Как вести кадровый учет в ооо

Кадровый учет необходим на любом предприятии независимо от формы собственности, деятельности и количества сотрудников. Кадровые документы с нуля для ООО — это определенный перечень документов, которые должны оформляться на предприятии с момента его создания.

Особенности кадрового учета для микропредприятия

Особенности кадрового учета для микропредприятия

Понятие и статус микропредприятия раскрываются в законе «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации» от № 209-ФЗ.

В соответствии с указанным законом микропредприятие имеет следующие характерные признаки:

1. Численность сотрудников — до 15 человек (ч. 2 ст. 4 закона от № 209-ФЗ).
2. Доход, полученный от всех видов деятельности такого предприятия, не превышает 120 млн руб. (п. 1 ч. 1.1. ст. 4 закона от № 209-ФЗ).

ТК РФ дополнен гл. 48.1, которая содержит особенности регулирования труда субъектов малого предпринимательства, а также микропредприятий (закон «О внесении изменения в Трудовой кодекс Российской Федерации в части особенностей регулирования труда лиц, работающих у работодателей — субъектов малого предпринимательства, которые отнесены к микропредприятиям» от № 348-ФЗ). Вступает она в законную силу .

Так, по условиям указанной главы, микропредприятия получат право отказаться от оформления следующих кадровых документов (ст. 309.2 закона от № 348-ФЗ):

1. Графика сменности.
2. Положения об оплате труда.
3. Правил внутреннего трудового распорядка.
4. Положения о премировании.

При этом определенные условия, которые в иных организациях регулируются указанными локальными нормативно-правовыми актами, работодатель будет обязан внести в трудовой договор. С микропредприятия должны будут заключать трудовые договоры по форме, утвержденной постановлением Правительства РФ от № 858.

Как организовать и кому поручить ведение кадрового учета?

Способов организации учета несколько. Все зависит только от особенностей предприятия и от того, какой выбор сделает руководитель. Самые распространенные варианты:

Создать целый кадровый отдел, если в компании работает много народу

Отдел кадров в организации

А когда штат маленький, то можно нанять одного специалиста. Достоинства этого способа в том, что работа организовывается руководителем так, как ему нравится и регулируется, и контролируется по его собственным принципам.

Минусы тоже существуют: трудно проверить профессионализм принимаемого специалиста, поэтому имеется риск, что на работу будет принят не совсем компетентный кадровик.

Придется тратить время и деньги на обучение или искать другого сотрудника.

Передать ведение в руки специалиста, которого посоветовали

Преимущества этого варианта организации учета в том, что если человека порекомендовали, то (возможно) он действительно справляется с работой, то есть он был проверен в деле. Конечно, с таким кадровиком нужно обговаривать условия работы, чтобы они устраивали обе стороны.

Недостатки: все-таки необязательно рекомендации себя оправдают. А также руководителей иногда смущает тот факт, что подобный специалист не несет ответственности за свои ошибки и, вообще, в целом ни за что не отвечает.

Поручить кадровое дело бухгалтеру или хорошему секретарю

Плюсы: Это экономит время и деньги. То есть, нет необходимости подбирать кадровика, и отсутствуют расходы на ведение учета.

Недочеты: главная проблема при выборе такого способа — это то, что сотрудники выполняют дополнительную работу после основной, что приводит к ошибкам, промахам, пробелам и элементарному отсутствию необходимых документов. И, конечно, здесь важны профессиональные знания по теме кадрового учета. И если у того же секретаря они присутствуют, то риск осложнений в данном случае сводится к минимуму. И наоборот.

Доверить кадровый учет аутсорсинговой организации

Хорошо: вся кадровая деятельность ложится на плечи аутсорсинговой компании, которая берет на себя такую ответственность на основании договора. Кроме того, что по кадровым вопросам оказывается постоянная, непрерывная помощь, выбор такого способа существенно сокращает расходы.

Читайте также! Табель учета рабочего времени 2019: бланк и образец заполнения

Минусы: нужно выбрать хорошо зарекомендовавшую себя, серьезную компанию, а также необходимо наладить взаимодействие, создать концепцию работы со специалистами, которые будут трудиться вне офиса.
Руководителю осталось только выбрать наиболее удобный и подходящий для него способ ведения кадрового учета, взвесив все «за» и «против» каждого метода.

Общие аспекты

Сегодня процесс кадрового учета регламентируется на законодательном уровне. Именно поэтому на каждом крупном предприятии, где количество работников достаточно велико, обычно формируется кадровый отдел.

Его сотрудники обязаны осуществлять оформление документации в соответствии с установленными нормами.

Причем если отдельная документация унифицирована и должна составляться в соответствии с образцами, иная формируется на предприятии.

Существует множество различных нюансов, связанных с ведение кадрового учета на предприятии.

Именно поэтому необходимо будет заранее разобраться со следующими основополагающими вопросами:

• что это такое?
• с какой целью осуществляется?
• правовое регулирование.

Что это такое?

Прежде, чем приступить к организации кадрового учета на каком-либо предприятии, необходимо будет обязательно ознакомиться с определением данного понятия. Так как только так возможно будет избежать основных ошибок.

Под термином «кадровый учет» понимается учет движения сотрудников, работников, состоящих на различных должностях.

При этом подобного рода учет должен вестись не только у юридических лиц, но также у индивидуальных предпринимателей.

Кадровый учет в обязательном порядке подразумевает следующие моменты:

• документальное оформление приема на работу сотрудника;
• перемещение работников по должностям;
• увольнение сотрудников;
• регламентирование трудовых отношений между самими работниками и их руководством;
• организация труда;
• иное.

Причем в зависимости от сферы деятельности конкретного предприятия учет будет иметь различные особенности.

Сегодня помимо общепринятых нормативных документов, которые регламентируют процедуру учета, имеются специализированные. Действие их распространяется на предприятия, ведущие деятельность в определенных сферах.

Например, муниципальные организации, иные. Особенно важно быть внимательным при ведении кадрового учета государственных служащих.

С какой целью осуществляется

Кадровый учет с нуля пошагово изучить будет достаточно проблематично. Но если руководитель в дальнейшем планирует принимать большое количество работников, то ему стоит уделить этому моменту внимание.

Грамотно организованный кадровый учет позволяет одновременно решать сразу большое количество самых разных задач. Основные цели ведения кадрового учета различаются в зависимости от сферы деятельности.

Но возможно сформулировать основные задачи, решение которых необходимо во всех без исключения организациях:

Если же по какой-то причине работодатель самостоятельно заниматься подобной деятельностью не желает и в то же время собственный отдел организовывать не спешит, можно воспользоваться услугами кадрового учета.

Сегодня очень многие сторонние предприятия предлагают подобные услуги. За определенную плату оформляется вся необходимая документация.

Также ведется вся иная документальная деятельность, связанная с ведением кадрового учета.

Правовое регулирование

Важно помнить о большом количестве нормативных документов, которые регламентируют ведение кадрового учета. Важно помнить о большом количестве самых разных нюансов, непосредственно связанных с ведением учета.

К основополагающим нормативно-правовым документам, связанным с подобного рода деятельностью, сегодня можно отнести следующее:

Особое внимание важно уделить именно различного рода ГОСТам, а также всевозможным унифицированным системам.

На данный момент основополагающим документом, регламентирующим процесс ведения трудовой, являются «Правила ведения и хранения трудовых книжек».

Утверждены Постановлением Правительства РФ №255 от г. Изучить все нормативные документы, касающиеся кадрового учета, достаточно сложно.

Особенно если дело касается предприятия, одновременно работающего в нескольких различных направлениях. В таком случае желательно будет избежать ручного оформления.

Кадровую структуру предприятия смотрите в статье: состав и структура кадров предприятия.

Формулу коэффициента постоянства кадров, читайте здесь.

Одним из самых востребованных и качественных программ сегодня делаются в 1С. Данная структура предлагает своим клиентам обширный перечень автоматизированных программ для производства.

Как открыть свой ломбард с нуля? Вопрос, которым задается предприниматель, решивший открыть собственное дело. Но, прежде чем приступить к оформлению документации и поиску места для ломбарда, стоит составить бизнес-план и посчитать, как скоро окупятся вложенные средства. Читать подробнее

Необходимые кадровые документы для ООО

Чтобы не попасть под ответственность перед законом, нужно обязательно знать какие же документы должна иметь организация.

Дорогой читатель! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону.

Это быстро и бесплатно!

Содержание:

• Группы кадровых документов
• Виды
• Унифицированные формы по учету кадров
• Пошаговая инструкция по созданию кадрового учёта в ООО с нуля
• Штрафы за неведение кадрового учёта

Что должно быть:

• Протоколы о том, что Общество было создано.
• Решение самих учредителей о том, что ООО было создано.
• Заключения от органов по контролю.
• Деловую бумагу, которая фиксирует государственную регистрацию созданной фирмы.
• Документы, которые устанавливают право и подтверждают наличие имеющегося имущества у Общества.
• Специальные бумаги, которые связаны с производством ценных бумаг, в том числе и облигаций.
• Положения о созданных филиалах организации.
• Список аффилированных лиц.
• Специальные протоколы о заседаниях и собраниях органов ООО.
• Иные деловые бумаги, которые предусмотрены законодательством.

Группы кадровых документов

Кадровые документы, по целевой принадлежности, делятся на 2 обширные группы:

1. Деловые бумаги, которые закреплены с воплощением способов по управлению предприятием труда и персоналу (к примеру, пункты о структурных подразделениях и правила о трудовом распорядке в предприятии, а также другие).
2. Деловые бумаги, которые связаны с учётом личного количества рабочих (относятся к ним: приказы о приёме на должность или переводе на иную и другие).

Как ведётся учёт

Для ведения учета нужно правильно организовать документооборот.

Дебиторская задолженность в балансе отображается на нескольких счетах.

Примеры расчетов коэффициента фондоотдачи и фондоемкости смотрите здесь.

Для этого необходимо сделать следующее:

• разработать внутреннюю нормативную базу;
• подготовить штатное расписание для каждой единицы штата;
• произвести штатную расстановку;
• подготовить трудовые соглашения;
• разработать формы по личному составу;
• оформить карточки Т-2;
• утвердить бланки заявлений для сотрудников;
• подготовить внутренние приказы.

Образец формы Т2

Все кадровые действия должны подтверждаться первичкой. Их перечень закрепляется в нормативных актах.

Виды кадровой документации

Кадровую документацию принято делить на две группы:

1. Бумаги, основным назначением которых является регулирование условий труда на фирме, а также способов управления персоналом, например положение о структурном подразделении, правила внутреннего трудового распорядка.
2. Документация, направленная на учет личного состава предприятия, например приказы о приеме на работу, предоставлении отпусков, направлении в командировку и т. д.

Еще одна классификация кадровых документов предполагает их разделение на следующие подгруппы:

1. Документация, регламентирующая трудовую деятельность предприятия:
   • трудовой договор;
   • приложения к трудовому договору;
   • трудовая книжка;
   • личное дело сотрудника;
   • прочие документы.
2. Документация, носящая распорядительный характер. К ней можно отнести приказы по личному составу и иные распоряжения. О том, как оформить эти документы, можно узнать из статьи «Приказы по личному составу - это какие приказы?»
3. Внутренняя служебная переписка.
4. Различная документация, относящаяся к учету и регистрации, например журнал регистрации приказов по личному составу. О правилах его оформления можно узнать из статьи «Как правильно вести журнал регистрации по личному составу».
5. Документация, содержащая информативно-расчетную информацию, например табель учета рабочего времени.

Как вести учет кадров в организации

Осуществлять учет кадров в организации необходимо в соответствии с действующими нормативными документами. Отклонения от установленных законодательством норм не допускается.

Но у большинства впервые столкнувшихся с необходимостью ведения подобного учета граждан возникают сложности. Именно поэтому стоит заранее рассмотреть вопросы:

• с чего начать;
• какие нужны документы;
• обязательные журналы в кадровом делопроизводстве (образцы).

С чего начать

Самое сложное в постановке кадрового дела на сегодняшний день – самое начало. Первое, чем необходимо будет заняться сотруднику или непосредственно руководителю при постановке в нуля – оформление документации.

Необходимо будет организовать соответствующим образом документооборот. Необходимо будет осуществить следующие действия:

• разработать все требуемые обязательно на предприятии нормативные локальные каты:

1. Правила внутреннего распорядка на предприятии.
2. Основное положение по оплате труда.
3. Инструкции должностного характера.
4. Регламент для отдельных структурных подразделений.
5. Соглашение на обработку персональных данных.
6. Положение о защите данных сотрудников.

• разрабатывается персональное штатное расписание для каждой отдельной штатной единицы;
• формируется штатная расстановка;
• подготавливаются типовые или же специализированные трудовые договора, а также соглашения о материальной ответственности;
• подготовка табеля форм по личному составу;
• оформляется личная карточка работника – по форме №Т-2;
• разрабатываются личные бланки-заявления для работников;
• подготавливаются различного рода внутренние типовые приказы (о возложении обязанностей по ведению воинского учета, а также трудовых).

При этом следует помнить, что оформление всех кадровых событий должно осуществляться обязательно при использовании первичной документации.

Перечень её отражается в соответствующих разделах нормативно-правовой документации. Образы важно рассмотреть заранее.

При возможности и отсутствии автоматизированной системы ведения учета необходимо будет скачать образцы всех необходимых документов из интернета. Важно пользоваться авторитетными источникам.

Какие нужны документы

Сегодня при ведении кадрового учета необходимо будет составить очень большое количество самых разных документов. Но при существует перечень, которые следует оформить в первую очередь.

Такие документы называются «первичными». В этот перечень на сегодняшний день входит следующее (все они пронумерованы соответствующим образом):

Перечень форматов различного рода учетной документации включает в себя не один десяток различного рода документов.

Потому следует быть особенно осторожным при их оформлении. Велика вероятность допущения различного рода ошибок.

Обязательные журналы в кадровом делопроизводстве

Сегодня существует некоторый перечень журналов, которые необходимо обязательно вести в кадровом делопроизводстве.

Некоторые из них являются унифицированными. Составлять их требуется строго в соответствии с действующими стандартами.

В перечень обязательных для ведения кадровых журналов на сегодняшний день входят следующие:

• учета приказов – составляется специально для личного состава;
• учета трудовых соглашения;
• движения трудовых;
• учета военнообязанных;
• учета отпусков;
• регистрации и контроля за документами (поступающими/отправленными);
• учета командировок;
• медицинских осмотров;
• иных.

Полный перечень всех обязательных журналов отражается в законодательстве. Образцы составления можно разыскать в интернете.

Основные права и обязанности детей установлены в 4 разделе Семейного кодекса Российской Федерации. Читать подробнее

Что такое учет кадров и для чего он нужен?

Неотъемлемой частью деятельности каждой компании является кадровый учет. Он представляет собой регламентируемую законодательством работу по регистрации, учету и мониторингу движения работников организации.

Кадровый учет на предприятии

Кадровая деятельность подразумевает оформление:

• приема сотрудников;
• увольнения;
• горизонтальных (перевод между подразделениями) и вертикальных (например, карьерный рост) передвижений;
• командировок;
• больничных листов;
• табеля рабочего времени;
• отпусков (любого вида — ежегодного, без содержания, по беременности и др.);
• личных карточек на каждого сотрудника и т. д.

А также к учету кадров относится:

• ведение воинского учета;
• регламентация трудовых отношений;
• создание и регистрация различных приказов и распоряжений (например, о приеме на работу, поощрении работника и т. п.);
• организация труда и другие моменты.

Вся документация оформляется только согласно требуемым нормам и правилам. Некоторые формы унифицированы, другие устанавливаются на самом предприятии.

Грамотная организация кадрового учета решает многие проблемы и задачи компании. Конечно, нюансов существует тысячи, но есть основные моменты, которые применимы к каждому предприятию.

Понятие кадрового учёта и документооборота

Каждая организация, нанимающая работников, вступает с ними в официальные трудовые отношения. Приём и увольнение, выплата заработной платы и уход в отпуск — всё это сопровождается оформлением документов. И они должны строго соответствовать законодательству.

Для упорядоченной работы компании необходимо вести учёт кадров

Крупные организации, где трудится большое количество человек, формирует для таких задач отдел кадров. Но кадровый учёт не менее важен и для предпринимателя индивидуального. ИП должен вести его в том случае, если нанимает работников. При этом не имеет значения, сколько человек трудится на него, главное, что они есть. ИП должен вести кадровый учёт и документооборот наравне с ООО и предприятиями других форм собственности.

Кадровый учёт — это учёт деятельности всех сотрудников, занимающих определённые должности в компании. Он необходим для организации законных и максимально эффективных трудовых отношений между работником и нанимателем.

В зависимости от того, чем занимается компания, учёт будет иметь свои специфические черты. Но существуют формы, обязательные для всех сфер деятельности. Они регулируются нормативными актами нашей страны.

Документооборот в организации осуществляется в соответствии с нормативной базой

Таблица: законодательные акты о кадровом документообороте

Другие нормативные акты

Помимо упомянутых законов, в сфере кадровой работы используются следующие:

1. Закон о рассмотрении обращений российских граждан № 59-ФЗ от .
2. Закон о государственном языке РФ № 53-ФЗ от .
3. Закон о коммерческой тайне № 98-ФЗ от .
4. Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).
5. Единый квалификационный справочник должностей, руководителей, специалистов и служащих.

Оформляем документы с нуля

Для того чтобы правильно начать оформление кадровой документации на предприятии с нуля, необходимо выполнить следующие шаги:

1. Запастись необходимой литературой, а также справочными материалами, которые значительно упростят оформление некоторых кадровых документов. В этом могут помочь различные правовые системы.
2. Изучить уставную документацию ООО.
3. Определить и составить список документов, которые в обязательном порядке должны быть на предприятии, учитывая специфику его деятельности.
4. На основании решения участников общества заключить трудовой договор с директором ООО.
5. Оформить штатное расписание. О том, как это сделать, можно узнать из статьи «Составляем штатное расписание для ООО в 2019 году».
6. Разработать и утвердить типовой бланк трудового соглашения, который впоследствии будет использоваться при оформлении новых сотрудников. О порядке заключения договоров можно прочесть в статье «Общий порядок заключения трудового договора по ТК РФ».
7. Решить вопрос о том, кто будет оформлять и вести трудовые книжки в ООО. О том, как это делается, можно узнать из статьи «Инструкция по заполнению и ведению трудовых книжек».
8. Оформить сотрудников ООО на работу в надлежащем порядке. О том, какие документы требуются при этом, рассказывается в статье «Какие документы нужны при приеме на работу».

Рекомендации по порядку

При построении системы кадрового делопроизводства изначально следует определиться, какие документы обязательно должны оформляться, а какие нужны для конкретной сферы деятельности.

К необходимым бумагам относятся:

• распоряжения по личному составу (на прием, перевод и т. д.);
• кадровые приказы (на отпуска, премии, командировки и т. д.);
• карточки Т-2;
• трудовые;
• соглашения;

В прочие обязательные бумаги входят следующие:

• штатное расписание;
• положение по ОТ;
• журнал регистрации командировок;
• правила внутреннего распорядка;
• прочие.

Должностные инструкции и Колдоговор вести не обязательно, однако эти документы есть почти у каждого работодателя.

После установления перечня обязательной документации, следует изучить уставные бумаги. На их основании нужно разработать другие документы. Их перечень зависит от характера деятельности юрлица и особенностей условий труда. Например, при необходимости обеспечения работников униформой и СИЗ нужно подготовить распоряжение о порядке и сроках их выдачи, каким сотрудникам они необходимы.

Документально должны подтверждаться компенсации и льготы за работу в особых условиях: на вредных производствах, ненормированную, ночную и т. д. Далее оформляют Положение о кадровом делопроизводстве. В нем отражают список необходимых для работы организации бумаг, порядок их оформления и хранения.

Законодательство не обязывает разрабатывать такое Положение, однако оно существенно облегчит работу кадровикам. На работу в новую организацию сначала принимается директор, затем он набирает остальной персонал.

Состава и количество требуемых должностей отражает штатное расписание. В правилах распорядка отражаются все графики работы, требования к сотрудникам и т. д. Типовое трудовое соглашение разрабатывается на основании норм ТК РФ.

Перед применением учетных журналов их следует подготовить: пронумеровать листы, прошить, скрепить печатью. На последний лист прошивки приклеивают бумажку. На ней указывают число страниц, директор или ответственный исполнитель расписываются, ставится печать. На первой странице журнала пишут наименование организации и дату начала его ведения.