или другое):

• продолжительность рабочего дня до 7 часов в день;
• неполную рабочую неделю;
• работа по 4 часа в день, по будням.

При неполном рабочем дне заработная плата высчитывается, исходя из часового тарифа, высчитываемого по размеру премии, окладу и надбавкам.

Отдых сотрудника, работающего на вредных условиях

Наемные работники, которые ведут свою деятельность на вредном химическом производстве, рассчитывают на полный отдых. Это право им гарантируется статье 125 частью 3 Трудового Кодекса. Отзыв не разрешен.

Чем грозит работодателю?

Даже если три указанных в пункте 3 категории наемных работников согласны на работу с отрывом от отпуска, действия работодателя попадают под административную ответственность.

Крайние ситуации, противоречащие статье 125 ТК РФ:

Может ли работник отказаться от выхода на работу?

Разумеется, да. Он просто может не отвечать на звонки работодателя. Последствия этого – минимальны.

Положен ли отпуск при работе по совместительству? Смотрите тут.

Приказ об отзыве из отпуска

Руководитель может провести предварительные переговоры с сотрудником об отзыве из отпуска по телефону, электронной почте, скайпу или другим способом. Но выход сотрудника на работу необходимо документально оформить.

Обычно отзыв оформляется приказом руководителя. Так как типовой формы нет, поэтому его можно составить в свободной форме. В приказе прописывают дату досрочного выхода на работу и условия отзыва работника из отпуска. На документе сотрудник проставляет отметку «Согласен» или «Не возражаю» и свою подпись.

Обратите внимание: даже, если сотрудник выходит из отпуска на один день, приказ необходимо оформить в любом случае.

Пересчет отпускных

Отпускные должны быть выплачены сотруднику не позднее чем за три дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ). Работнику начисляются суммы пропорционально количеству дней предоставленного отпуска. Если работника отзывают из отпуска досрочно, количество фактически использованных им дней отпуска оказывается меньше количества дней, оплаченных заранее. Суммы, которые приходятся на неиспользованные дни отпуска, признаются переплатой.
Суммы переплаты оставить работнику в расчете на то, что позднее он использует соответствующие дни отпуска, нельзя. Во-первых, никто не знает, когда работник их сможет догулять. Во-вторых, на оставшуюся часть отпуска будет отдельный приказ, а значит, и отпускные будут исчислены заново, причем из нового расчетного периода (ст. 139 ТК РФ).
В бухгалтерском учете излишне начисленные отпускные сторнируются, проводка делается в том месяце, в котором сотрудника отозвали из отпуска.
Излишне выплаченную сумму отпускных удерживать из заработной платы работника или требовать внести в кассу нельзя. Случаи, когда подобные действия допускаются, строго ограниченны в статье 137 ТК РФ. Бухгалтер должен зачесть сумму переплаченных отпускных в счет будущей заработной платы работника. То есть зарплату за месяц, в котором сотрудника вызвали из отпуска, он получит за минусом суммы излишне выплаченных отпускных. Порядок зачета неиспользованных отпускных советуем прописать в предложении об отзыве из отпуска (образец 2 на с. 59). Соответствующее условие нужно указать и в приказе на отзыв работника из отпуска (образец 3 на с. 60).

Кого нельзя отозвать из отпуска?

Необходимо помнить, что не все категории работников, можно вызвать из отпуска, даже, если они на это согласны. Так Трудовой кодекс запрещает отзывать:

• лиц в возрасте до 18 лет,
• беременных женщин;
• работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ч. 3 ст. 125 ТК РФ).

При нарушении возможно привлечение к административной ответственности по ч. 1 ст. КоАП РФ, а в случае совершения аналогичного нарушения повторно — по ч. 2 ст. КоАП РФ.

Получение согласия от работника на отзыв из отпуска

Согласие сотрудника на выход из отпуска должно быть получено в письменной произвольной форме. Формулировка может быть такой, например: «Я, Петренко Иван Семенович, согласен прервать ежегодный оплачиваемый отпуск с 1 июня 2019 г. Неиспользованную часть отпуска в количестве 5 дней прошу предоставить мне с 20 июля 2019 года».

Шаг второй. Обращаемся к работнику и получаем письменное согласие

Если руководитель не против отозвать работника из отпуска, понадобится оформить письменное обращение к работнику.
Согласно статье 125 Трудового кодекса работодатель должен в этом документе:
— объяснить сотруднику причину и дату отзыва;
— предложить варианты предоставления неиспользованной части отпуска;
— уведомить о праве работника отказаться от выхода из отпуска;
— в случае согласия работника на отзыв из отпуска предложить ему варианты использования неотгулянной части отпуска (так, отпуск может быть предоставлен в удобное для работника время в течение текущего рабочего года или присоединен к отпуску на следующий год), а также варианты возврата излишне полученных отпускных (переплаченную сумму можно внести в кассу организации или зачесть ее в счет выплаты заработной платы).
Отметим, что законодательство не обязывает работодателя оформлять письменное обращение. Можно просто позвонить сотруднику по телефону и сообщить о возникших трудностях.
Однако советуем все же составить обращение на бумаге, будет меньше вопросов у проверяющих. К тому же в нижней части документа работник, получивший его, может указать свое письменное согласие или отказ.
В этом случае вам не придется составлять дополнительных бумаг. Как правило, обращение подписывает руководитель организации. Форма обращения произвольная.

Пример 2. Воспользуемся условиями примера 1. Руководитель не возражает на отзыв продавца А.С. Галкиной из отпуска. Заведующая магазином С.И. Козлова позвонила сотруднице и попросила ее прервать отпуск с 30 августа. А.С. Галкина согласилась выйти на работу.
Как составить письменное предложение об отзыве сотрудницы из отпуска?
Решение. Письменное предложение можно составить так, как показано в образце 2 на с. 59. Свое согласие на отзыв из отпуска А.С. Галкина выразила, сделав соответствующую запись в нижней части документа.

Образец 2. Предложение работодателя прервать отпуск и согласие работника на отзыв из отпуска

Закрытое акционерное общество «Салют»

Исх. N 15
от 28 августа 2013 года Продавцу Галкиной А.С.

Уважаемая Анна Сергеевна!

Просим Вас прервать ежегодный оплачиваемый отпуск с 30 августа 2013 года. Причина срочного отзыва из отпуска — производственная необходимость. Заболела старший продавец И.К. Федотова, и некому работать в отделе «Молочные продукты».
На основании части 2 статьи 125 ТК РФ не использованная в связи с отзывом часть отпуска будет предоставлена Вам по выбору в удобное для Вас время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год.
Ставим Вас в известность, что согласно статье 125 ТК РФ Вы имеете право отказаться и не прерывать свой отпуск.
В случае согласия прервать отпуск и выйти на работу сумма отпускных будет пересчитана. Излишне выплаченную сумму отпускных предлагаем внести в кассу организации или дать согласие зачесть ее в счет выплаты заработной платы.

Генеральный директор Иванцов А.П. Иванцов

Я, Галкина Анна Сергеевна, согласна досрочно выйти из ежегодного оплачиваемого отпуска и приступить к работе 30 августа 2013 года.
Неиспользованную часть отпуска в количестве 10 (десяти) календарных дней прошу предоставить мне с 11 января 2014 года. Сумму переплаты по отпускным прошу зачесть в счет выплаты заработной платы.

28 августа 2013 года Галкина А.С. Галкина

Если же работник не желает идти навстречу работодателю, требовать от него прекращения отпуска нельзя. Также недопустимо применять к нему какие-либо штрафные санкции (п. 37 постановления Пленума ВС РФ от N 2).

Примечание. Если работник не желает выходить из отпуска досрочно, применять к нему какие-либо штрафные санкции нельзя (п. 37 постановления Пленума ВС РФ от N 2).

Отметки в кадровых документах

Не забудьте, что при предоставлении оставшейся части отпуска нужно будет издать новый приказ о предоставлении работнику отпуска. После издания приказа необходимо внести изменения в график отпусков, личную карточку работника и табель учета рабочего времени.

1. График отпусков (форма Т-7) - вносят изменения об отпуске отозванного работника. В графе 8 следует указать реквизиты документа, на основании которого переносится отпуск. В графе 9 — дату предполагаемого отпуска.
2. Личная карточка (форма Т-2) - в специальном разделе личной карточки (разд. VIII «Отпуск») указывают вид отпуска, период работы, за который предоставлен отпуск (рабочий год), количество календарных дней отпуска, даты его начала и окончания, основание предоставления отпуска. Если какие-то сведения меняются, это нужно отразить в разд. VIII. В графах 4 и 6 изменившиеся даты и количество дней зачеркивают одной чертой (синими, черными чернилами), рядом с ними (ниже) указывают новые данные. Графу 7 дополняют информацией о документе, на основании которого произошли изменения.
3. Табель учета рабочего времени - дни нахождения в отпуске до отзыва работника следует отразить в табеле учета рабочего времени (формы Т-12, Т-13) как ежегодный основной оплачиваемый отпуск (буквенное обозначение «ОТ» или цифровое обозначение «09»). Дни, в которые работник работал в связи с отзывом из отпуска, фиксируются буквенным обозначением «Я» или цифровым «01».

Приказ об отзыве из отпуска

После того, как согласие на отзыв работника из отпуска получено, необходимо оформить приказ также в произвольной форме. В нем нужно указать причину отзыва, дату выхода отпускника на работу, а также период, когда работнику будет предоставлена неиспользованная часть отпуска. С этим приказом работник должен быть ознакомлен под роспись.

Образец приказа об отзыве работника из отпуска

Общество с ограниченной ответственностью «Калейдоскоп»

г. Москва                                                                                                                                      

Приказ № 11-к

об отзыве из отпуска

В связи с болезнью главного инженера проекта Селезнева А.П.

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Отозвать ведущего инженера Сафронова С.А. из ежегодного оплачиваемого отпуска с 24 мая 2016 г.
2. Предоставить Сафронову С.А. неиспользованную часть отпуска в количестве 6 календарных дней с 25 по 30 июля 2016 года.
3. Начальнику отдела кадров Петровой Н.А. внести изменения в график отпусков на 2016 г.

Основание: согласие Сафронова С.А. на отзыв из отпуска от  г.

Генеральный директор    (подпись)          Переверзев О.Н.

С приказом ознакомлены:

Начальник отдела кадров       (дата, подпись)      Петрова Н.А.

Ведущий инженер       (дата, подпись)        Сафронов С.А.

Приказ об отзыве из отпуска (образец)

Правила оформления отзыва

Говоря о документальном оформлении данной процедуры, следует учесть необходимость создания уведомления об отзыве. Непосредственно на этом документе сотрудник отмечает, что дает свое согласие на досрочный выход на службу с определенного момента времени.

Также он должен указать желаемые даты использования оставшихся дней отпуска. Для этого может происходить оформление вспомогательного документа. После получения согласия работодатель оформляет приказ, делая это в произвольной форме.

Теперь следует заострить внимание на уведомлении. Есть ли у работодателя обязательство по обоснованию в документе причинных факторов отзыва?

Нет, такой нужды не имеется, если, конечно, это не указано в локальных нормативных актах, составленных в стенах организации.

Следующий этап – получение личного согласия от сотрудника. Его обретение осуществляется в письменной форме, но документ составляется произвольно, т. к. унифицированный шаблон отсутствует.

Работник указывает, что готов выйти на рабочее место, а также прописывает, когда (в какой именно временной период) хочет использовать дни оставшегося отпуска.

На следующем шаге происходит решение вопроса, связанного с оформлением приказного документа. Руководитель вправе общаться с работником по телефону, электронной почте, через специализированные средства IP-телефонии. Однако в любом случае факт выхода сотрудника на рабочее место подлежит непосредственному документальному оформлению.

Для этого работодатель составляет приказ, в котором детально прописывается дата выхода на рабочее место, основные условия отзыва. Прямо на бумаге работник должен проставить отметку о согласии и подпись. Даже если отзыв из отпуска осуществляется всего на 1 день, документ все равно оформляется.

1. График. Для него применима форма под названием Т-7. В нее происходит внесение изменений о временных рамках предоставленного отдыха, а в 8-й графе указываются реквизиты документа, на базе которого осуществляется перенос. В 9-й строке проставляется дата, в которую предполагается уйти на отдых.
2. Персональная карточка. В рамках специального раздела карты работодатель отмечает вид отпуска, временной отрезок, на который происходит его предоставление, число календарных дней, дата начала и конца, основание. Если какие-то сведения подвергаются изменениям, этот факт подлежит отражению в 8-м разделе. В 4-й и 6-й графе даты зачеркиваются с использованием одной черты, а рядом проставляются новые данные. В графе 7 происходит оформление новой информации о документе.
3. Табель учета рабочего времени. В нем отражаются дни пребывания сотрудника в отпуске до момента отзыва. Заполнение документа традиционно осуществляется по форме Т-12, Т-14. Дни, в которые сотруднику пришлось исполнять трудовые обязанности по причине отзыва из отпуска, подлежат фиксированию посредством обозначения «Я» или «01».

Что касается перерасчета положенных к выплате отпускных сумм, он проводится в обязательном порядке.

ТК РФ общий порядок расчетов не предусматривает, но если предполагается взыскание сумм или их удержание, оно допустимо в соответствии со ст. 137 ТК РФ. В связи с этим работодатель имеет возможность:

• лично договориться с работником о возврате в кассу денег за дни отпуска, которые не были использованы в соответствии с назначением;
• оформить отпускные, которые были выплачены излишне, в качестве аванса к суммарной зарплате;
• удержать излишки выданных работнику сумм из его периодического жалования (из заработной платы, получаемой работником).

Если имеют место быть определенные удержания, в рамках ст. 137 ТК РФ не предусмотрена возможность уменьшения общей величины зарплаты на их сумму. Так что если силами работодателя принимается решение об использовании данных способов, то требуется получение согласия сотрудника в письменной форме.

Общий размер удержаний не может составлять более 20% (в соответствии с нормами 138-й ст. ТК РФ). Если отзыв оформляется в выходной день, и он должен будет стать рабочим, оплата производится не меньше чем в двойном размере, или же дается компенсация в любой рабочий день (ст. 153 ТК РФ).