Как оплачивают учебный отпуск в бюджетной организации

При каких условиях и кому оплачивается учебный отпуск на работе по трудовому кодексу - правила расчета, сроки выплаты, необходимые документы. Особенности оплаты ученических дней заочникам, при получении первого, второго высшего образования. Учиться всегда полезно. Хорошо, когда это понимает работодатель. В этой статье мы расскажем о правах, которые имеет работник в связи с учебным отпуском.

Условия предоставления учебного отпуска

По умолчанию учебный отпуск предоставляется только работникам, обучающимся в учебных заведениях с государственной аккредитацией. Информация об этом должна быть указана в справке-вызове, выдаваемой студенту в учебном заведении для предоставления по месту работы. В справке-вызове также указывается уровень получаемого образования.

Учебный отпуск дается только успешно обучающимся сотрудникам, то есть тем, которые не имеют академических задолженностей и допущены к очередной сессии. В противном случае обучающийся сотрудник подлежит отчислению за неуспеваемость. Информация об успеваемости сотрудника также должна быть указана в справке-вызове.

Справка-вызов состоит из двух частей:

• Непосредственно вызов в образовательное учреждение для прохождения ученического испытания.
• Справка, подтверждающая факт сдачи сессии, государственных экзаменов, защиты диплома и др.

Справка-вызов является обязательным документом, оправдывающим предоставление учебного отпуска.

Для предоставления учебного отпуска сотрудник должен написать соответствующее заявление в свободной формой с просьбой предоставления отпуска в связи с обучением на определенное количество дней с сохранением (без сохранения) заработной платы.

Также сотрудник может законно просить об оплате работодателем проезда до места обучения и обратно.

Расчет и оплата учебного отпуска

Для того чтобы учебный отпуск был оплачен, необходимо соблюдение некоторых условий:

• работник получает данное образование впервые;
• сам работодатель отправил своего сотрудника на обучение;
• форма обучения должна быть заочной или очно-заочной;
• учебное учреждение имеет соответствующую аккредитацию.

Работник может получать образование:

• в ВУЗе;
• в вечерней школе или гимназии;
• в техникуме или колледже;
• в училище.

Когда подлежит оплате по трудовому кодексу?

Категории работающих лиц, которым работодатель обязан предоставить не только выходные дни для учебы, но и выплату за них, определены в 26 главе ТК РФ.

Оплата ученического отпуска предоставляется трудящемуся, если выполняются условия трудового кодекса:

1. Предоставлено заявление, лично написанное сотрудником, получающим образование.
2. Получена справка-вызов по месту учебы, в которой подтверждено наличие госаккредитации образовательной системы заведения.
3. Форма получаемого образования не является очной (обучение может быть заочным, очно-заочным).
4. Присутствует основание из главы 26 ТК РФ, дающее право на выходные для учебы.

Подробнее данные условия рассмотрены в статье об особенностях предоставления учебного отпуска.

Сколько дней положено?

При соблюдении перечисленных выше условий руководитель должен оплатить то число учебных дней, которое прописано в справке-вызове, но не более нормативного годового значения, закрепленного в ТК РФ.

Остальные дни по справке-вызову руководителем предоставляются, но не оплачиваются. То есть нормы кодекса имеют приоритетное значение по сравнению со справкой-вызовом.

Количество дней, подлежащих оплате по учебе:

Если в период пребывания в ученическом отдыхе, работник заболел и оформил больничный лист, то по закону пособие по нетрудоспособности не оплачивается, а выплаченные отпускные не пересчитываются.

Сроки выплаты по ТК РФ

Ст.136 Трудового кодекса устанавливает, когда нужно провести оплату — до или после начала отпускного срока. По законодательству нужно платить не позже, чем за 3 (три) календарных дня до начала периода отдыха.

Нарушение установленных сроков выплаты за ученические выходные по ТК РФ расценивается как задержка по оплате труда персоналу, что приводит к ответственности для работодателя:

1. Штрафу для должностного лица (руководителя или иного) – от 10000 до 20000 руб.
2. Штрафу для организации работодателя – от 30000 до 50000 руб.
3. Обязанности по дополнительной выдаче компенсации за дни задержки – за каждый день нужно заплатить 1/150 ставки рефинансирования от суммы долга по выплате за учебный отдых.

Документы основания

Для произведения выплаты учебного отпуска компанией составляется приказ. Этот документ формируется по факту получения от обучающегося работника заявления и типовой справки-вызова.

Оформить приказ можно по бланку Т-6 с заполнением раздела Б, где указывается:

• наименование предоставляемого отдыха – «учебный с сохранением среднего заработка»;
• число отпускных дней, которые оплачиваются;
• начальная и конечная даты периода.

Для осуществления выдачи денежных средств и внесения записей об отсутствии трудящегося в табель и личную карточку нужно документальное основание, для чего и составляется приказ в обязательном порядке. Он нужен и бухгалтеру для проведения расчета и кадровика для внесения необходимых пометок об отсутствии сотрудника в кадровую учетную документацию.

Образец приказа по форме Т-6:

Образец приказа в свободной форме:

Подробное пошаговое оформление учебного отпуска с образцами документа смотрите в этой статье.

Кто платит — работодатель или государство?

При выполнении требований ТК РФ предоставляемый учебный отпуск всегда оплачиваются за счет работодателя, государство в этом не принимает участие.

Работодатель самостоятельно рассчитывает размер отпускных и выплачивает его из денег компании, предназначенных для оплаты труда, на основании составленного приказа при предъявлении работником заявления и типового бланка вызова.

При получении второго высшего образования

В ст.177 ТК РФ четко сказано о том, что работник вправе требовать от руководства компенсаций и гарантий в части предоставления оплачиваемого ученического отпуска только при получении первого высшего, среднего или основного образования.

Если работник учится с целью получения второго высшего образования, то положения главы 26 на него не распространяются. Это означает отсутствие права на получение отпуска по учебе. Более того, по ТК РФ ему не положен даже учебный отпуск без оплаты.

Гражданин, одновременно работающий и получающий второе высшее образование, может рассчитывать на предоставление выходных дней, если сам работодатель предусмотрел такую возможность в своих внутренних нормативных документах. Дни оплачиваются, если в ЛНА указан порядок расчета отпускных.

Например, в коллективный договор включается пункт о том, что сотрудник, получающий второе образование в ВУЗе, может претендовать на учебный отпуск. При этом работодатель дополнительно указывает число положенных выходных дней и возможность сохранения на этот период оплаты.

Порядок предоставления и оплата ученических отгулов при получении второго образования.

Как предоставляется по совместительству?

Обязан ли работодатель по внутреннему или внешнему совместительству предоставлять ученические отгулы работнику? Ст. 287 ТК РФ устанавливает обязанность по оформлению оплачиваемого отдых по учебе исключительно по основному рабочему месту. Совместителю учебный отпуск не положен.

Если работник одновременно трудится по основному месту и по совместительству, то подавать документы нужно основному работодателю, именно он предоставит отдых и оплатит его. При этом по месту совместительства он будет обязан продолжить трудовую деятельность.

Возможность предоставления неоплачиваемых выходных совместителю устанавливается работодателем  самостоятельно. По согласованию определяется возможность отдыха и его длительность.

Должен ли работодатель отпускать заочников?

Лица, учащиеся заочно, вправе рассчитывать на отпуск при выполнении основных условий по ТК РФ — первое обучение, высшее или среднее образование, успешность учебного процесса, предоставленный сотрудником установленный пакет документов. Все дни перерыва в работе оплачиваются по среднему заработку.

Порядок расчета и оплаты

Учебный отпуск оплачивается по такой же схеме, как и основной, то есть, за основу берется средний заработок обучающегося сотрудника за последний год. Для правильного расчета среднего заработка за месяц, следует вначале произвести сложение всех его доходов за годовой период и разделить на 12 месяцев, а затем полученную сумму еще раз разделить на среднее количество дней в месяце. По закону оно принимается равным значению 29,3. Полученное число покажет средний заработок сотрудника за 1 день в расчетный период (год). Далее для определения всего размера компенсации, необходимо полученное число умножить на количество календарных дней отпуска.

Следует учесть, что оплата отпуска должна состояться не позднее, чем за 3 дня до его начала, зачисление средств после окончания сессии и подтверждения справкой-вызовом успешности обучения, является неправомерным. За такое нарушение работодатель несет административную ответственность, причем вне зависимости от того, виноват он на самом деле или нет.

Спорной является ситуация, когда работник прошел обучение неуспешно: были выявлены нарушения, неявки на экзамены, получены неудовлетворительные результаты. Трудовое законодательство не определяет прямо последствия подобных действий. При нецелевом использовании учебного отпуска, работодатель может только предложить работнику вернуть полученные отпускные в добровольном порядке. Если сотрудник с этим не согласится, то удержать денежные средства у него из зарплаты будет неправомерно, так как для этого не имеется правовых оснований. Работодатель может только обратиться с исковым заявлением в суд, однако итог судебного разбирательства спрогнозировать достаточно сложно.

Недопустимо производить замену учебного отпуска денежной компенсацией или, пребывая в таком отпуске, продолжать работать. Здесь работнику полагается заработная плата за отработанные дни, и одновременно средний заработок в виде отпускных считается излишне выплаченным.

Какой учебный отпуск не оплачивается

К неоплачиваемым относятся следующие виды учебных отпусков:

• Если работник получает образование на той ступени, на которой он уже обучался ранее и имеет соответствующий диплом. Например, если сотрудник имеет диплом бакалавра, ему не будет оплачен учебный отпуск по программе бакалавра, но будет оплачен – по программам магистра и специалиста. Исключение составляет ситуация, когда работодатель сам направляет сотрудника на подобное обучение: в этом случае отпуск может быть оплачен. Кроме того, среднее профессиональное образование по программам подготовки квалифицированных рабочих и по программам специалистов среднего звена, которые, хотя и относятся к одному уровню образования, не считаются друг по отношению к другу вторыми (дублирующими).
• Период вступительных испытаний в высших (15 дней) и средних специальных учебных заведениях (10 дней).
• Период прохождения аттестации на подготовительных отделениях высших учебных заведений (15 дней).
• Период экзаменационной сессии на очной форме обучения в высших (15 дней) и средних специальный учебных заведениях (10 дней).
• Период государственной итоговой аттестации в высших (1 месяц) и средних специальных учебных заведениях (до 2-х месяцев).

Работник вправе брать учебный отпуск по перечисленным основаниям без сохранения заработной платы.

Особенность расчета в различных ситуациях

При заочном или очно-заочном (вечернем) обучении работник может претендовать на оплачиваемый отпуск при получении образования такого уровня впервые в образовательном учреждении с государственной аккредитацией. Предприятие вправе оплатить и учебу в заведении, не имеющем аккредитацию, но такая возможность должна быть отражена в коллективном договоре и локальных нормативных актах на производстве.

Также работники-заочники имеют дополнительные льготы:

• перед госэкзаменами или защитой диплома на период до 10 месяцев работа по сокращенной рабочей неделе (1 нерабочий день в неделю или сокращенный каждый рабочий день);
• оплата 1 раз в год дороги до места учебы и обратно без обложения данных сумм страховыми взносами.

Расчет оплаты за учебный отпуск для заочников будет осуществляться так же, как и за основной.

Во время обучения в магистратуре сотрудник предприятия может претендовать на оплачиваемый учебный отпуск, поскольку обладатель диплома бакалавра не считается получающим в магистратуре второе образование. Поэтому, здесь работник может рассчитывать на все гарантии, предусмотренные трудовым законодательством РФ.

При работе по совместительству учебные отпуска сотрудникам не предоставляются, поскольку данное право действует только в отношении трудящихся по основному месту работы. Совместитель во время обучения вправе претендовать на получение обычного отпуска без заработной платы.

На оплату дороги или больничного листа во время учебного отпуска могут рассчитывать сотрудники по основному месту работы, если обучаются впервые на одном из образовательных уровней на заочном или вечернем отделении. Оплата проездного билета до места учебы и обратно может быть осуществлена только 1 раз в год.

Пошаговая инструкция

Расчет учебного отпуска проводится в следующем порядке:

• Шаг 1. Устанавливается период для вычислений.
• Шаг 2. Рассчитывается общая сумма заработанных денег за данный срок.
• Шаг 3. Выявляется наличие месяцев, отработанных не полностью.
• Шаг 4. Считается отдельно фактически проработанное число дней для таких месяцев.
• Шаг 5. Определяется общее календарное число дней периода.
• Шаг 6. Рассчитывается среднедневной заработок.
• Шаг 7. Начисляется сумма учебных отпускных к выплате.

Расчетные мероприятия проводятся за несколько дней до начала ученического отдыха с учетом срока, установленного для выплаты.

Оплачивается отпускное время только при выполнении ряда условий, прописанных в ТК РФ. Подробнее об условиях оплаты ученических выходных читайте в этой статье.

Расчетный период

По общему правила за расчетный принимается срок в 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу выхода в ученический отпуск.

Например, если дата начала отгулов приходится на 10 января 2019 года, то расчетным является промежуток с начала января по конце декабря 2019 года. Текущий месяц ухода в отпуск в расчете не участвует.

Общий заработок

Суммарная зарплата за расчетный период представляет собой базу для начислений.

Не включается в расчет:

• пособия, выплаченные в связи с соцобеспечением, например, больничные, декретные;
• оплата командировочных дней, которая по правилам рассчитывается по среднему заработку;
• начисленные отпускные за прошлые периоды (учебные, ежегодные);
• прочие начисления по среднему заработку для дней освобождения от трудовой деятельности;
• материальная помощь;
• компенсация питания, связи, проезда, учебы.

Фактически отработанные дни

Для правильного расчета нужно установить, в каких месяцах сотрудник трудился все дни по графику, а в каких нет.

Для тех месяцев, в которых были перерывы в труде, нужно отдельно рассчитывать показатель.

Количество дней = Отработанные / Календарные * 29.3

Месяц считается полным, если в нем присутствует хотя бы одно из указанных событий:

• отпуск любого типа;
• нетрудоспособность с оформлением официального листа;
• командировочная поездка;
• любое освобождение от труда при сохранении среднего заработка.

Как начисляется средний заработок для ученических отгулов?

Рассчитать данный параметр для учебных отгулов можно, если известно, сколько человек получил денег за последний год, и сколько дней он присутствовал на трудовом месте.

Среднедневной заработок = Зарплата / Отработанные дни

Зная данный показатель, можно установить сумму оплаты, положенной за ученический отдых.

Отпускные = Среднедневной заработок * Количество дней отпуска

Число отпускных дней определяется в соответствии с гл. 26 ТК РФ, где прописана продолжительность учебных отгулов.

Пример

Условия: 

Сотрудник Потапов получает оплачиваемые выходные для учебы в количестве 30 дней. Время отдыха с 25 декабря 2017 по 23 января 2018.

За 2017 год Потапов был:

• в ежегодном отпуске — с 01 по 28 июня;
• на больничном — с 10 по 20 сентября;
• в командировке — с 3 по 8 декабря.

За 2017 год Потаповым получено:

• зарплата — 360000;
• премия — 50000;
• отпускные — 30000;
• больничное пособие — 8000;
• командировочные — 5000.

Как рассчитать оплату учебного отпуска:

1. Период для расчета — с по .
2. Общий доход = 360000 + 50000 = 410000 (все прочие выплаты не учитываются).
3. Количество трудовых дней = 9 мес. * 29.3 + (2/30 * 29.3 + 19/30 * 29.3 + 25/31 * 29.3) = .
4. Средний дневной заработок = 410000 / =
5. Оплата = * 30 = 39955.8

Правило 4. Как оплачивается учебный отпуск

Учебный отпуск следует правильно рассчитать и полученную сумму учесть при расчете отдельных видов налогов, а также страховых взносов во внебюджетные фонды. Рассмотрим, какова же оплата учебного отпуска и как рассчитать учебный отпуск, который, может быть представлен как с сохранением среднего заработка, так и без сохранения.

Пример: сотрудник проходит итоговую государственную аттестацию сроком до 4 месяцев при получении высшего образования по программе бакалавриата. За этот период за ним сохраняется средний заработок. Но если сотрудник проходит вступительные испытания в данное образовательное учреждение, то средний заработок уже не платится. Сотрудник в данном случает может рассчитывать только на сохранении за ним места работы на период вступительных испытаний.

Советую более подробно ознакомиться со случаями, когда следует платить средний заработок, а когда нет, в главе 26 ТК РФ, а именно в статьях 173-176. Здесь же указаны иные гарантии, на которые может рассчитывать сотрудник, который совмещает работу с обучением. Например, работникам, успешно осваивающим имеющие государственную аккредитацию программы бакалавриата, программы специалитета или программы магистратуры по заочной и очно-заочной формам обучения на период до 10 учебных месяцев перед началом прохождения государственной итоговой аттестации устанавливается по их желанию рабочая неделя, сокращенная на 7 часов.

С полученной суммы следует удержать НДФЛ и включить эту сумму в базу для расчета страховых взносов во внебюджетные фонды РФ. При расчете налога на прибыль данные суммы можно включить в расходы, согласно статье 255 Налогового кодекса.

По каким правилам проводится расчет?

По ст.173-174 ТК РФ ученический отпуск оплачивается в размере средней зарплаты. Работник получает средний дневной заработок за каждый календарный день ученического отпуска, включая праздники и выходные по календарю.

Правила расчета выплаты за учебный отпуск аналогичны установленному порядку оплаты отпускных для трудового ежегодного отдыха.

Чтобы узнать, сколько платят за время отрыва от работы в связи с учебой, нужно провести следующие вычисления::

Второй множитель берется из приказа о предоставлении ученических выходных, учитывается общее число оплачиваемых календарных дней. Первый множитель рассчитывается таким образом:

Месяцы для расчета берутся календарные. Если сотрудник отработал в организации меньший срок, то в расчет принимается фактически проработанное время.

Если все дни месяца по рабочему графику сотрудник присутствовал на работе, то считается, что отработано в нем 29.3 дня.

Если учебный отпуск совпадает с очередным, то работодатель обязан предоставить и оплатить по среднему заработку оба вида отдыха.

Пример

Условия примера:

Трудящийся направляется в учебный отпуск с 15 января 2019 года на 30 дней.

Зарплата сотрудника за период с по 2019 года составила 480500 руб.

Все месяцы, кроме сентября 2019 года, работником отработаны полностью, в сентябре сотрудник болел 5 дней.

Расчет оплаты ученического отпуска:

1. Средний заработок за 1 день = 480500 / (29.3 * 11 мес. + (25дн./30дн.)*29.3) = 1385,44 руб.
2. Выплата = 1385,44 * 30 = 41563,20 руб.

Как рассчитывается оплата учебного отпуска

Методика расчета оплаты отпуска в связи с обучением аналогична методике расчета оплаты обычного трудового отпуска. В ее основе лежит средний дневной заработок, рассчитанный при помощи усредненного количества рабочих дней в месяце: 29,3.

Средний дневной заработок для целей оплаты дней отпуска рассчитывается так:

(Сумма начисленной заработной платы за расчетный период, учитывая все выплаты, связанные с оплатой труда) / (количество месяцев в расчетном периоде) / 29,3.  Полученное число умножается на количество календарных дней учебного отпуска.

Пример

Допустим, что сотрудник, работавший в течение последних пяти лет в организации, предполагает воспользоваться оплачиваемым учебным отпуском для прохождения экзаменационной сессии на втором курсе продолжительностью 40 календарных дней – именно такой максимум гарантирован работнику по закону. При этом за 12 предшествующих месяцев сумма всех начисленных выплат, включая заработную плату и бонусы, составила 364 570 рублей. Всего в расчетный период в соответствии с производственным календарем приходилось 247 рабочих дней. Для начала рассчитаем средний дневной заработок работника для целей оплаты отпуска:

364570 / 12 / 29,3 = 1036,89 руб.

Далее умножаем полученное число на количество отпускных дней:

1036,89 х 40 = 41475,6 руб.

Таким образом, за учебный отпуск продолжительностью 40 календарных дней должна быть начислена сумма 41475,6 рублей. Так как начисление заработной платы происходит до вычета подоходного налога, для получения суммы, которую работник получит на руки необходимо вычесть 13% НДФЛ.

Сроки оплаты учебного отпуска

В соответствии с Трудовым кодексом (ст. 136) оплата любого отпуска должна происходить не позднее, чем за 3 дня до начала отпуска.

Предоставление неоплачиваемых выходных

ТК РФ предусматривает ситуации, когда обязанность по предоставлению учебного отпуска сохраняется, но необходимость оплачивать за него денежные средства отпадает.

Подобные случаи прописаны в ст.173—174 кодекса и зависят от типа обучения и основания для оформления перерыва в работе. Предоставление неоплачиваемых выходных предусмотрено только для образования, получаемого по профессии.

Оформленный учебный отпуск не оплачивается:

• при сдаче контрольных экзаменов на курсах подготовки к ВУЗу независимо от формы обучения;
• при сдаче вступительных работ в среднее или высшее заведение;
• при очной учебе по профессии для подготовки к промежуточным экзаменационным сессиям, контрольным государственным и выпускным работам.

Отпуск по учебе при заочной форме обучения

При получении образования по заочной форме обучения, оплачиваемый отпуск предоставляется в том случае, если работник:

• получает образование подобного уровня впервые;
• образовательное учреждение имеет государственную аккредитацию.

Согласно ч. 1 ст. 173 ТК РФ, при обучении в ВУЗах, работодатель обязан предоставить работнику:

• 40 календарных дней оплачиваемого отпуска для сдачи сессии на первых двух курсах обучения;
• 50 календарных дней оплачиваемого отпуска для сдачи сессии на последующих курсах;
• до 4 месяцев оплачиваемого отпуска для прохождения государственной аккредитации и защиты дипломной работы.

Согласно ч. 2 ст. 173 ТК РФ, в 2019 году работодатель обязан предоставить работнику 15 календарных дней неоплачиваемого отпуска для:

• прохождения вступительных испытаний;
• для сдачи итоговых экзаменов, если работник является слушателем подготовительных курсов.

В ст. 173 ТК РФ, перечислены дополнительные льготы заочникам и тем, кто обучается на вечернем отделении:

• перед началом прохождения итоговой аттестации, работник имеет право на сокращённую рабочую неделю. Согласно ч. 4 ст. 173 ТК РФ, такая неделя может быть сокращена до 7 часов в неделю. Предоставляется она на период до 10 календарных месяцев перед началом итоговых испытаний;
• если стороны достигнут соглашения, на протяжении этого периода работник может попросить 1 нерабочий день в неделю или же сократить каждый рабочий день. Об этом говорится в ч. 5 ст. 173 ТК РФ;
• на время таких освобождений работник получает 50% от своего среднего заработка, но не ниже МРОТ. Об этом сказано в п. 4 ст. 173 ТК РФ.

Кроме того, заочникам работодатель должен оплатить 1 раз в год дорогу дл места учёбы и обратно. Об этом сказано в ч. 3 ст. 173 ТК РФ. Однако эти суммы не облагаются страховыми взносами, как сказано в письме Минздравсоцразвития России от № 939-19.